本文對檔案信息化建設(shè)的概念及存在的問題進(jìn)行了梳理.并就加強檔案信息化建設(shè)提出了相關(guān)的措施。

一、明確什么是檔案信息化所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式為社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。

這個定義提出了四個要求：一是要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；是要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是要實現(xiàn)檔案信息高度共享；四是要實現(xiàn)檔案管理模式的變革。

二、了解信息化建設(shè)存在的問題——數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。由于檔案館接受的移交電子檔案來自不同單位和部門，各個單位之間的數(shù)據(jù)庫往往是異構(gòu)的。這些各種各樣的數(shù)據(jù)來源、特殊的屬性、復(fù)雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及特殊的處理方式使得入館檔案資料顯得極為復(fù)雜。——高度的分散性。圍繞—個主題，相關(guān)資料散落在各個管理部門或經(jīng)濟(jì)單位，比如建設(shè)局有財務(wù)報表，稅務(wù)局也有財務(wù)報表，單位移交中也有財務(wù)報表，這樣入館移交時出現(xiàn)了重復(fù)信息、無差異化數(shù)據(jù)，檔案館作為信息資源的最大擁有者，面對巨大信息量，如何盡快篩選出有價值信息，合理管理和利用信息，進(jìn)行深度挖掘和加工，并與社會形成知識共享提出了挑戰(zhàn)。

實現(xiàn)在“未來”，這種“未來”可能是十幾年、幾十年、上百年、上千年甚至永恒(只要檔案實體可以保存那么長的時間)，檔案價值實現(xiàn)的必然性是不會改變的。檔案價值判定是帶有很強主觀意識的主體對檔案價值客觀性(有無價值)及其程度(價值大小)的一種判斷。而這種判斷往往只是在主觀與客觀的矛盾中尋找“平衡的支點”，價值判斷結(jié)果——確定的檔案保存價值也只能被看作矛盾雙方相互轉(zhuǎn)化、相互調(diào)和的表現(xiàn)。

三、電子文件鑒定的矛盾

檔案價值鑒定中的主要矛盾不僅引起了鑒定活動過程中的三大次要矛盾，而且隨著時代的發(fā)展和環(huán)境的變遷，這一具有一般矛盾性質(zhì)的主要矛盾也會不斷變換形式，特別是在電子文件的鑒定中，它又有了新型的表現(xiàn)形式，是一種特殊矛盾。

電子文件的出現(xiàn)使原本已充滿悖論色彩的檔案價值鑒定工作“雪上加霜”。這是因為，“在電子環(huán)境中，對檔案的鑒定不僅要在文件轉(zhuǎn)化為檔案之前進(jìn)行，而且還要將鑒定環(huán)節(jié)大大提前。在文件生成之際乃至生成之前就進(jìn)行鑒定!也就是說，在鑒定的對象還沒有誕生之前，我們就要對其進(jìn)行鑒定。”悶這樣的鑒定行為看似充滿悖論色彩，令人十分困惑。殊不知，這正是電子文件鑒定特有的矛盾表現(xiàn)——對尚未形成的“文件”進(jìn)行鑒定。

這一特殊矛盾是由電子文件本身的不穩(wěn)定性所決定的，“電子文件可變、易逝、動態(tài)性、非實體性等種種不穩(wěn)定因素使得鑒定工作不能像紙質(zhì)文件那樣等到當(dāng)年年底或次年之初再‘按部就班’地進(jìn)行，因為很有可能到那時這些‘生性活躍’的鑒定對象早已‘支離破碎’、‘四分五裂’，甚至不復(fù)存在。于是，對于電子文件來說，鑒定工作必須提前，必須在文件生成之際，在從系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件當(dāng)中鑒別截獲電子文件的同時，便對其進(jìn)行同步鑒定，加強控制，防止因無意、惡意的更改、刪除或動態(tài)滾動覆蓋而使信息變異、失真、損毀，確保具有檔案價值的文件自生成伊始便納入檔案工作的范疇，納入檔案工作者的視野和掌控之中。唯其如此，才能為電子文件的原始性、真實性的維護(hù)提供可靠的基礎(chǔ)。

綜上，檔案價值鑒定中的三類不同性質(zhì)的矛盾現(xiàn)象是相互聯(lián)系、相互影響的。這三類矛盾現(xiàn)象相互制約、相互作用，不僅推動著檔案價值鑒定理論和實踐向前發(fā)展，而且也為檔案價值鑒定工作帶來了一系列充滿悖論色彩的難題。在諸多悖論陰影籠罩下的檔案價值鑒定工作，實際上是一種勉為其難的“緣木求魚”工作。要打破這種尷尬局面，解決這些矛盾難題，恐怕沿用原有的思路是很難解決的，需要換一個角度來思考這些問題，才有可能找到解決充滿矛盾和悖論色彩的問題的方法和途徑。作者：夏燕玲

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