與無下屬單位的企業(yè)不同，集團(tuán)型企業(yè)總部檔案機(jī)構(gòu)既承擔(dān)著檔案實(shí)體管理職能，又承擔(dān)著對(duì)下屬單位檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，對(duì)總部及下屬單位的檔案管理水平產(chǎn)生較大的影響。本文在分析企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置重要性和檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置類型的基礎(chǔ)上，就集團(tuán)型國有企業(yè)總部檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置及運(yùn)行提出建議，供廣大國有企業(yè)參考。

企業(yè)檔案

機(jī)構(gòu)設(shè)置的重要性

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起著重要的決定性作用。

一是檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的層級(jí)決定了其履職能力。層級(jí)較高的檔案機(jī)構(gòu)在履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能時(shí)具有權(quán)威性，履職能力強(qiáng)，對(duì)下屬企業(yè)的監(jiān)督指導(dǎo)職能可得到較充分的發(fā)揮。反之，檔案機(jī)構(gòu)層級(jí)設(shè)置較低，或是把檔案機(jī)構(gòu)放在下屬單位，這樣的檔案機(jī)構(gòu)一般缺少權(quán)威，無法較好地履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能。

二是檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置決定了檔案工作融入主業(yè)的程度。檔案部門機(jī)構(gòu)的設(shè)置將決定其參與本企業(yè)主營業(yè)務(wù)活動(dòng)或知悉主營業(yè)務(wù)活動(dòng)信息的程度，從而影響其將檔案工作融入主營業(yè)務(wù)的程度。從現(xiàn)有的企業(yè)檔案工作發(fā)展態(tài)勢來看，凡把檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在總部并有較高層級(jí)的企業(yè)，檔案工作融入主業(yè)的程度較好。

如中國石油天然氣集團(tuán)有限公司、華為股份有限公司等將檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置在總部，而且給予其較高的層級(jí)，檔案工作對(duì)企業(yè)主營業(yè)務(wù)活動(dòng)給予大力支撐，檔案工作取得了很好的成效。反之，檔案機(jī)構(gòu)不能順暢地捕獲主營業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，使檔案工作遠(yuǎn)離主業(yè)、偏離主業(yè)，造成檔案工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)“兩張皮”，檔案工作的作用得不到應(yīng)有的發(fā)揮。既不利于檔案事業(yè)的發(fā)展，也使主營業(yè)務(wù)活動(dòng)不能得到檔案工作的有效支撐，從而出現(xiàn)因檔案信息缺失而造成損失的情況。

三是檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置決定了檔案人員的職業(yè)生涯發(fā)展。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置層級(jí)決定了檔案人員可上升的最高層級(jí)，決定檔案人員的職業(yè)生涯。層級(jí)較高的檔案機(jī)構(gòu)可設(shè)置較高的職級(jí)，檔案人員也具有較大的上升空間，有利于檔案人員職業(yè)發(fā)展。

反之，層級(jí)較低的檔案機(jī)構(gòu)，最高職級(jí)受到限制，使檔案人員上升空間受到限制，不利于檔案人員職業(yè)發(fā)展和職業(yè)生涯規(guī)劃，檔案人員流失嚴(yán)重。某中央企業(yè)由于管理檔案實(shí)體的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置在下屬企業(yè)，層級(jí)較低，便出現(xiàn)了核心人員和骨干流失現(xiàn)象。

集團(tuán)型企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)

設(shè)置類型及其優(yōu)缺點(diǎn)分析

不同的企業(yè)因企業(yè)文化、管理理念、發(fā)展階段、檔案管理基礎(chǔ)不同而對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置采取不同的方案（具體見集團(tuán)型企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置類型及其優(yōu)缺點(diǎn)分析表）。

集團(tuán)型企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置類型及其優(yōu)缺點(diǎn)分析表

集團(tuán)型國有企業(yè)總部

檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置及運(yùn)行方案選擇

1、企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置有關(guān)要求

國家檔案局印發(fā)的《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》要求優(yōu)化企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，提出“檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置應(yīng)與企業(yè)檔案工作發(fā)展相適應(yīng)。國有企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門歸口負(fù)責(zé)檔案工作的職能機(jī)構(gòu)，其中中央企業(yè)總部、中央金融企業(yè)總行（部）、地方國有大型企業(yè)等應(yīng)在總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)（檔案管理部、檔案中心或檔案館等）。要根據(jù)《檔案法》賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)的崗位和配備人員”。這個(gè)要求是根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和當(dāng)前國有企業(yè)改革的實(shí)際提出的，包括中央企業(yè)在內(nèi)的各國有企業(yè)應(yīng)將有關(guān)要求予以落實(shí)。

2、集團(tuán)型國有企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方案

根據(jù)《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》有關(guān)要求，國有企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)采取如下設(shè)置方案。

要在總部設(shè)立相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)與實(shí)體管理兼具的一級(jí)檔案機(jī)構(gòu)。如機(jī)構(gòu)數(shù)量受限，可將檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置為與其他機(jī)構(gòu)合署的一級(jí)部門。如因企業(yè)規(guī)模等原因，無法將檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置為一級(jí)部門的，也可設(shè)為二級(jí)部門，但需保持獨(dú)立，并確保設(shè)在總部。但無論如何，不宜將履行檔案監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在下屬單位。

在檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際設(shè)置和運(yùn)行中，不少企業(yè)設(shè)置兩個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，分別為承擔(dān)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機(jī)構(gòu)（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案處”）和承擔(dān)檔案實(shí)體管理職能的檔案機(jī)構(gòu)（為方便敘述，以下統(tǒng)稱“檔案館（中心）”），即處、館（中心）分設(shè)。前者一般設(shè)在總部，后者多設(shè)在下屬單位，或以下屬單位的形式存在。這種職能設(shè)置盡管不完全符合《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》的有關(guān)要求，但如果運(yùn)用得好也能起到在“總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”的效果。

3、處、館（中心）分設(shè)的一體化運(yùn)作

在前文提到的幾種檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方案中，處、館（中心）分設(shè)具有特殊性，需要相應(yīng)的運(yùn)作機(jī)制，本部分為此專門進(jìn)行討論。

職能分設(shè)檔案機(jī)構(gòu)一般是將業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能放在總部機(jī)構(gòu)中，如放在辦公室檔案處、機(jī)要檔案處、保檔案處或文檔處等，將檔案實(shí)體管理職能放在下屬單位，或是放在下屬單位的一個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，或是作為總部直屬的獨(dú)立單位，或是作為下屬的三級(jí)單位，如檔案館、檔案中心等。這種檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方法盡管有違檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則和要求，但在總部檔案工作對(duì)人員需求量較大，又缺少編制的情況下不失為一種權(quán)宜之計(jì)。由于職能分設(shè)檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置在實(shí)踐中具有一定的代表性，是解決總部職數(shù)不足，但又能在一定程度上滿足“總部組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)”且“賦予檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”要求的一種權(quán)宜的解決方案。但這種檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方法能否將設(shè)在下屬單位的履行檔案實(shí)體管理職能的有關(guān)人員和其所開展業(yè)務(wù)順利納入總部的檔案業(yè)務(wù)之中，即將設(shè)在下屬單位的履行檔案實(shí)體管理職能的檔案機(jī)構(gòu)與在總部履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機(jī)構(gòu)實(shí)行一體化運(yùn)行，是這種職能設(shè)置能否起到并滿足“總部的組織架構(gòu)中設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)”且“賦予的檔案保管利用和檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能”的關(guān)鍵。

一是要確保履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機(jī)構(gòu)必須在總部機(jī)構(gòu)序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員。設(shè)在總部的履行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的檔案機(jī)構(gòu)是歸口聯(lián)系設(shè)在下屬單位履行實(shí)體管理職能的檔案機(jī)構(gòu)的橋梁和紐帶，它可將總部對(duì)檔案工作的需求及時(shí)傳達(dá)至實(shí)體管理部門，并將實(shí)體管理部門的業(yè)務(wù)納入總部檔案業(yè)務(wù)工作中，實(shí)行一體化管理。這些都需要有專門的人員負(fù)責(zé)。反之，如果設(shè)在總部的履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機(jī)構(gòu)沒有相應(yīng)的專職檔案人員，那么檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)及其業(yè)務(wù)就游離在總部之外，其結(jié)果便是造成檔案工作與業(yè)務(wù)工作“兩張皮”，檔案工作既找不著本企業(yè)經(jīng)營管理工作的中心，也無法看到大局。因此，確保履行檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的機(jī)構(gòu)必須在總部機(jī)構(gòu)序列并配有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)人員是實(shí)行一體化運(yùn)作的關(guān)鍵。

二是要切實(shí)實(shí)行業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能機(jī)構(gòu)和檔案實(shí)體管理職能機(jī)構(gòu)的一體化運(yùn)作。一體化運(yùn)作的要義是將檔案實(shí)體管理人員在業(yè)務(wù)上和運(yùn)作上作為總部檔案部門人員的一部分，如設(shè)在總部的檔案處可調(diào)派、考核檔案館（中心）人員，并對(duì)檔案館（中心）負(fù)責(zé)人的安排提出意見，檔案館（中心）與檔案處共同履行本企業(yè)的檔案職能。因?yàn)閷n案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)設(shè)在下屬單位的初衷主要是解決總部人員編制不足的問題，所以只有檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案實(shí)體管理部門人員具有調(diào)派權(quán)、考核權(quán)，才能使總部檔案機(jī)構(gòu)起到業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能和檔案實(shí)體管理職能兼具的作用。但是，在現(xiàn)實(shí)運(yùn)作中，有的企業(yè)未賦予業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)調(diào)派檔案實(shí)體管理人員參與總部檔案工作的權(quán)力，檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)對(duì)實(shí)體管理部門人員也無任命建議權(quán)和考核權(quán)，致使監(jiān)督指導(dǎo)工作和實(shí)體管理工作“兩張皮”。

三是將檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)作為業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能機(jī)構(gòu)的人才池。將設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）作為總部檔案處人員的儲(chǔ)備庫。當(dāng)總部檔案處人員空缺時(shí)，從設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）調(diào)入。這種人才池機(jī)制有利于疏通設(shè)在下屬單位的檔案館（中心）人員的成長通道，有利于人員成長和留住人才，有利于保證調(diào)入總部檔案處從事檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)職能的工作人員的基層經(jīng)驗(yàn)和檔案工作經(jīng)驗(yàn)，有利于保持檔案工作的連續(xù)性，讓檔案工作不因人員流動(dòng)而中斷，這對(duì)檔案實(shí)體管理人員也是一種非常好的激勵(lì)。