近些年來，隨著高等教育的改革 比上和發(fā)展，高校檔案工作得到了 大力推動(dòng)，很多高校的檔案部門都 由檔案室更名為檔案館。雖然只有 一字之差，但檔案室與檔案館在性 質(zhì)上存在較大差異。一般而言，檔 案室是“各組織(包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、 學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等)統(tǒng) 一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部 機(jī)構(gòu)，是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬 于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專 業(yè)機(jī)構(gòu)”

。檔案館則是“黨和國家 的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管 檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面 工作利用檔案史料的中心”。因此 從高校檔案室向高校檔案館的轉(zhuǎn) 變，需要遵循合理的指導(dǎo)思想來穩(wěn) 步進(jìn)行。日前筆者選擇清華大學(xué)檔 案館、中國人民大學(xué)檔案館等作為 調(diào)研對(duì)象，較為系統(tǒng)地了解了高校 檔案館的發(fā)展情況。結(jié)合調(diào)研中的 理性思考，筆者認(rèn)為，高校檔案館 的建設(shè)和發(fā)展，需要遵循以下指導(dǎo) 思想。

一、明確性質(zhì)、合理定位

高校檔案館究竟是一種什么 性質(zhì)的檔案機(jī)構(gòu)?對(duì)于這一問題， 學(xué)界存在不同看法。原國家教委于 1989年10月10日發(fā)布的《普通 高等學(xué)校檔案管理辦法》(下文簡 稱《辦法》——筆者注)第六條規(guī) 定：“高等學(xué)校檔案館屬事業(yè)單位 檔案館。它既是學(xué)校檔案工作職能 部門，又是永久保存和提供利用本 校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”。

但也有檔案學(xué)者認(rèn)為，高校檔案館 “實(shí)質(zhì)上是機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)”。④ 筆者調(diào)研的清華大學(xué)檔案館也堅(jiān) 持認(rèn)為高校檔案館仍屬于機(jī)關(guān)檔 案室。對(duì)其性質(zhì)認(rèn)識(shí)的分歧將會(huì)影 響高校檔案館的功能定位。如果高 校檔案館是永久保存和提供利用 高校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，就 必須向全校乃至社會(huì)各界開放；如 果高校檔案館的性質(zhì)界定為機(jī)關(guān) 檔案室，那么它們就無需承擔(dān)向社 會(huì)開放檔案的義務(wù)。

高校檔案館的性質(zhì)是一個(gè)較 為復(fù)雜的問題。從理論上推敲，“檔 案室的地位和作用主要表現(xiàn)在兩 方面：一方面，檔案室是單位內(nèi)部 具有參謀和咨詢作用的部門，它是 單位工作的助手，為領(lǐng)導(dǎo)工作和單 位內(nèi)各部門的工作提供參考和依 據(jù)的檔案材料，為單位工作和生產(chǎn) 活動(dòng)服務(wù)。所以，檔案室工作是單 位工作的組成部分……另一方面， ……單位檔案室是國家全部檔案 不斷補(bǔ)充的源泉，整個(gè)國家檔案的 完整程度和連續(xù)積累，首先決定于 檔案室；..…·檔案室是先期保管具 有長遠(yuǎn)價(jià)值檔案的過渡性機(jī)構(gòu)”。⑤ 高校檔案館作為高校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)， 無論在財(cái)務(wù)、人員編制還是其他方 面，都隸屬于各高校。從這一點(diǎn)上 說，高校檔案館無疑具有檔案室的 屬性。但《辦法》第二十五條規(guī)定， “高校檔案原則上由各校檔案部門 永久保管”。這樣一來，高校檔案館 不再具有過渡性，與一般意義上的機(jī)關(guān)檔案室存在差別。如果說高校 檔案館屬于檔案館，理由似乎也不 夠充分，因?yàn)楠?dú)立性姑且不論，高 校檔案館很難面向社會(huì)提供服務(wù)， 難以成為真正的科學(xué)文化事業(yè)機(jī) 構(gòu)。因此，高校檔案館與真正意義 上的檔案館尚存在一定距離。

高校檔案館既不完全等同于 機(jī)關(guān)檔案室，又夠不上真正意義上 的檔案館，應(yīng)當(dāng)說高校檔案館的性 質(zhì)介于兩者之間。換言之，目前各 高校建設(shè)的所謂檔案館，實(shí)際上是 一種具有檔案室屬性的檔案館。它 既有保存本單位檔案、為本單位各 項(xiàng)工作服務(wù)的職能；也有提供檔案 利用、傳承高校檔案歷史文化財(cái)富 的使命。明確高校檔案館的性質(zhì)是 建設(shè)高校檔案館的指導(dǎo)思想之一， 只有清晰地界定了高校檔案館的 性質(zhì)，才能明確高校檔案館的服務(wù) 對(duì)象和工作范圍。

筆者認(rèn)為，高校檔案館的性質(zhì) 應(yīng)當(dāng)辯證地界定。從現(xiàn)實(shí)情況來 看，目前適宜把高校檔案館界定為 具有檔案館性質(zhì)的檔案室，這意味 著立足點(diǎn)放在“檔案室”上，高校 檔案館的服務(wù)對(duì)象主要是本單位， 尚不必承擔(dān)向社會(huì)開放檔案、為社 會(huì)各界提供檔案利用服務(wù)的義務(wù)。 例如清華大學(xué)檔案館就是如此認(rèn) 為的，他們把自身視為學(xué)校內(nèi)部的 檔案保管部門，強(qiáng)調(diào)為學(xué)校工作服 務(wù)是其首要任務(wù)。

從某種意義上 說，這種觀點(diǎn)是比較符合當(dāng)前現(xiàn)實(shí) 的，因?yàn)槠毡槎愿咝n案館的規(guī)模不大、工作人員數(shù)量不多、館藏 檔案的文化價(jià)值和社會(huì)影響也參 差不齊，因此它們把自己定位在檔 案室，作為本單位的組成部分是順 理成章的。但筆者主張，從更長遠(yuǎn) 的眼光來看，可以把高校檔案館界 定為兼具檔案室性質(zhì)的檔案館。這 意味著立足點(diǎn)放在“檔案館”上， 高校檔案館的服務(wù)對(duì)象可以從本 單位向社會(huì)擴(kuò)展，承擔(dān)起向社會(huì)開 放檔案、為社會(huì)各界服務(wù)的職責(zé)。 這種定性的目的在于推動(dòng)高校檔 案館更好地樹立服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)其 從單純的高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)向科學(xué)文 化事業(yè)機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，使其與高校的 文化屬性更為貼近。

性質(zhì)的界定是高校檔案館功 能定位的前提。既然高校檔案館的 性質(zhì)可以辯證地看待，那么其功能 定位也需要客觀、合理地把握。高 校檔案館可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)條件，諸如 學(xué)校的規(guī)模和影響、館藏檔案的社 會(huì)價(jià)值、自身管理水平等等，來確 定檔案館功能的側(cè)重點(diǎn)。也許大多 數(shù)高校檔案館只需要偏重于檔案 室的定位，完成為本學(xué)校服務(wù)的職 責(zé)即可。將來有了現(xiàn)實(shí)需要或條件 成熟之時(shí)，也可以向檔案館的定位 轉(zhuǎn)變。

二、建立有效的領(lǐng)導(dǎo)體制 高校檔案館的建設(shè)是一個(gè)較 為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到領(lǐng)導(dǎo)體 制、隸屬關(guān)系、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編 制、職能安排等多個(gè)方面。其中，良 好、有效的領(lǐng)導(dǎo)體制對(duì)高校檔案館 的建設(shè)具有重要影響。我國實(shí)行的 是集中式檔案管理體制，整個(gè)檔案 系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)和指揮中心是各級(jí)檔 案行政機(jī)構(gòu)。眾所周知，“檔案行政 機(jī)構(gòu)，如各級(jí)檔案局、處等，是黨和 國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門， ……對(duì)檔案館、文件中心、檔案室 等檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和 監(jiān)督關(guān)系”。⑥目前，大多數(shù)高校設(shè) 立檔案館之后不再保留檔案處之 類的檔案行政機(jī)構(gòu)，不管是偏重于 檔案室還是檔案館的定位，高校檔 案館都是一種檔案保管機(jī)構(gòu)或者說檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，其職能的實(shí)現(xiàn)離 不開行政體制的保障。筆者在調(diào)研 中發(fā)現(xiàn)，很多高校檔案館的苦惱之 一的就是缺乏有力的領(lǐng)導(dǎo)體制來 保障業(yè)務(wù)工作的開展。 清華大學(xué)檔案館、中國人民大 學(xué)檔案館在領(lǐng)導(dǎo)體制上各有特色。

清華大學(xué)檔案館是由校黨辦主任 兼任檔案館館長，設(shè)立了“部處、院 系領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會(huì)議”的形式作為檔案 館業(yè)務(wù)職能運(yùn)行的行政保障。檔案 館設(shè)有專職的立卷指導(dǎo)人，定期深 入各歸檔部門進(jìn)行指導(dǎo)。在工作中 發(fā)現(xiàn)問題，即時(shí)由檔案館館長牽頭 啟動(dòng)聯(lián)席會(huì)議，針對(duì)性地解決有關(guān) 問題。除了為解決問題啟動(dòng)聯(lián)席會(huì) 議之外，清華大學(xué)檔案館一年中也 會(huì)不定期地召集聯(lián)席會(huì)議，布置或 討論檔案工作。

中國人民大學(xué)檔案館則是由 一名副校長兼任檔案館館長，設(shè)立 了全校檔案工作委員會(huì)來保障檔 案館業(yè)務(wù)職能的順利開展。委員會(huì) 主任由檔案館館長擔(dān)任，成員包括 全校各院系、機(jī)關(guān)部處及附屬單位 分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，其中重要 的教學(xué)和科研單位(如教務(wù)處、財(cái) 務(wù)處、科研處等)的負(fù)責(zé)人擔(dān)任常 務(wù)委員。檔案工作委員會(huì)每年召開 一次全體會(huì)議，全面規(guī)劃和討論檔 案工作，解決相關(guān)問題。據(jù)筆者了 解，復(fù)旦大學(xué)等南方少數(shù)高校也采 取了與中國人民大學(xué)相類似的做 法。

清華大學(xué)檔案館和中國人民 大學(xué)檔案館的經(jīng)驗(yàn)有兩點(diǎn)啟示意 義。一方面，高校檔案館的領(lǐng)導(dǎo)體 制對(duì)檔案館的建設(shè)和檔案館業(yè)務(wù) 職能的開展具有重要意義，特別是 在當(dāng)前高校檔案館缺乏行政職能 的情況下，強(qiáng)化檔案館的行政領(lǐng)導(dǎo) 體制顯得格外必要。另一方面，高 校檔案館需要結(jié)合自身的實(shí)際情 況，建立靈活、有效的領(lǐng)導(dǎo)體制，不 必苛求形式的整齊劃一。

三、保持基礎(chǔ)工作與服務(wù)工作 的有機(jī)平衡

高校檔案館的職能是既要保 管好本單位的檔案，又要為學(xué)校的 教學(xué)、科研及其他管理工作服務(wù)。

對(duì)于高校檔案館而言，做好基礎(chǔ)工 作與服務(wù)工作同等重要?；A(chǔ)工作 是提供服務(wù)的前提，服務(wù)反過來又 能促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善。正因如 此，高校檔案館建設(shè)的指導(dǎo)思想之 一應(yīng)當(dāng)是保持基礎(chǔ)工作與服務(wù)工 作的有機(jī)平衡。這種觀點(diǎn)看似平淡 無奇，但根據(jù)筆者的實(shí)地調(diào)研，真 正做到二者之間的有機(jī)平衡并非 易事。特別是面對(duì)當(dāng)前檔案工作的 新形勢、新特點(diǎn)，二者之間的有機(jī) 平衡需要借助切合實(shí)際的方法來 實(shí)現(xiàn)。

清華大學(xué)檔案館在保持基礎(chǔ) 工作與服務(wù)工作的有機(jī)平衡方面 取得了一些成功經(jīng)驗(yàn)，采取了“收 集、管理、利用一體化”的建設(shè)策 略。他們對(duì)基礎(chǔ)工作相當(dāng)重視，基 礎(chǔ)工作的開展也頗具特色。首先， 清華大學(xué)檔案館把收集工作視為 整個(gè)基礎(chǔ)工作的前提，制定了一套 有效的制度來確保收集的完整齊 全和規(guī)范有序。具體內(nèi)容一是設(shè)立 專職的立卷指導(dǎo)人，定期深入到各 歸檔部門，督促并指導(dǎo)有關(guān)人員做 好立卷和歸檔工作。

二是在收集中 重點(diǎn)抓好“三率”(即歸檔率、完整 率、合格率)，作為各部門收集工作 的評(píng)價(jià)指標(biāo)，要求各部門的三率盡 量達(dá)到100%。通過制度保障和量 化考核，清華大學(xué)檔案館的收集工 作取得了良好效果，為開展后續(xù)的 基礎(chǔ)性工作提供了有利條件。其 次，清華大學(xué)檔案館把檢索視為整 個(gè)基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵，主張以“查全 率”、“查準(zhǔn)率”為檢驗(yàn)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn) 檢索的優(yōu)化，并帶動(dòng)整理、著錄、鑒 定、統(tǒng)計(jì)等其他環(huán)節(jié)的開展。他們 認(rèn)為，清華大學(xué)作為一所歷史悠久 的知名高校，具有十分豐富的館藏 檔案，如果缺乏完整的檢索工具和 有效的檢索方法，提供利用可能就 會(huì)變成一句空話。

因此，近年來清 華大學(xué)檔案館著力推進(jìn)檢索環(huán)節(jié) 的現(xiàn)代化建設(shè)。 清華大學(xué)檔案館對(duì)服務(wù)工作同樣高度重視。除了以熱情的服務(wù) 態(tài)度、良好的服務(wù)質(zhì)量和多樣化的 服務(wù)方式來滿足學(xué)校及師生的利 用需求之外，他們還及時(shí)根據(jù)形勢 的變化，擴(kuò)展服務(wù)范圍，深化服務(wù) 內(nèi)容。筆者調(diào)研時(shí)了解到這樣一個(gè) 案例：該校一學(xué)生本科畢業(yè)后自費(fèi) 出國留學(xué)兩年，這兩年期間他的人 事檔案保留在清華大學(xué)檔案館。后 來該生回國，因結(jié)婚需要開具介紹 信。

然而，由于他本人的人事關(guān)系 和組織關(guān)系均已轉(zhuǎn)出清華大學(xué)，在 開具介紹信問題上發(fā)生困難。一方 面，他的戶口已注銷，原來居住的 街道無法開具結(jié)婚介紹信；另一方 面，他不再屬于清華大學(xué)的學(xué)生， 學(xué)校的人事部門也不適宜為其開 具。該生得知自己的人事檔案保留 在清華大學(xué)檔案館后前來尋求解 決辦法。檔案館本來沒有開具結(jié)婚 介紹信的權(quán)力，但他們并未簡單拒 絕，而是積極地與有關(guān)部門協(xié)商， 最后得到批準(zhǔn)為其出具了結(jié)婚證 明。

這一案例只是清華大學(xué)檔案館 面又,-j-新形勢的要求擴(kuò)展服務(wù)范圍 的一個(gè)代表。他們清醒地認(rèn)識(shí)到， 在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型期，高校檔案館還 會(huì)面臨各種各樣的利用新問題、新 需求。

檔案館只有堅(jiān)持“以人為 本”，不斷提高自身的服務(wù)能力，才 能真正體現(xiàn)檔案館的存在價(jià)值。 保持基礎(chǔ)工作與服務(wù)工作的 有機(jī)平衡需要辯證地對(duì)待。高校檔 案館做好基礎(chǔ)工作始終是第一位 的，但在當(dāng)前，應(yīng)大力提倡高校檔 案館增進(jìn)服務(wù)意識(shí)、提高服務(wù)能力 和水平。只有這樣，才能促使高校 檔案館把服務(wù)x,l象從本校師生向 外界擴(kuò)展，在更大的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)高 校檔案信息資源的共享，最終提升 高校檔案館的社會(huì)價(jià)值和意義。

四、積極而穩(wěn)步地推進(jìn)信息化 建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā) 展，人類社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代。社 會(huì)信息化建設(shè)的浪潮也波及檔案 領(lǐng)域，當(dāng)前各檔案部門都把信息化 建設(shè)作為一項(xiàng)重要任務(wù)來抓，高校檔案館也不例#1-。毫不夸張地說， 信息化建設(shè)的成效直接影響到高 校檔案館的發(fā)展前途。筆者調(diào)研后 認(rèn)為，目前高校檔案館的信息化建 設(shè)應(yīng)樹立“穩(wěn)扎穩(wěn)打、逐步提高” 的指導(dǎo)思想，不宜貪圖一蹴而就， 避免盲目跟風(fēng)。

之所以提倡高校檔案館穩(wěn)步 開展信息化建設(shè)，主要是考慮到高 校檔案館的現(xiàn)實(shí)情況。目前，我國 的教育經(jīng)費(fèi)并不充裕，高校檔案館 又是高校的輔助機(jī)構(gòu)，很難獲得充 足的資金保障。而信息化建設(shè)是需 要很大投入的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，沒有 足夠的資金投入，信息化建設(shè)是難 以開展的。此外，信息化建設(shè)還需 要一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，特別是 需要具備較為雄厚的技術(shù)實(shí)力。而 高校檔案館人員的知識(shí)層次參差 不齊，技術(shù)力量相x,l是比較薄弱 的。以外包或外聯(lián)的形式來開展信 息化建設(shè)在檔案部門較為普遍，高 校檔案館也多是如此。在這種情況 下，高校檔案館不應(yīng)該、也不可能 要求信息化建設(shè)急于求成。

清華大學(xué)檔案館在信息化建 設(shè)方面的做法很有特點(diǎn)，可以概括 為“穩(wěn)中求升、以練代訓(xùn)”。一方 面，他們確立了穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步提 高的指導(dǎo)思想。在他們看來，信息 化建設(shè)的內(nèi)容并非簡單地表現(xiàn)為 購置現(xiàn)代化設(shè)備或建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境， 相反，信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的系 統(tǒng)工程，涉及到很多方面，需要通 盤考慮。

清華大學(xué)檔案館立足現(xiàn)有 條件，先后開發(fā)了圖文光盤檔案管 理系統(tǒng)、多媒體檔案管理系統(tǒng)、多 媒體辦公管理信息系統(tǒng)、人事檔案 管理系統(tǒng)；1996年建成檔案館計(jì)算 機(jī)局域網(wǎng)，并與校園網(wǎng)連通；2000 年建成大型工程圖紙掃描輸出系 統(tǒng)；2001年與研究生院、圖書館聯(lián) 合，開始在全校實(shí)行研究生論文電 子版網(wǎng)上傳遞和光盤存儲(chǔ)。

另一方 面，他們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)中以練代 訓(xùn)，培養(yǎng)人才。面x,-t許多高校檔案 館的信息化建設(shè)囿于技術(shù)實(shí)力的 不足只能走聯(lián)合開發(fā)或外包道路的現(xiàn)實(shí)，清華大學(xué)檔案館成立了技 術(shù)部，作為承擔(dān)信息化建設(shè)的“主 力軍”，并注重在實(shí)際工作中鍛煉 和培養(yǎng)本館職工的現(xiàn)代化管理水 平和能力，使他們逐步掌握開發(fā)現(xiàn) 代化檔案管理系統(tǒng)的知識(shí)，這是一 種自力更生、以練代訓(xùn)的人才培養(yǎng) 模式。事實(shí)證明，這種人才培養(yǎng)模 式產(chǎn)生了良好的效果。清華大學(xué)檔 案館依托技術(shù)部的力量，先后開發(fā) 了我國第一個(gè)基于WINDOWS平 臺(tái)的圖文光盤檔案管理系統(tǒng)和多 媒體檔案管理系統(tǒng)。特別是獨(dú)立開 發(fā)完成的多媒體檔案及辦公管理 信息系統(tǒng)

清華大學(xué)檔案館在信息化建 設(shè)方面的具體做法未必通用，各高 校檔案館需要結(jié)合本館實(shí)際，因地 制宜。但是，清華大學(xué)檔案館在此 方面的成功經(jīng)驗(yàn)值得借鑒，特別是 在當(dāng)前，高校檔案館不宜盲目追求 時(shí)髦效應(yīng)，而應(yīng)以踏實(shí)、穩(wěn)健的步 伐迎來信息化建設(shè)的光明前景。