隨著我國lT技術(shù)的發(fā)展、CAD軟件的發(fā)展和多媒體技術(shù)的普及，各種各樣的智能檔案管理軟件層出不窮，為我國檔案管理行業(yè)做出了巨大的貢獻(xiàn)。但是，目前在全國范圍內(nèi)的檔案系統(tǒng)普遍存在一個問題，那就是檔案系統(tǒng)還沒有規(guī)范、統(tǒng)一的管理軟件，尤其是管理軟件的機讀目錄的著錄格式標(biāo)準(zhǔn)的問題，通常存在著著錄項目不完全、著錄格式不不標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引主題不一致、大多數(shù)的檢索語言標(biāo)準(zhǔn)干差萬別的狀況，在一定程度上阻礙了檔案的有效利用和檔案系統(tǒng)的完善與發(fā)展。

檔案工作作為我國大多數(shù)企事業(yè)工作的一項最基本的工作，在企事業(yè)管理中起著重要的作用。所以，我們必須開發(fā)出一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能完善、適應(yīng)我國企事業(yè)檔案管理工作需要的智能檔案管理系統(tǒng)。本文就檔案智能管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀、特點、功能、結(jié)構(gòu)、技術(shù)條件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面人手，討論怎樣開發(fā)出一套既符合國家企事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，又適合社會發(fā)展的技術(shù)需要的智能檔案管理系統(tǒng)。

1、我國企事業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀 檔案管理作為企事業(yè)單位的一個獨立部門， 在其正常運作的過程中發(fā)揮著重要的作用，有史 以來，檔案管理都作為一個戰(zhàn)略性的部門存在于 大多數(shù)機構(gòu)部門之中。特別對于機構(gòu)設(shè)置繁多、 資料文獻(xiàn)復(fù)雜的部門來說，檔案管理工作成為了 他們的工作中心。目前，我國企事業(yè)的檔案管理 現(xiàn)狀為： 

1)檔案種類繁多、范圍寬廣、數(shù)量巨大。比 如，在我國大多數(shù)高校圖書館中，其檔案就可以 分為財會、出版、外事、科學(xué)研究、黨政管理、 基本建設(shè)、哲學(xué)、歷史文化、思想政治、文學(xué)藝 術(shù)等，每個高校圖書館，至少就有幾十萬冊圖 書，電子文檔等，每年都能產(chǎn)生幾萬件卷宗。 

2)檔案管理的工作量巨大、檔案處理過程紛 繁復(fù)雜。所有的檔案都要經(jīng)過必須的幾個步驟： 檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定保管、檔 案的著錄等，需要耗費當(dāng)量的工作。比如稅務(wù)局 的檔案管理，稅收征管資料管理內(nèi)容包括采集 (錄入)、整理、移交、歸檔、移送、保管、調(diào) 閱等部分。征管資料按基本資料、分戶資料和綜合資料等分類管理，具體為：稅務(wù)登記類、賬簿 憑證類、納稅申報類、稅款征收類、發(fā)票管理 類、稅務(wù)檢查類、綜合類、征管質(zhì)量考核類等。

 3)在檔案的管理過程中，通常會遇到各種各 樣的查詢、檢索請求，然而，這些檢索通常非常 頻繁、不規(guī)律的檢索量大、檢索得到確切答案的 幾率較低，一些常見的檔案管理辦法和檔案管理 軟件不能滿足檔案管理的需要，給檔案管理提出 了嚴(yán)格的要求。 

4)檔案管理工作沒有統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計 的數(shù)據(jù)也常常得不到準(zhǔn)確的結(jié)果。目前，我國絕 大多數(shù)檔案管理都是以人工為主，檔案的管理方 式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實際工作的需要。隨著計算 機技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作要向智能化、自動 化方向發(fā)展。

2、智能檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的具體

內(nèi)容

智能檔案管理系統(tǒng)是考慮到現(xiàn)階段我國檔案 管理工作的實際需要，根據(jù)我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、 規(guī)范，結(jié)合我國企事業(yè)檔案管理工作的實際情 況開發(fā)設(shè)計的高效的、智能化檔案管理軟件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包含了文件的錄入、掃描、檔案的 管理、檔案分類、檔案查詢、系統(tǒng)維護(hù)等幾大方 面，分別開發(fā)出既獨立又統(tǒng)一的系統(tǒng)。

它的功能 繁多，種類齊全，從日常的檔案資料收集開始， 到檔案資料的檢索詞語自動標(biāo)引和自動分卷歸 檔，實現(xiàn)了文件和檔案歸一化、統(tǒng)一的管理模 式，同時，還去掉了檔案管理中一些落后、過時 的管理技術(shù)，使系統(tǒng)能真正適合現(xiàn)階段我國企事 業(yè)檔案管理工作的需要。下面介紹智能檔案管理 系統(tǒng)的具體內(nèi)容：

2.1智能化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)共享、資源系統(tǒng)管理

智能化檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理工作與網(wǎng) 絡(luò)、多媒體等技術(shù)有機結(jié)合起來，通過軟件程序 控制，實現(xiàn)檔案全文自動錄入、檔案關(guān)鍵詞自動 標(biāo)引、模糊檢索控制、檔案內(nèi)容管理、多媒體信 息光盤存儲、電子檔案智能備份、檔案內(nèi)容自動 分類等強大功能，其檔案著錄、標(biāo)引和分類完全 符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有同時異地、同時同地網(wǎng)絡(luò)化多 用戶數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)錄入、查詢、統(tǒng)計和輸出功能。

2.1.1檔案管理的智能化、自動化 I)檔案全文通過智能化的識別裝置，實現(xiàn) 全文自動錄入，自動提取檔案的檢索關(guān)鍵詞，自 動提取檔案的分類特征；檔案的案卷與文件的統(tǒng) 計、查詢、匯編和目錄組織實現(xiàn)自動化，可以全 文進(jìn)行關(guān)鍵詞查詢和模糊搜索，提高了檔案查詢 的精度和準(zhǔn)度。2)文本檔案如有借閱等情況， 則可通過自動化的程序設(shè)置，實現(xiàn)接檔、還檔登 記、查詢、統(tǒng)計、催還的功能。通過對存儲的數(shù) 據(jù)進(jìn)行有效的安排和管理，是管理檔案的工作人 員由傳統(tǒng)的人工調(diào)閱和復(fù)制全文的模式轉(zhuǎn)變?yōu)槔?用自動化的計算機系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案的檢索、統(tǒng) 計、瀏覽、打印等工作，減少檔案調(diào)閱的次數(shù)， 達(dá)到保護(hù)檔案和提高檔案利用效率的目的。

2.1.2模塊化設(shè)計，具有較強的兼容性，適用平臺廣 整個智能檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計的內(nèi)容在管理 工程中主要有檔案的錄入、分類、存檔、檢索統(tǒng) 計、編El、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)、附件管理、 掃描、輸出等功能模塊。使檔案文件的管理實現(xiàn) 了全文自動錄入、自動標(biāo)引、自動分類、自動建 立索引，系統(tǒng)的功能全面，智能化程度極高。同 時，模塊化的軟件程序具有美觀、適用的特點， 窗口菜單和工具欄全部文字顯示，易學(xué)易懂，便于普及與推廣。系統(tǒng)承載量大，可以同時容納大 量用戶登錄查詢。系統(tǒng)的安全性方面也采用多層 用戶權(quán)限模式，便于多點用戶，有效防止非法入 侵，保證數(shù)據(jù)的安全。

2.2智能檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模式

智能化檔案管理系統(tǒng)由六大子系統(tǒng)組成，包 括：用戶子系統(tǒng)、人一機接口子系統(tǒng)、問題處理 子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫處理子系統(tǒng)、模型庫子系統(tǒng)和知 識庫子系統(tǒng)，這六大子系統(tǒng)功能相輔相成，構(gòu)成 了智能系統(tǒng)的有機整體。六大子系統(tǒng)既獨立又聯(lián) 合，可以通過每一個子系統(tǒng)的模塊的升級或者改 進(jìn)實現(xiàn)軟件的性能升級和性能改進(jìn)，滿足動態(tài)變 化的各個企事業(yè)檔案管理的需要。以下詳細(xì)介紹 六大子系統(tǒng)的功能特點：2.2.1用戶子系統(tǒng) 用戶子系統(tǒng)是一個注冊、登陸、檢測、判斷 等功能于一體的用戶管理系統(tǒng)。用戶是指同檔案 資料庫發(fā)生信息聯(lián)系，需要管理或者查詢檔案庫 的相關(guān)人員，包括檔案的管理員、查詢?nèi)藛T及其 系統(tǒng)的維護(hù)人員等。用戶子系統(tǒng)的主要功能是正 確判斷登陸人員的身份，并且根據(jù)程序設(shè)定給出 登陸人員相應(yīng)的管理檔案數(shù)據(jù)庫權(quán)限。

2.2.2人—機接口子系統(tǒng)

該系統(tǒng)編程語言和操作菜單的方式與用戶實 現(xiàn)信息對話，接受用戶的指令，并且根據(jù)用戶的 指令反饋系統(tǒng)運行的相關(guān)結(jié)果，實現(xiàn)用戶語言與 系統(tǒng)的二進(jìn)制語言的雙向轉(zhuǎn)換。通過人一機接口 子系統(tǒng)，使用戶能方便檢索需要的關(guān)鍵詞，并且 得到系統(tǒng)的反饋信息。

2.2.3問題處理子系統(tǒng)

該系統(tǒng)是智能檔案管理系統(tǒng)的總控制樞紐， 它的功能是處理來人一機接口子系統(tǒng)處理過的， 用戶提供的經(jīng)過轉(zhuǎn)換的二進(jìn)制指令，半結(jié)構(gòu)化 操作指令，以及非結(jié)構(gòu)化的指令的處理。也可以 說，問題處理子系統(tǒng)是一個輔助用戶使用智能檔 案管系統(tǒng)的代理，給終端的用戶提供一個易于使 用的環(huán)境。

2.2.4數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)的作用是存放所有的與檔案管 理有關(guān)的資料、原始數(shù)據(jù)、總和分析數(shù)據(jù)等。比 如，能夠支持智能檔案管理系統(tǒng)處理所需要的各 種必要的信息、中間處理過程和各種可能需要的 信息、和運行結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為各個子系統(tǒng)之間交通的橋梁，對各種類型的數(shù)據(jù)文件的 錄入、存儲、修改、刪除、編排等進(jìn)行統(tǒng)一處理， 在智能檔案管理系統(tǒng)中具有非常重要的地位。

2.2.5模型庫子系統(tǒng)

該系統(tǒng)提供了用戶所需要的各種輔助性的決 策模型，比如，學(xué)生入學(xué)成績模型、稅務(wù)登記模 型、圖書館資料解除模型、檔案管理工作評價模 型等。除此之外，智能檔案管理系統(tǒng)還可以根據(jù) 檔案管理的實際需要進(jìn)行模型的補充、修改、刪 除等。模型庫子系統(tǒng)作為智能檔案管理系統(tǒng)的一 個最靈活的系統(tǒng)構(gòu)成部分，可以快速改變系統(tǒng)的 性質(zhì)、工作能力等，滿足市場發(fā)展的需要，真正 實現(xiàn)管理的智能化。

2.2.6知識庫子系統(tǒng)

知識庫子系統(tǒng)的功能是處理有關(guān)檔案管理中 一些非結(jié)構(gòu)化的決策問題。比如模糊檢索設(shè)置、 智能分類標(biāo)引、智能全文錄入等。知識庫通過既 定的程序，實現(xiàn)知識的學(xué)習(xí)和再生功能，是智能 檔案管理系統(tǒng)適應(yīng)各種變化的交互環(huán)境，自動記 錄、修正各項相關(guān)數(shù)據(jù)。

2.3智能檔案管理系統(tǒng)各項功能的分析與設(shè)計

2.3.1輸入功能 輸入功能在各項檔案管理中，處于最基礎(chǔ)， 也是最重要的環(huán)節(jié)之一。首先需要將收集處理過 的文件或者卷宗的內(nèi)容按照一定的分類輸入計算 機，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將文件集中歸類并自動轉(zhuǎn)入 檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的全文錄入，關(guān)鍵詞的 自動標(biāo)引。這個環(huán)節(jié)中，管理系統(tǒng)雖然可以做到 內(nèi)容的自動掃描和錄入，但是畢竟不可能做到錄 入內(nèi)容完全的正確，所以，個別不太規(guī)范的地方 需要工作人員進(jìn)行人工檢查和手動修改，再轉(zhuǎn) 入正式的智能檔案管理系統(tǒng)存儲，并接受查詢 和管理。

2.3.2檢索功能 通常情況下，檔案管理系統(tǒng)的主要檢索入口 包括文件題目、關(guān)鍵詞、文件編號、參考文獻(xiàn)、 檔案代號、縮微號、分類號、作者、保密級別、 管理期限、建立時間、權(quán)限級別等。通過順序檢 索、快捷檢索、條件檢索等方式進(jìn)行分類檢索， 查找所需檔案，能極大地提高檢索檔案的準(zhǔn)度和 精度。例如在查詢一篇科學(xué)文獻(xiàn)時，就可以通過 文獻(xiàn)分類、作者、參考文獻(xiàn)、發(fā)表時間等方法快速找到相應(yīng)的文獻(xiàn)。

2.3.3借查功能

通過檔案的利用情況進(jìn)行檔案借查登記管理 和借查數(shù)據(jù)維護(hù)，只需要數(shù)據(jù)檔案號、借查日 期、提名、借查人、經(jīng)辦人、借查單位等，就可 以查詢到詳細(xì)的數(shù)據(jù)，方便地了解檔案利用者的 性質(zhì)和借查檔案的目的。通過該功能，可以有針 對性地為一些重大活動、熱點科研課題積極主動 地提供相關(guān)資料。例如，市圖書館可以在市政府 舉辦科普宣傳、日全食的時候為廣大用戶提供相 關(guān)的文獻(xiàn)借閱活動，達(dá)到相應(yīng)政府號召、增長人 民科學(xué)文化知識等社會效益。

2.3.4統(tǒng)計功能

檔案管理者可以利用智能管理系統(tǒng)通過對歷 年檔案情況、立卷歸檔情況、檔案的借查情況、 年度內(nèi)各類檔案情況進(jìn)行自動統(tǒng)計，分析出檔 案庫藏、檔案利用率和檔案的移交等各種數(shù)據(jù)， 得出相應(yīng)的統(tǒng)計結(jié)果。根據(jù)不同的目的和統(tǒng)計結(jié) 果，檔案管理者可以按需指定各種檔案的管理策 略，有利于檔案的科學(xué)管理。

2.3.5編目功能

編目功能主要是指檔案在編錄過程中，編制 的目錄等形式的檢索工具，其功能是方便檢索人 員對檔案的檢索。智能檔案管理系統(tǒng)的編目功 能，要求系統(tǒng)通過已經(jīng)錄入計算機的檔案資料的 分析，自動編制出各類案卷目錄、全引目錄等， 目錄要求美觀、一目了然，有利于檔案的檢索和 排序。特別是針對一些內(nèi)容量巨大、使用率較高 的檔案，編制成專題目錄，直接通過檔案管理軟 件就能迅速地查詢到需要的資料。

2.3.6系統(tǒng)維護(hù)功能

系統(tǒng)維護(hù)功能一般指功能模塊的修改、登陸 口令更改、權(quán)限設(shè)置、新老數(shù)據(jù)庫之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn) 移、數(shù)據(jù)的最佳、修改、刪除、數(shù)據(jù)的備份等。 其中，數(shù)據(jù)備份是檔案管理系統(tǒng)中的一個重要功 能，其目的是確保系統(tǒng)出錯后有后悔修改的機 會。每一個檔案管理的部門都必須要加強對檔案數(shù) 據(jù)的備份。特別是對于銀行系統(tǒng)等關(guān)系國計民生的 大型檔案數(shù)據(jù)庫，其備份的作用和地位不言而喻。

2.3.7網(wǎng)絡(luò)功能

網(wǎng)絡(luò)功能是智能檔案管理系統(tǒng)的一個特色功 能。系統(tǒng)利用專用的服務(wù)器處理各種檔案的數(shù)據(jù)，并且將處理后的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到總的檔 案數(shù)據(jù)庫中，并且自動整理關(guān)鍵詞、自動分類， 使檔案管理工作效率得到極大提升。另外，通過 網(wǎng)絡(luò)功能，可以更好地實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)檔案 的利用率。比如各大高校通過中國知網(wǎng)的專門鏡 像網(wǎng)站即可順暢地訪問中國知網(wǎng)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫， 查詢、現(xiàn)在所需文檔，通過現(xiàn)代化的智能管理系 統(tǒng)極大地提高了查閱者的查詢效率。 2.4智能檔案管理系統(tǒng)必須具備的特點 系統(tǒng)性，各項功能綜合處理，提高管理效 率；實用性，操作簡便、方便實用；靈活性、系 統(tǒng)模塊化、易修改、容錯能力強；通用性，系統(tǒng) 數(shù)據(jù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化，增強了系統(tǒng)的通用性；可擴充 性，該系統(tǒng)采用模塊化結(jié)構(gòu)，易于擴充其它功 能；可維護(hù)性，系統(tǒng)功能設(shè)置簡單，易于維護(hù)。

2.5系統(tǒng)運行的環(huán)境要求

2.5.1硬件環(huán)境

要求配備專用服務(wù)器，掃描儀、顯示器等

2.5.2軟件

Windows xp HP CD Writer掃描大師等案自動化管理的最佳管理系統(tǒng)，必須能滿足目前 我國檔案管理的需要，同時，作為一個智能管 理系統(tǒng)，還必須要具備可操作性、易學(xué)易懂的特 性，便于檔案管理人員學(xué)習(xí)和使用。另外，該系 統(tǒng)需要采用國家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，便于管理 人員將數(shù)據(jù)與其他檔案系統(tǒng)對比。在開發(fā)設(shè)計軟 件系統(tǒng)的過程中，要多調(diào)查、多研究，盡量考慮 到軟件操作人員的實際需要，開發(fā)盡可能多的功 能模塊，以適應(yīng)不同行業(yè)的需要。