檔案利用工作是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)工作

——新《檔案法》與《檔案館利用五定律》之九

 新《檔案法》第一條規(guī)定：“為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。”說明檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，“有效保護(hù)和利用檔案”，“為中國特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)”。但是，新《檔案法》并沒有具體說明這種服務(wù)性工作是一個(gè)什么樣的服務(wù)性工作，這里就對(duì)檔案館的檔案利用服務(wù)性工作做一下解讀。

檔案館的檔案利用工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，但是，檔案館的檔案利用工作又不是一般的服務(wù)性工作，檔案館的檔案利用工作實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)工作，它為全社會(huì)的檔案用戶提供的是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)。檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)是由檔案利用的用少律決定的，或者也可以說檔案利用的用少律是由檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)性質(zhì)決定的。檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)的重心在保險(xiǎn)，其次才是服務(wù)。保險(xiǎn)性才是檔案館的檔案利用服務(wù)的性質(zhì)，檔案館的檔案利用服務(wù)是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)。從檔案利用的保險(xiǎn)性服務(wù)性質(zhì)看就很容易地理解和解釋檔案館的檔案利用長(zhǎng)期在低谷中徘徊的現(xiàn)象了。

檔案利用就是保險(xiǎn)性利用。檔案保險(xiǎn)性利用的核心有兩點(diǎn)最關(guān)鍵：一是為預(yù)防萬一而用，其用為少用檔案或者不用檔案；二是在用時(shí)必須能用，并且是及時(shí)準(zhǔn)確地用的上。

1檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)涵義

“保險(xiǎn)的一般概念可概括為：保險(xiǎn)是集合具有同類風(fēng)險(xiǎn)的眾多單位或個(gè)人，以合理計(jì)算分擔(dān)金的形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)少數(shù)成員因約定風(fēng)險(xiǎn)事故所致經(jīng)濟(jì)損失或由此而引起的經(jīng)濟(jì)需要進(jìn)行補(bǔ)償或給付的行為?！盵1]通俗地說，就是大家集資預(yù)防萬一，用最小的代價(jià)防范不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，并將萬一的風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低限度。

檔案館的工作頗像保險(xiǎn)，簡(jiǎn)單地說，就是集中管理檔案預(yù)防萬一。只不過集中管理檔案的費(fèi)用由國家承擔(dān)。它同樣是用最小的代價(jià)防范個(gè)人、社會(huì)組織和國家不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，并將萬一的風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低限度，即在檔案利用者需要利用檔案的時(shí)候及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案以避免不必要的損失或者得到應(yīng)該得到的利益。因此，可以這樣理解檔案館的工作，即由國家出資集中保管對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案，以備應(yīng)對(duì)對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人在必要時(shí)查考利用，并及時(shí)準(zhǔn)確地提供相關(guān)檔案，解決相關(guān)問題，達(dá)到社會(huì)穩(wěn)定的目的。

如果從檔案利用服務(wù)工作的角度看，檔案館的檔案利用工作服務(wù)就是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)，是為全社會(huì)的檔案用戶提供的一項(xiàng)保險(xiǎn)性檔案利用服務(wù)。

不論是檔案館工作的保險(xiǎn)性，還是檔案館檔案利用服務(wù)工作的保險(xiǎn)性服務(wù)，其根源來自于檔案的本質(zhì)——記憶備忘工具，“檔案的形成從一開始就有著明確的目的性——備用查考。離開了這個(gè)目的，就沒有檔案的產(chǎn)生，也就沒有檔案的存在”[2]，檔案館的存在是由于檔案記憶備忘工具——備用查考決定的，檔案館保存檔案的目的就是預(yù)防萬一“備日后之用”。

檔案館的檔案利用工作是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)是與檔案利用應(yīng)對(duì)的都是“黑天鵝事件”有著切的關(guān)系。檔案館保存檔案都是為了預(yù)防萬一，檔案館的檔案利用工作就是在出現(xiàn)萬一的“黑天鵝事件”情況下提供保險(xiǎn)性服務(wù)。

檔案館檔案利用工作保險(xiǎn)性服務(wù)來自于檔案利用的保險(xiǎn)性利用性質(zhì)，其核心與檔案保險(xiǎn)性利用的核心是相同的：一是為預(yù)防萬一而用，其用為少用檔案或者不用檔案；二是在用時(shí)必須能用，并且是及時(shí)準(zhǔn)確地用的上。

檔案館檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)是由檔案利用的保險(xiǎn)性利用性質(zhì)決定的，而檔案利用的保險(xiǎn)性利用性質(zhì)是由檔案利用的用少律決定的，或者也可以說檔案利用的用少律是由檔案利用的保險(xiǎn)性利用性質(zhì)決定的，是由檔案利用的保險(xiǎn)性服務(wù)性質(zhì)決定的。檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)的重心在保險(xiǎn)，其次才是服務(wù)。當(dāng)然，并非檔案利用服務(wù)不重要，而是在需要提供檔案利用服務(wù)的時(shí)候，必須及時(shí)準(zhǔn)確的提供檔案利用服務(wù)，否則就是失職，就失去了保存檔案的意義，就失去了檔案館存在的意義。因此，保險(xiǎn)性是檔案存在的價(jià)值，保險(xiǎn)性是檔案館存在的依據(jù)，保險(xiǎn)性才是檔案館的檔案利用服務(wù)的性質(zhì)，檔案館的檔案利用服務(wù)是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)。從檔案利用的保險(xiǎn)性服務(wù)性質(zhì)看就很容易地理解和解釋檔案館的檔案利用長(zhǎng)期在低谷中徘徊的現(xiàn)象了。多用才是不正常，而長(zhǎng)期在低谷中徘徊的少用才是正常的。

2檔案利用工作保險(xiǎn)性服務(wù)的作用

2.1檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)是一項(xiàng)保底性服務(wù)

檔案館檔案利用工作保險(xiǎn)性服務(wù)是一種公共服務(wù)，是一種公共資源。檔案館只能在有限的資金范圍內(nèi)最大限度地保管對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案，以應(yīng)對(duì)萬一出現(xiàn)的“黑天鵝事件”為對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人提供檔案利用服務(wù)。這種服務(wù)既是一項(xiàng)保險(xiǎn)性服務(wù)，又是一項(xiàng)保底性服務(wù)。

國家檔案館的設(shè)立實(shí)際是為國家、社會(huì)組織和個(gè)人在檔案方面投的保險(xiǎn)，檔案館保存的檔案實(shí)際是為保障國家、社會(huì)組織和個(gè)人權(quán)益的最后保底的防線。國家設(shè)立檔案館一方面是為了預(yù)防萬一而提供保險(xiǎn)性檔案利用服務(wù)，另一方面這種保險(xiǎn)性的檔案利用服務(wù)實(shí)際上是為了那些對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人提供的保底性檔案利用服務(wù)。檔案館保存檔案是為了預(yù)防萬一的，而這“萬一”實(shí)際上是那些對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人在遇到問題時(shí)，并通過其他渠道無法解決時(shí)，才來到檔案館這最后保底的防線利用查找相關(guān)檔案解決。不論是國家層面，還是社會(huì)組織及個(gè)人層面都是如此。凡是到檔案館接受保底性檔案利用服務(wù)的，大都是因?yàn)槔谜呤诸^上或者就近沒有或者找不到所要用的材料，并通過其他各種渠道無法解決時(shí)，才最后求助于檔案館這最后保底的防線來接受保底性檔案利用服務(wù)查找相關(guān)檔案解決。這里就以近幾年利用最多的民生檔案為例說明這個(gè)問題。民生檔案大都是解決的個(gè)人層面的問題，而來檔案館接受保底性檔案利用服務(wù)查找相關(guān)檔案的，大都是自己手上沒有或者就近沒有或者找不到所要用的材料，并通過其他各種渠道無法解決的。如利用婚姻檔案、知青檔案、退伍軍人檔案等等，大都是自己丟失了結(jié)婚證、知青下鄉(xiāng)證、退伍證等，或者其他材料無法證明其相關(guān)經(jīng)歷，或者其他相關(guān)單位沒有相關(guān)材料或者無法出具證明的。只有在這種情況下利用者才會(huì)來到檔案館利用這最后保底的防線查找相關(guān)檔案。提供這些保險(xiǎn)性的保底檔案利用服務(wù)才是檔案館設(shè)立的初衷和目的所在。

很顯然，檔案館的這種保險(xiǎn)性的保底檔案利用服務(wù)，其利用者不可能很多，如果所有的檔案館保存的檔案的相關(guān)人都到檔案館來利用相關(guān)檔案的話，那檔案館的檔案利用服務(wù)就既不是保險(xiǎn)性服務(wù)，也不是保底服務(wù)了，而成了代替所有相關(guān)單位的工作服務(wù)了。如果是那樣的話，就會(huì)打亂現(xiàn)有的社會(huì)分工和相關(guān)單位的職能界限，會(huì)使檔案的相關(guān)人更加無所適從。如上文說的婚姻檔案就已經(jīng)出現(xiàn)了類似問題。實(shí)際上婚姻檔案本身就是婚姻登記部門的辦事依據(jù)或工具，無論是辦理補(bǔ)發(fā)結(jié)婚證、離婚證，還是辦理離婚手續(xù)，還是出具未婚證明，都需要婚姻檔案。也就是說只要婚姻當(dāng)事人有一個(gè)人還健在，其婚姻檔案都應(yīng)該保管在婚姻登記部門。只有婚姻當(dāng)事人雙方都不在了，才可以將其婚姻檔案移交檔案館保存。將婚姻當(dāng)事人都還健在的婚姻檔案移交檔案館保存，實(shí)際上是檔案館代替了婚姻登記部門的部分職能，而這樣的代替并沒有為婚姻當(dāng)事人帶來辦事的便利，相反還增加了不便。如補(bǔ)辦結(jié)婚證或離婚證，就需要先到檔案館開具婚姻證明，然后再到民政機(jī)關(guān)的婚姻登記部門補(bǔ)辦結(jié)婚證或離婚證。這種情況實(shí)際上并沒有方便婚姻當(dāng)事人（民政機(jī)關(guān)的管理相對(duì)人），使本來在一個(gè)部門就可以辦理的事，現(xiàn)在需要跑兩個(gè)部門辦兩次手續(xù)才能辦理完。這也就是一些學(xué)者一直呼吁要將戶籍等類的檔案接收到檔案館來改變館藏結(jié)構(gòu)增加民生檔案而一直落實(shí)不了的原因所在。就是因?yàn)?，這些戶籍等類的檔案都是相關(guān)部門管理和辦理相關(guān)事務(wù)的依據(jù)與工具，是不可能移交給檔案館的，如果移交給檔案館將會(huì)影響他們的正常的職能和工作。另外，即便是婚姻檔案移交給檔案館了，但是，其利用率仍然不高（這將在下文中專門統(tǒng)計(jì)分析），這是由于檔案“備”的性質(zhì)所決定的。因?yàn)?，并不是每一個(gè)婚姻當(dāng)事人都天天需要結(jié)婚證或離婚證來辦理有關(guān)事項(xiàng)，也不是每一個(gè)婚姻當(dāng)事人都會(huì)將結(jié)婚證或離婚證丟失的。

國家設(shè)立檔案館保管檔案，就是為了對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人提供保底的檔案利用服務(wù)，這種保底服務(wù)可以視為是一種國家救濟(jì)行為。這里雖然面對(duì)的是所有對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人，但是，實(shí)際需要檔案館提供保底的檔案利用服務(wù)的只會(huì)是少數(shù)而不是大多數(shù)。

2.2檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)是社會(huì)的穩(wěn)定基石

檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)是由檔案的本質(zhì)——記憶備忘的工具決定的，檔案“備”的價(jià)值就這在于其是保障國家、社會(huì)組織和個(gè)人的權(quán)益具有權(quán)威性的憑據(jù)證明。國家設(shè)立檔案館保管對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案，就是為對(duì)國家、社會(huì)組織和個(gè)人有保存價(jià)值的檔案相關(guān)人在檔案方面投的保險(xiǎn)，它的作用就是為了保證社會(huì)穩(wěn)定，是社會(huì)穩(wěn)定的基石。這種穩(wěn)定社會(huì)基石的保險(xiǎn)作用，不是體現(xiàn)在日常的利用上，而是表現(xiàn)在存在上，表現(xiàn)在預(yù)防萬一上。有檔案的存在就可以預(yù)防萬一，有檔案的存在就能發(fā)揮保險(xiǎn)作用。

檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)主要依賴于檔案的存在，檔案存在是主要的，而它們被利用則是相對(duì)次要，這里說的相對(duì)次要不是說檔案被利用不重要，而指的是檔案被利用的少，檔案被利用的少并不等于檔案不重要。檔案的存在起著穩(wěn)定社會(huì)的基石作用，檔案被利用少的檔案利用保險(xiǎn)性服務(wù)同樣也起著是穩(wěn)定社會(huì)的基石作用。這是檔案的存在與檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)雙重穩(wěn)定社會(huì)基石的保險(xiǎn)作用?；蛘哒f是檔案保險(xiǎn)作用的兩個(gè)方面。

正因?yàn)闄n案的存在起著穩(wěn)定社會(huì)基石的主要作用，而保險(xiǎn)又是預(yù)防萬一的，所以，檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)所提供的檔案利用服務(wù)對(duì)象不論什么時(shí)候都是少數(shù)，而不是多數(shù)。盡管“從目前各館特別是綜合館利用情況看，涉及公證、婚姻、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲、上山下鄉(xiāng)等內(nèi)容檔案的利用率相對(duì)較高”[3]，但是，這種檔案利用率相對(duì)較高是相對(duì)于文書檔案的利用來說的。這些檔案的利用對(duì)于此類檔案來說利用的仍然是少數(shù)。因?yàn)檫@些檔案涉及的當(dāng)事人不可能人人都發(fā)生問題，出現(xiàn)問題的畢竟是少數(shù)，而且有許多都是歷史遺留問題或某些利用者個(gè)人的問題。對(duì)于檔案“備”的價(jià)值來說，它們存在的本身就構(gòu)成了對(duì)穩(wěn)定社會(huì)，維護(hù)國家、社會(huì)組織和個(gè)人權(quán)益的價(jià)值。偶爾利用它們解決矛盾、化解糾紛、維護(hù)社會(huì)公平則是起著檔案利用工作的保險(xiǎn)性服務(wù)的作用，或者起著保險(xiǎn)性的保底檔案利用服務(wù)作用。但接受這種保險(xiǎn)性的保底檔案利用服務(wù)的肯定只能是少數(shù)，誰也不希望由于有檔案的存在而使每個(gè)社會(huì)組織和個(gè)人都經(jīng)常發(fā)生糾紛或問題來利用這些檔案，那樣社會(huì)還能穩(wěn)定嗎？有些“檔案也許在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)都不會(huì)被利用，但正是由于這些檔案的存在，才奠定了國家統(tǒng)一、民族友好、社會(huì)穩(wěn)定的基礎(chǔ)?！盵4]

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（節(jié)選《檔案館利用五定律》第四章第一節(jié)）