如何建立電子檔案系統(tǒng):電子檔案管理系統(tǒng)是檔案整理工作發(fā)展到現(xiàn)代在社會(huì)的一個(gè)新的趨勢(shì)，是檔案整理發(fā)展史上的一個(gè)新的革新，在大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代，各種新的軟件橫空出世，人人在網(wǎng)絡(luò)上都占據(jù)了一席之地，人們每天都與各種各樣的軟件進(jìn)行接觸，這就大量減少了人員與傳統(tǒng)的文字載體接觸的時(shí)間，無(wú)紙化辦公的興起，促使著檔案整理行業(yè)加緊變革檔案管理的方式，電子檔案管理系統(tǒng)的興起便是為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

　　如何建立電子檔案系統(tǒng)？

　　電子檔案管理系統(tǒng)建立的前提是將所有的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的加工和處理。將檔案變成數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在一定的介質(zhì)里，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)接，將這些電子化的檔案資料數(shù)據(jù)對(duì)接到電子檔案管理系統(tǒng)之上，便可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。主要有以下步驟：

　　1、整理分類需要電子化的檔案資料。將所有的檔案資料收集到一起，并且按照不同的檔案內(nèi)容給檔案進(jìn)行分類整理。整理時(shí)要注意根據(jù)檔案內(nèi)部得聯(lián)系進(jìn)行整理，忽略了檔案內(nèi)部聯(lián)系的整理并沒(méi)有很高的價(jià)值。

　　2、給檔案資料編碼編目。在所有的檔案資料分類之后，給整理好的檔案進(jìn)行編碼編目。排列好檔案的順序，利于后期的檢索和使用。

　　3、掃描檔案數(shù)據(jù)。選擇合適的掃描設(shè)備，調(diào)整好掃描設(shè)備的參數(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。掃描時(shí)注意不要對(duì)檔案原件造成損壞，不可以攜帶與工作無(wú)關(guān)的人員對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、拍照。要嚴(yán)格遵守檔案掃描的規(guī)范。

　　4、核對(duì)檔案數(shù)據(jù)。掃描完成后，需要掃描的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，要保證檔案掃描的質(zhì)量。保證檔案掃描數(shù)據(jù)的完整性。

　　5、數(shù)據(jù)的對(duì)接。將檔案的數(shù)據(jù)對(duì)接到電子檔案管理系統(tǒng)之上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的電子化的管理和應(yīng)用。即可將檔案資料移交入庫(kù)。

　　建立電子檔案系統(tǒng)有什么意義？

　　建立電子檔案系統(tǒng)對(duì)檔案整理發(fā)展來(lái)說(shuō)是一件非常有意義的事情，它是檔案整理書數(shù)字化行業(yè)的一個(gè)新變革，為各行各業(yè)有關(guān)檔案的管理都提供了很大的便利。主要的意義如下：

　　1、建立電子檔案系統(tǒng)有利于提高檔案工作人員的工作的效率。電子檔案的管理在一定程度上是對(duì)傳統(tǒng)閱讀方式的一次沖擊，它打破了人們通過(guò)傳統(tǒng)載體查看檔案的方式，電子化的檔案管理系統(tǒng)就是將檔案進(jìn)行電子化的加工，通過(guò)電子設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。這極大地提升了人們的工作效率。這也凸顯出電子化管理系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)的檔案管理的方式的優(yōu)越性。

　　2、建立電子檔案系統(tǒng)有利于節(jié)省資源。相比于傳統(tǒng)檔案整理，人們多使用紙質(zhì)材料記錄檔案，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，需要占用的空間也越來(lái)越大，將檔案資料進(jìn)行電子化的處理和加工會(huì)將檔案壓縮至很小的空間里。通過(guò)一定的儲(chǔ)存設(shè)備便可以裝載大量的檔案資料數(shù)據(jù)，這節(jié)省了很大的空間資源和紙質(zhì)的材料。

　　3、建立電子檔案系統(tǒng)可以提升檔案的利用率。將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，通過(guò)電子化的管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理。節(jié)省的大部分人們查閱檔案的時(shí)間，在提升檔案管理的效率的同時(shí)，還能增加人們對(duì)檔案資料的使用頻次，可以提升檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)真正的讓檔案“活起來(lái)”。

　　4、建立電子檔案系統(tǒng)可以提升檔案管理的綜合服務(wù)水平。檔案政府和單位將檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理之后，會(huì)大大縮短調(diào)閱檔案的時(shí)間，在人員需要查看檔案時(shí)，可以快速的實(shí)現(xiàn)檔案資料的查詢，完成相關(guān)的檔案辦理的業(yè)務(wù)，這也就大大提升了檔案管理的綜合服務(wù)的水平，能夠?yàn)槿嗣裉峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　5、建立電子檔案系統(tǒng)有利于打破時(shí)間地點(diǎn)的限制。電子檔案的特點(diǎn)就是不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，他們能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的檔案管理，在任何地點(diǎn)，任何時(shí)間，獲得管理員的許可之后，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的調(diào)閱。

　　總之，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效利用，可以減少檔案資料所占用空間，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的高效管理。提升對(duì)檔案原件的保護(hù)的水平。為促進(jìn)企業(yè)和國(guó)家的數(shù)字化進(jìn)程貢獻(xiàn)自己的力量。