科技檔案整理外包方案

　　為了保證科技檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，公司可以考慮將科技檔案整理外包給專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。以下是具體的外包方案：

　　1.尋找專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)：通過(guò)搜索引擎、社交媒體等渠道尋找專(zhuān)業(yè)的科技檔案整理機(jī)構(gòu)，選擇具有良好信譽(yù)和服務(wù)水平的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作。

　　2.確定合作內(nèi)容：與機(jī)構(gòu)溝通并確定科技檔案整理的具體內(nèi)容，包括整理范圍、處理方式、成果提交時(shí)間等。

　　3.簽訂合同：雙方確認(rèn)合作內(nèi)容后，簽訂合同明確責(zé)任、義務(wù)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證合作的順利進(jìn)行。

　　4.信息收集和整理：根據(jù)合同要求，提供需要整理的科技檔案資料，由專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息收集、整理、編制目錄等工作。

　　5.質(zhì)量檢查和審核：對(duì)所整理的資料進(jìn)行質(zhì)量檢查和審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可查閱性。

　　6.成果提交和接收：機(jī)構(gòu)完成科技檔案整理工作后，按照合同約定的時(shí)間提交成果物，由公司進(jìn)行驗(yàn)收，并確認(rèn)收到成果。

　　7.入庫(kù)管理：科技檔案整理完成后，公司需要建立健全的檔案管理制度，將整理好的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和存儲(chǔ)，確保檔案安全管理。

　　總之，外包科技檔案整理可以節(jié)省公司時(shí)間和人力成本，同時(shí)提高了檔案的質(zhì)量和可查閱性。但需要注意選擇專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，加強(qiáng)溝通和管理，確保合作順利完成。

　　IT服務(wù)外包工作的標(biāo)準(zhǔn)流程？

　　企業(yè)IT外包服務(wù)流程分為兩個(gè)階段：

　　一．第一階段為“設(shè)備調(diào)研”，在這個(gè)階段，IT工程師會(huì)對(duì)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備、外圍設(shè)備、軟件使用情況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研和記錄。這個(gè)過(guò)程有助于工程師未來(lái)上門(mén)排除故障時(shí)縮短所需要的服務(wù)時(shí)間，具體工作如下：

　　1.1建立全面設(shè)備檔案，包括設(shè)備編號(hào)、購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、保修期限、使用人、詳細(xì)硬件配置和軟件配置；

　　1.2根據(jù)設(shè)備硬件配置，建立每臺(tái)設(shè)備的驅(qū)動(dòng)程序庫(kù)；

　　1.3建立網(wǎng)絡(luò)維護(hù)文檔，包括網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)、路由器和服務(wù)器）的具體配置調(diào)試說(shuō)明等；

　　1.4建立軟件使用手冊(cè)，包括操作系統(tǒng)、常用軟件的安裝流程，特殊軟件的建立過(guò)程和維護(hù)說(shuō)明等；

　　1.5建立標(biāo)簽體系，與設(shè)備編號(hào)一一對(duì)應(yīng)，避免由于使用人的變更造成管理上的混亂；

　　1.6登記特殊設(shè)備，并建立相關(guān)FAQ文檔；

　　1.7建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過(guò)指定網(wǎng)絡(luò)管理軟件，建立網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀況的直觀圖象顯示；

　　1.8根據(jù)計(jì)算機(jī)具體硬件配置建立操作系統(tǒng)備份庫(kù)，若為兼容機(jī)并具體硬件型號(hào)較雜，應(yīng)建立起相同配置機(jī)型較多的系統(tǒng)備份庫(kù)，以及一些重要機(jī)器的系統(tǒng)備份庫(kù)。（如財(cái)務(wù)，人事，主管，經(jīng)理等）；

　　1.9統(tǒng)計(jì)出軟件需求列表及版權(quán)情況，建立起所有常用軟件的備份庫(kù)并實(shí)施到局域網(wǎng)中方便安裝，更新。

　　二．第二階段為“方案制定”。這個(gè)階段很容易被廣大所忽視。很多企業(yè)搭建了基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)后，雖然已經(jīng)可以使用最基本的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用服務(wù)，例如：文件共享、寬帶訪問(wèn)共享、打印機(jī)共享等，但是由于不重視網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份、權(quán)限管理、良好的操作規(guī)范，引起IT設(shè)備故障及網(wǎng)絡(luò)故障頻頻發(fā)生，嚴(yán)重影響到工作效率。問(wèn)題產(chǎn)生的原因主要是網(wǎng)絡(luò)管理人員不專(zhuān)業(yè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)缺乏大局觀。所以頻繁陷入解決故障的事后處理中，不能做到對(duì)故障發(fā)生的事先防范。在這個(gè)階段，外包會(huì)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)需要和設(shè)備狀況量身定。

　　請(qǐng)問(wèn)如何寫(xiě)關(guān)于檔案整理、檔案數(shù)字化外包工作保密協(xié)議

　　檔案數(shù)字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》）。這是檔案局為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門(mén)在檔案數(shù)字化過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件。《規(guī)范》對(duì)檔案數(shù)字化外包過(guò)程中檔案部門(mén)和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理責(zé)任作出了明確規(guī)定，對(duì)數(shù)字化加工過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。

　　當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作在全國(guó)迅速開(kāi)展，外包服務(wù)成為主流。數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該具備怎樣的資質(zhì)？數(shù)字化加工服務(wù)場(chǎng)所應(yīng)該建立怎樣的環(huán)境？數(shù)據(jù)處理應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？數(shù)字化完成后的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該如何處理？由于沒(méi)有相關(guān)的規(guī)定，各地檔案部門(mén)只能各行其是，做法五花八門(mén)，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問(wèn)題，國(guó)家檔案局及時(shí)印發(fā)了《規(guī)范》。

　　《規(guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化外包安全管理要按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過(guò)程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過(guò)程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

　　《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門(mén)在數(shù)字化外包過(guò)程中的安全管理責(zé)任。在數(shù)字化外包過(guò)程中，檔案部門(mén)要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案數(shù)字化管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門(mén)、人員及其職責(zé)；

　　要根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍,制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)；對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察；建立健全安全保密、檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過(guò)程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴(yán)格監(jiān)管機(jī)制，確保檔案實(shí)體及信息安全。

　　檔案怎樣分類(lèi)

　　編制說(shuō)明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類(lèi)目設(shè)置、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)以及若干重要問(wèn)題的說(shuō)明，是使用本表的指南。

　　主表由類(lèi)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、注釋等組成。

　　（一）一級(jí)類(lèi)目的劃分與標(biāo)識(shí)

　　一級(jí)類(lèi)目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，其名稱(chēng)、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：

　　DQ黨群

　　主要包括學(xué)校黨群部門(mén)在工作中形成的文件材料。

　　XZ行政

　　主要包括行政職能部門(mén)（教務(wù)、科研、開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門(mén)除外）工作中形成的文件材料。

　　JX教學(xué)

　　主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。

　　KY科學(xué)研究

　　主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

　　CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)

　　主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開(kāi)發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

　　JJ基本建設(shè)

　　主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。

　　SB儀器設(shè)備

　　主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料

　　CB出版

　　主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。

　　WS外事

　　主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。

　　CK財(cái)會(huì)

　　主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。

　　一級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)，采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的簡(jiǎn)稱(chēng)。

　?。ǘ┒?jí)類(lèi)目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

　　二級(jí)類(lèi)目是對(duì)上級(jí)類(lèi)目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類(lèi)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對(duì)隨機(jī)類(lèi)目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級(jí)類(lèi)目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類(lèi)目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。

　　二級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級(jí)類(lèi)目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

　?。ㄈ┤?jí)類(lèi)目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí)

　　在二級(jí)類(lèi)目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類(lèi)目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類(lèi)目相同。