檔案利用的地域律

——新《檔案法》與《檔案館利用五定律》之十一

新《檔案法》第十條：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案?！边@一條規(guī)定就決定了檔案利用地域律的存在。因為，“各自分管范圍內(nèi)的檔案”，規(guī)定的就是地方檔案館只分管本區(qū)域內(nèi)的檔案，而本區(qū)域內(nèi)的檔案一般情況下都是本區(qū)域內(nèi)的利用者利用。實際是檔案利用的地域律的存在是由檔案館“各自分管范圍內(nèi)的檔案”的規(guī)制決定的。

檔案利用具有一定的地域性。也就是對于甲地檔案館保存的檔案，一般地來說乙地的檔案利用者是不會去利用的，除非是在乙地產(chǎn)生的檔案在甲地檔案館保存，或者原來生活工作在甲地的檔案利用者后來到了乙地生活工作的，凡是來甲地檔案館利用檔案的利用者，都與甲地檔案館保存的檔案有著這樣或者那樣的關(guān)聯(lián)。一般地說在當?shù)禺a(chǎn)生的檔案，只有當?shù)氐臋n案利用者會去利用，異地的檔案利用者是不會去利用的。因為異地的檔案利用者與這些檔案毫無關(guān)系。

檔案利用地域性的存在，實際上是限定了檔案利用的空間范圍，它把檔案利用限制在一定的區(qū)域內(nèi)，這是由檔案的本質(zhì)所決定的，是不可能被人為地改變的。

對于檔案利用地域性，以往大都認為是檔案館所處位置具有地域性，而這種地域性限制了檔案利用的范圍?！霸趥鹘y(tǒng)的檔案利用服務(wù)工作中，許多珍貴的檔案由于沒有渠道讓利用者了解和利用而靜靜地躺在檔案架上，最終成為‘死’檔案。網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，革命性地打破了信息環(huán)境空間的限制”，“使得檔案利用服務(wù)擺脫了地域的限制，影響范圍擴展到無限大，為檔案網(wǎng)站利用服務(wù)的未來發(fā)展拓展了無限廣闊的空間?！盵1]“在檔案館網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，當檔案信息的利用者要求檔案工作人員為其進行咨詢服務(wù)時，利用者所面對的絕不僅僅是他所在的某一個檔案館，他所面對的是整個的檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。因此，檔案利用者所得到的服務(wù)的范圍將是十分廣泛的。”“檔案利用者可以打破時間、空間（地域）的界限獲取檔案信息?！?[2]

實際上，檔案利用地域性，不僅是檔案館所處位置的地域性，更是其保存檔案的地域性，而這種檔案的地域性，使得其利用者絕大多數(shù)都是本區(qū)域的，或者說這些具有地域性的檔案，只對本區(qū)域的檔案利用者有價值，對于異地的檔案利用者并沒有價值。從中也可以看出，在檔案館網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，也并不能擴大檔案的利用者到異地范圍，如果有異地的檔案利用者要利用的話，也大多是與該檔案有關(guān)聯(lián)的異地利用者，異地無關(guān)的利用者大多數(shù)是不會利用的。因而，正確認識檔案利用地域性，對認識信息化在檔案館的作用將有積極的意義。

1檔案產(chǎn)生和記錄內(nèi)容的地域性決定檔案利用的地域性

檔案利用地域性是由檔案的產(chǎn)生和記錄內(nèi)容的地域性所決定的，檔案利用地域性來自于檔案產(chǎn)生的地方是當?shù)氐男纬烧咚纬傻模瑏碜杂跈n案所記錄的內(nèi)容是當?shù)氐男纬烧咦陨淼墓ぷ魃钣涗洝?/p>

1.1檔案產(chǎn)生的地域性

檔案產(chǎn)生的地域性是由于檔案的形成和檔案本身的特點決定的。從檔案的形成來看，檔案是其形成者在從事政務(wù)、生產(chǎn)、文化、科研、藝術(shù)等項活動中直接形成的，是形成者當時、當?shù)氐幕顒忧闆r最原始的記錄，它不是其他地方的活動情況，除了具有很強的原始性，也就是除了直接形成的外，還具有很強的地域性?！皬臋n案形成的過程及其結(jié)果來看，它是當時、當?shù)?、當事人在活動中直接形成的，客觀地記錄和反映了當時的歷史情況，反映了人們的思想和活動，是一種令人信服的歷史證據(jù)”。[3]“從檔案產(chǎn)生與形成的目的來看，檔案的產(chǎn)生與形成不是為了形成檔案供人們閱讀、欣賞，而是為了處理當時某種事務(wù)、進行某項工作、開展某項活動的需要而產(chǎn)生的。由于事情完畢之后對機關(guān)工作、經(jīng)濟建設(shè)、科研生產(chǎn)等方面仍有查考、憑證等功用，才歸檔保存起來，因而它具有很強的原始記錄性?！盵4]也就是說檔案的產(chǎn)生形成是當?shù)氐臋C構(gòu)、組織、個人為了某種事務(wù)、進行某項工作、開展某項活動的需要而產(chǎn)生的，是為了這些當?shù)氐臋C構(gòu)、組織、個人的工作活動記憶備忘而保存的。這都說明檔案的產(chǎn)生形成與其形成者的所在地息息相關(guān)。

1.2檔案記錄內(nèi)容的地域性

檔案是記憶備忘的工具，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，“從檔案自然形成規(guī)律可知，檔案的源實體——原始符號記錄是在人類實踐活動中直接形成的。即特定的形成者在當時當?shù)剡M行某種活動過程中因活動的需要形成的可以記錄或反映該活動的符號記錄。該記錄與其對應(yīng)的人類活動具有同體性?！盵5]“檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的，也就是特定的形成者在當時當?shù)芈男新毮苋蝿?wù)和進行其他活動時產(chǎn)生的，是隨著工作活動的客觀需要形成的，事情怎樣進行，人們怎樣活動，檔案上就怎樣記錄。”[6]檔案作為記憶備忘的工具，記錄的是檔案形成者——機構(gòu)、組織、個人在當?shù)?、當時進行工作生活活動的情況內(nèi)容，這些檔案記錄的內(nèi)容所涉及的對象也大都是檔案形成者所在地的機構(gòu)、組織和個人。比如當?shù)貦C關(guān)文書檔案，特別是當?shù)匦姓C關(guān)的文書檔案，所記錄的內(nèi)容涉及的大都是其所管理的行政相對人。再比如當?shù)氐拿裆鷻n案，其記錄的內(nèi)容所涉及的也是當?shù)氐娜嗣袢罕姟Ｒ虼?，這些檔案記錄的內(nèi)容都具有很強的地域性。

2從檔案的作用看檔案利用的地域性

檔案界“多年來一直把檔案的基本作用概括為‘憑證作用’和‘參考作用’”。[7]而“憑證作用”和“參考作用”有著很強的地域性，這是因為，檔案是由某地的機構(gòu)、組織、個人為了某種事務(wù)、進行某項工作、開展某項活動的需要而產(chǎn)生的，并且是為了某地的這些機構(gòu)、組織、個人的記憶備忘而保存的。

2.1檔案憑證作用的地域性

俗話說“空口無憑，立字為據(jù)”，這里所說的“字”，往往指的就是檔案，說的就是檔案的這種憑證作用?？梢?，從日常生活中人們已經(jīng)體察到檔案的憑證作用了。由于檔案是記憶備忘的工具，是為了產(chǎn)生它的機構(gòu)、組織、個人而記憶備忘保存的，所以，檔案的這種憑證作用主要是對產(chǎn)生它的機構(gòu)、組織、個人起作用，也就是檔案憑證作用的地域性，它對其他地域基本沒有憑證作用。

2.1.1檔案對機關(guān)、團體、社會組織等單位的憑證作用。當?shù)氐臋n案中記載著當?shù)氐臋C關(guān)、團體、社會組織等單位行使職能的法律依據(jù)，處理事物的結(jié)果，重要事實的記錄和大量的工作經(jīng)驗，當?shù)氐臋C關(guān)、團體、社會組織等單位需要借助于這些依據(jù)和經(jīng)驗去制定政策、處理社會、法律以及組織、程序等方面的問題。沒有這些記錄，當?shù)厝魏螜C關(guān)、團體、社會組織等單位都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性和科學性。當?shù)貦C關(guān)、團體、社會組織等單位的領(lǐng)導和業(yè)務(wù)工作人員，在熟悉情況、制定計劃、研究案例、處理問題、總結(jié)經(jīng)驗時，大都需要從檔案中查考先前的記載，從中得到依據(jù)，以保證工作的順利進行。當?shù)氐臋n案作為憑證，對維護當?shù)氐臋C關(guān)、團體、社會組織等單位應(yīng)有的合法權(quán)益，同樣起著重要的作用。檔案中保存著各類憑證材料，如協(xié)議、合同、記錄、單據(jù)等，這些原始憑證材料有的規(guī)定了當?shù)氐臋C關(guān)、團體、社會組織等單位在相互交往中各種社會關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系和政治關(guān)系，有的記載了有關(guān)事件的過程，各方面承擔的權(quán)利和義務(wù)等，在這些方面發(fā)生疑問、爭執(zhí)或糾紛時，檔案最有能力說明權(quán)益的歸屬，成為權(quán)威性的法律書證和物證而起著憑證作用。檔案的這種憑證作用基本上只對產(chǎn)生它的機關(guān)、團體、社會組織等單位起作用，尤其是維護合法權(quán)益的憑證作用最突出。即便是工作查考、管理決策等，也大都是對產(chǎn)生它的機關(guān)、團體、社會組織等單位起憑證作用，或者相關(guān)的單位或者個別非本地的相關(guān)單位起憑證作用，而對其他無關(guān)的單位或者非本地單位基本不起憑證作用。

2.1.2檔案對個人的憑證作用。檔案的憑證作用不僅對機關(guān)、團體、社會組織等單位有憑證作用，對個人一樣具有憑證作用。特別是在維護個人應(yīng)有的合法權(quán)益方面，起著諸多的憑證作用。檔案中保存著各類憑證材料，如任職通知、派遣通知單、表彰、招生、招工、學歷等等，這些原始憑證材料對證實了個人的任職、學歷、經(jīng)歷、工齡以及工資、榮譽、福利待遇等諸多方面起著憑證作用，是維護個人合法權(quán)益最有力的證明。近幾年來民生檔案工作的開展，民生檔案的大量利用，都是檔案在對個人發(fā)揮著憑證作用的表現(xiàn)。有研究者對民生檔案的作用進行總結(jié)，認為：利用民生檔案是“以辦理民生事項為目的。需要查閱檔案辦理的民生事項可以概括為戶、房、財、證等四大類?！薄皯簦杭崔k理戶口、戶籍等事項，是指當事人在辦理申（遷）報戶口時需要查閱有關(guān)的檔案證明材料，比如，為子女、外地配偶申（遷）報戶口時，需要查閱婚姻等有關(guān)民生檔案，知青或其配偶退休要回上海需要查閱知青子女回滬審批檔案等。房：包括房屋交易、房屋過戶、退稅、動遷、辦理產(chǎn)證以及申請經(jīng)適房廉租房等事項，受有關(guān)房地產(chǎn)調(diào)控政策的影響，需要當事人提供相關(guān)的房產(chǎn)、婚姻、造房、土地、動遷等檔案證明材料?！薄柏敚杭从嘘P(guān)財產(chǎn)、財物、金錢、經(jīng)濟等方面的事項，當事人在遇到財產(chǎn)分割、析產(chǎn)糾紛及有關(guān)訴訟官司的時候，需要當事人有關(guān)的房產(chǎn)、婚姻檔案作為直接證明；在申請各類補貼時也需要提供有關(guān)檔案證明材料等，比如當事人退休后申請領(lǐng)取獨生子女補貼或申請低保時，需要查閱婚姻、獨生子女等檔案材料。證：是指辦理各類證件，在辦理出國、移民、旅游等事項時，如果婚姻登記證遺失的話就需要補辦結(jié)婚證或離婚證，到民政部門申請開具單身證明等，都需要查閱當事人的婚姻檔案證明材料；另外在辦理公證、再生育證時也需要相關(guān)的婚姻檔案?！盵8]從這四類利用民生檔案的作用中可以看出一個現(xiàn)象，這些民生檔案的利用者與這些民生檔案息息相關(guān)，它有一個特點，這些民生檔案的利用者大都是產(chǎn)生這些民生檔案所在地的利用者，也就是說這些民生檔案的利用者的所在地與產(chǎn)生這些民生檔案所在地是一個地域，它們高度重合。無論是婚姻檔案、知青檔案，還是房產(chǎn)檔案、動遷檔案等等，都是民生檔案的利用者的所在地產(chǎn)生的，這些檔案也只對這些當?shù)氐拿裆鷻n案的利用者具有憑證作用，對無關(guān)的其他地方的民生檔案的利用者是沒有憑證作用的。因此，檔案對個人的憑證作用也具有很強的地域性。

2.2檔案的參考作用的地域性

2.2.1工作查考的參考作用。對于檔案的工作查考的參考作用來說，這些檔案基本上只對產(chǎn)生它的所在地的機關(guān)、團體、社會組織等單位可以發(fā)揮工作查考的參考作用，對其他地方的機關(guān)、團體、社會組織等單位很難發(fā)揮工作查考的參考作用。即便是可以推廣的經(jīng)驗，也大都是通過會議文件材料交流的方式推廣到外地的，根本不需要外地的來到產(chǎn)生檔案的所在地進行工作查考利用其檔案來總結(jié)經(jīng)驗后再帶回去推廣。這就是說檔案的工作查考的參考作用具有很強的地域性，工作查考類的檔案利用者主要是產(chǎn)生該檔案所在地的機關(guān)、團體、社會組織等單位，而不是其他非產(chǎn)生該檔案所在地的機關(guān)、團體、社會組織等單位。后者一般是不會去利用的，也不會對后者發(fā)揮檔案的工作查考的參考作用。

2.2.2生產(chǎn)活動的參考作用。無論是普通檔案，還是科學技術(shù)檔案或其他種類繁多的專門檔案，都在不同程度上和不同的方面反映了經(jīng)濟活動的情況，都能為以經(jīng)濟建設(shè)為中心的現(xiàn)代化建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督等情報信息。對制定經(jīng)濟計劃、檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況、管理經(jīng)驗以及防止災害等方面的工作，都是重要的參考材料?！氨热?，有的地區(qū)，為了科學地規(guī)劃和組織農(nóng)業(yè)生產(chǎn)，查閱了幾十年來的作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)進度、氣象雨量、管理措施、災情記錄等，綜合分析研究，制訂出適應(yīng)地區(qū)特點、發(fā)揮地區(qū)優(yōu)勢的生產(chǎn)計劃，促進了大幅度的增產(chǎn)。有的地方，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本地區(qū)發(fā)生水旱冰雹災害的規(guī)律和防治經(jīng)驗，據(jù)此采取相應(yīng)措施，防止或減輕了災害，以至促進了農(nóng)作物豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或‘有案不查’，以及有關(guān)的管理工作薄弱，以致生產(chǎn)上計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費，甚至發(fā)生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關(guān)的檔案，對于加強經(jīng)濟管理，促進生產(chǎn)力發(fā)展，提高經(jīng)濟效益，具有直接的作用?！盵9]從上述檔案生產(chǎn)活動的參考作用與所舉例子來看，檔案所發(fā)揮的生產(chǎn)活動的參考作用與其檔案產(chǎn)生的所在地域息息相關(guān)。顯然，從本地檔案中記載的作物種植面積、單產(chǎn)、總產(chǎn)、水利設(shè)施、生產(chǎn)進度、氣象雨量、管理措施、災情等記錄，分析研究制訂的生產(chǎn)計劃，只能適應(yīng)本地區(qū)。而不會適應(yīng)其他地域，這些產(chǎn)生于本地的可以發(fā)揮生產(chǎn)活動的參考作用的檔案，對于其他地域也就不能發(fā)揮生產(chǎn)活動的參考作用，所以，其他地域的檔案利用者也就不會來利用這些檔案。對于利用檔案找出本地區(qū)發(fā)生災害的規(guī)律和防治經(jīng)驗來防止或減輕災害，以及作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟管理的科學依據(jù)及參考借鑒等，也都是如此，這些檔案只對產(chǎn)生它的地域可以發(fā)揮生產(chǎn)活動的參考作用。

2.2.3編史修志的參考作用。檔案編史修志的參考作用，主要是針對省級以下的綜合檔案館說的，尤其是市、縣級綜合檔案館。這里說的編史修志也是以地方專業(yè)史和地方志為主的。對于歷史研究者來說，雖然，檔案被歷史學家稱譽為“沒有摻過水的史料”，但是，檔案只是史料的一種，并非史料的唯一來源，“一些歷史學家稱道檔案可以補史之缺，參史之錯，詳史之略，續(xù)史之無”。[10]這實際上是歷史學家對檔案史料作用的客觀評價，檔案的史料作用在歷史研究中也就是解疑改錯，拾遺補缺的地位。這就是說檔案的編史修志的參考作用并不主要針對歷史研究者，也就是說歷史研究者并不是利用檔案編史修志的大戶。檔案編史修志的參考作用主要是對編寫地方專業(yè)史志和地方志來說的，實際上利用檔案編史修志的最大用戶是編寫地方專業(yè)史志和地方志，而編寫地方專業(yè)史志都是本單位的利用本單位的檔案來編寫，如編寫河南濮陽市檔案志，則只有利用河南濮陽市檔案局的檔案全宗來編寫，編寫河南濮陽市財政志，則只有利用河南濮陽市財政局的檔案全宗來編寫。而編寫其他市的檔案志、財政志就不會利用河南濮陽市檔案局、財政局的檔案全宗，除非河南濮陽市檔案局、財政局的檔案全宗中保存有其他市的有關(guān)檔案。編寫地方志同樣需要利用本地方的檔案，如編寫河南濮陽市志，就只有利用河南濮陽市的檔案，而不需要利用其他市的檔案。除非其他市的檔案中保存有河南濮陽市的有關(guān)檔案。同樣其他市編寫地方志也不需要河南濮陽市的檔案。因此，本地域的檔案主要對產(chǎn)生它的地域發(fā)揮編史修志的參考作用。

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（節(jié)選《檔案館利用五定律》第六章第一節(jié)）

文章來源于檔案館研究 ，作者劉東斌