本文闡述了目前干部人事檔案整理方法方法仍然沿襲的是傳統(tǒng)的方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求，給管理和利用帶來了極為不利的影響，因此有必要引起足夠重視并進(jìn)行改革。

　　經(jīng)過建國以來半個多世紀(jì)的實(shí)踐，我國的干部人事檔案業(yè)務(wù)工作在檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、利用等方面積累了比較豐富的經(jīng)驗(yàn)。然而，面對社會主義建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展、市場經(jīng)濟(jì)體制的建立、干部人事工作的深入改革、人們擇業(yè)觀念的改變以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步出現(xiàn)的新形勢、新情況，我們在計劃經(jīng)濟(jì)體制下創(chuàng)建的干部人事檔案整理方法工作已經(jīng)無法適應(yīng)新的客觀現(xiàn)實(shí)。在此，筆者就干部人事檔案整理方法方法提出

　　一些看法，與廣大人事檔案丁作者商討。

　　干部人事檔案整理方法裝訂工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上不斷對人事檔案整理方法內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的丁作。

　　從當(dāng)前形勢來看，干部人事檔案的傳統(tǒng)整理方法，存在著許多不足。由于立卷裝訂方法繁瑣、復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)過于苛刻，每頁都要裁剪粘貼，使得拆卷裝訂成為檔案工作者一項沉重負(fù)擔(dān)。我們應(yīng)該用新的思維、新的理念

　　來改革干部人事檔案整理方法工作的繁雜工序，改變束縛了我們幾十年的傳統(tǒng)的整理裝訂方法。

　　一

　　一、干部人事檔案現(xiàn)行整理裝訂方法的弊端

　　1991年3月，中組部頒發(fā)了經(jīng)過修訂的《干部檔案整理工作細(xì)則》(以下簡稱《細(xì)則》)。《細(xì)則》第四條要求“裝訂整齊”；第二十一條要求“每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷”、“卷面整潔、全卷整齊平坦、裝訂結(jié)實(shí)耐用”；第二十條規(guī)定：“對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折破的材料進(jìn)行加工”，包括對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，要在左邊縫一條線邊；不符合標(biāo)準(zhǔn)(每頁長為26.5cm，寬為19.5era)的每份材料，或者逐頁進(jìn)行剪裁、縫紉，或者把材料用襯紙托裱成魚鱗形或梯形；“不能剪裁的檔案材料，須進(jìn)行折疊。

　　折疊時，要根據(jù)具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法”，折疊成魚鱗形或梯形。近年來，大量的A4紙規(guī)格大小的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》、《畢業(yè)生成績表》等，一份材料要進(jìn)行四邊裁剪，勞動量大。由于組卷、裝訂、剪裁、打孔、技術(shù)加工的方法古老落后，復(fù)雜、繁重、瑣碎，加上《細(xì)則》的規(guī)定和要求太細(xì)又近乎苛刻，如今，組卷、折疊、剪裁、縫邊、裱糊、裝訂、打孔、技術(shù)加工等工作，已成為檔案人員一項必須做的手工勞動和沉重負(fù)擔(dān)。每個檔案人員每年都要在這方面花上幾十甚至上百個工作日，費(fèi)時費(fèi)力，效率低下，苦不堪言。

　　經(jīng)過多年的實(shí)踐工作，對每頁材料都要進(jìn)行裁剪以及裝訂成卷暴露出以下弊端：

　　(1)干部人事檔案專用的打孔機(jī)，在裝訂時把每份材料都人為地打出3個圓孑L，造成檔案的破損，破壞了檔案的原貌。在利用檔案時，來回拆卷，反復(fù)裝訂，孔越來越多、越來越大，破爛無法打孔時，還要裱糊后再打孑L，加大了勞動量。

　　(2)不利于保密。一個人的材料裝成一卷或數(shù)卷，利用者只需利用卷內(nèi)某一份材料，也得整卷借出。雖然干部人事檔案整理方法借閱保密工作有更嚴(yán)格的規(guī)章制度來保證，但也避免不了利用者看了不該看的其他材料。為了保密，檔案人員用鋼夾夾住其余部分，或在旁邊盯著利用者，互相都很尷尬。

　　(3)不利于復(fù)制檔案。由于檔案太厚或者裝訂壓字等原因，影響復(fù)制效果，經(jīng)常不得不拆卷。

　　(4)裝訂成卷不便于材料插卷和補(bǔ)充材料。干部人事檔案整理方法最大的特點(diǎn)之一是動態(tài)性，每個人的檔案內(nèi)容是不斷充實(shí)豐富的，隨著干部個人實(shí)踐活動的逐步增加，每個人每年都會形成新的材料。如果按一個人從22歲參加工作算起，到60歲退休，按現(xiàn)行規(guī)定每兩年裝訂一次，一個人的檔案在退

　　休前就要反復(fù)拆裝l9次之多。還有許多非常規(guī)需要拆卷的情況，比如職稱晉升、職務(wù)變動、更改工齡等，對快檔案的破損。

　　(5)技術(shù)加工和剪裁破壞了檔案的歷史原貌，好心辦了錯事。檔案是歷史記錄，保持歷史原

　　貌是每個檔案工作者的神圣職責(zé)。

　　(6)組卷、裝訂不適應(yīng)計算機(jī)管理的需要。傳統(tǒng)的組卷方法是手工操作的產(chǎn)物，就計算機(jī)而言，組成案卷既增加了數(shù)據(jù)錄入量，又影響檢索速度。繁瑣的組卷程序使管理軟件的設(shè)計更為復(fù)雜，又無法利用計算機(jī)代替人T組卷和裝訂。就當(dāng)今計算機(jī)技術(shù)而言，可以錄入人事檔案中一切有用的信息，可以滿足任意的查詢和組合。原來通過組卷和卷內(nèi)分類承繼文件之間的有機(jī)聯(lián)系以方便查找的意義已經(jīng)喪失，若再沿用組卷、分類、裝訂等方法，只會影響管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

　　(7)由于借閱時整卷借出提供利用，利用時，光線、灰塵等自然磨損對檔案損壞程度加大，不利于對檔案的保護(hù)。

　　二、干部人事檔案也可以實(shí)行“檔案夾”管理

　　按相關(guān)規(guī)定，每管1000人干部人事檔案，可配備1名專職檔案人員。可是在當(dāng)前，許多單位都很難做到按此標(biāo)準(zhǔn)配齊檔案人員。雖然現(xiàn)在要求歸檔的零散材料可先放在散材料袋中，每兩年拆卷裝訂一次?，F(xiàn)

　　在調(diào)資升級頻繁，職務(wù)晉升，職稱評審，每年年終考核材料，外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，獲得各種結(jié)業(yè)證書、獎勵證書等材料數(shù)量劇增，每年都有大批零散材料要?dú)w檔。常常是手中這一批檔案材料還沒有裝訂完畢，新的需歸檔

　　的要整理的大批零散材料又進(jìn)來了。長期以來，檔案人員終日被拆卷、整理、剪裁、加工、裝訂牽著鼻子走。筆者認(rèn)為，簡化整理十分必要，改進(jìn)干部人事檔案整理方法勢在必行。

　　1.整理干部人事檔案主要以實(shí)用和方便利用為目的。我們要針對存在的問題，改革傳統(tǒng)的檔案整理方法，可以把干部人事檔案整理方法分為兩種類型組卷：一種是離(退)休干部檔案仍采取傳統(tǒng)的組卷方法；另一種是采用檔案夾替代檔案卷皮來保存在職人員全部應(yīng)歸檔的檔案材料，并借鑒《歸檔文件整理規(guī)則》的方法：將歸檔材料以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目。每個人的材料前面仍要有檔案目錄，然后十大材料按目錄順序放進(jìn)夾中即可，檔案夾規(guī)格以A4紙為標(biāo)準(zhǔn)。

　　2.目前檔案材料統(tǒng)一使用16開紙是很困難的。對于l6開紙和A4紙的檔案材料，不再加工，保存原貌；對于小于16開紙的材料不做裱糊，裱糊只限于受損材料的加工；特殊規(guī)格的材料，用一張普通16開紙當(dāng)襯紙縫紉加工；大于A4紙的材料適當(dāng)折疊。案卷只以左邊和下邊對齊即可，上邊和右邊以A4紙標(biāo)準(zhǔn)為界。這樣做最大的不足是每類檔案材料呈散狀放在夾中，可能造成混亂與丟失，但也不難避免。可借鑒文書檔案“代卷卡”的方法，印制出“代件卡”，每一份檔案材料中，借走了哪份材料，除了在借閱登記表上嚴(yán)格登記外，再認(rèn)真填寫一份“代件卡”，插到被借走的這份材料的位置上去。

　　3.借出的檔案材料，哪怕只有一頁，檔案室也要用專門袋子裝起來，防止丟失。這樣做的最大好處是：一是方便利用；二是方便檔案復(fù)制；三是不會人為損壞檔案；四是保持檔案原貌；五是借閱時避免其他檔案泄密；六是方便平時插卷補(bǔ)充材料歸檔；七是避免了利用時對其他材料的磨損；八是檔案組卷入夾后整齊統(tǒng)一；幾是減少了檔案人員工作量，把檔案人員從繁瑣的檔案加工整理裝訂中解放出來。