可能大家聽到檔案數(shù)字化機構(gòu)這個詞，都會有些疑惑：檔案數(shù)字化是什么，這個機構(gòu)是干什么的？在日常工作中，檔案數(shù)字化是當(dāng)前信息化高度發(fā)展態(tài)勢下，對檔案管理工作的一項基礎(chǔ)且重要的環(huán)節(jié)。那么檔案數(shù)字化機構(gòu)在其中又能做什么呢？

　　一、檔案整理工作：對于有大量人事檔案、文書檔案、財務(wù)檔案等的單位或企業(yè)來說，材料可能分布在單位各個不同部門，導(dǎo)致在進行材料整理歸納時耗費大量時間，且由于人手不夠充分、日常工作繁雜等原因，使大量材料堆積不能及時歸檔。而檔案數(shù)字化機構(gòu)的專業(yè)檔案服務(wù)人員可以為單位、企業(yè)提供檔案整理服務(wù)，滿足工作需求。

　　二、檔案數(shù)字化工作：應(yīng)國家政策要求，現(xiàn)在越來越多的單位、企業(yè)也在開展日常信息化工作的部署，那么檔案材料的電子化、數(shù)字化是開展工作的重要基礎(chǔ)，而對單位或公司來說，每年的工作進程都會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件、書面材料，這項工序就需要專項工作人員，而檔案數(shù)字化機構(gòu)，有完善的工作流程、軟硬件設(shè)施齊全，能高效完成檔案數(shù)字化的工作。

　　三、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　四、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標(biāo)準的材料進行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　五、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　六、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　七、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　八、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　九、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復(fù)核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　看完全文，相信大家對檔案數(shù)字化的過程也有所了解了，如果有對檔案材料信息化、數(shù)字化的相關(guān)疑問和工作需求，歡迎致電中博奧技術(shù)有限公司！

　　六安檔案整理數(shù)字化如何提高管理能力

　　單位內(nèi)部的管理能力不僅體現(xiàn)在人事、項目、規(guī)章制度等，檔案數(shù)字化也是重要的組成部分。很長一段時間內(nèi)，大家對于檔案的認識只停留在個人人事檔案，而隨著近年來政策法規(guī)的完善、越來越多單位的重視，其他各類檔案的管理和數(shù)字化也逐漸提上了日程。那通過哪些方法，能夠提高檔案數(shù)字化管理能力呢？

　　一、提升檔案管理、利用的規(guī)范性。檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，就是針對檔案實物的管理，所以制定好日常檔案管理、利用的流程和制度，有助于提升檔案數(shù)字化管理能力。在檔案管理上，需要配備專人專崗、能夠保證檔案安全性保密性的庫房場地；在檔案利用上，制定嚴格的流程和制度，在確保規(guī)范的同時，保障檔案內(nèi)容不被泄露、不產(chǎn)生損壞。

　　二、進行檔案整理。檔案如果不進行整理，那開展檔案數(shù)字化管理將無法提升檔案整體的管理能力。檔案在整理時不僅要考慮相關(guān)條例規(guī)章，進行準確的鑒別和分類、編目，還要結(jié)合單位的實際情況開展工作，便于后期的檔案再利用及存放要求。

　　三、采用專業(yè)的軟硬件設(shè)施。在掃描時，利用專業(yè)的掃描儀、掃描軟件；在保管時，利用檔案信息管理軟件、硬盤U盤等存儲介質(zhì)，切實保障檔案數(shù)字化管理的規(guī)范性和安全性。

　　四、“存”不費時

　　各類重要資質(zhì)證書、合同、產(chǎn)品技術(shù)文件、人員信息都是組織重要的檔案材料，如果全靠人工一一收集整理和維護，不僅耗費精力、人力成本高，會不會遺漏還不能確定。

　　通過檔案管理平臺，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案兼容管理模式，支持自動采集、手工錄入、數(shù)據(jù)導(dǎo)入等采集方式，自動分類、排序和編碼，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時歸檔，讓管理人員在OA系統(tǒng)就能高效管理檔案。

　　五、“借”不求人

　　在檔案紙質(zhì)化管理時代，借閱難倒了不少企業(yè)，一是檔案太多查找困難，借出去的檔案難以追溯；二是依靠人工對借閱進行管理，耗時長、易出錯、風(fēng)險高。

　　利用電子化借閱管理，線上查閱、借閱全過程信息化操作，借閱過程更加規(guī)范，系統(tǒng)留痕可追溯，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)性、規(guī)范化使用。

　　六、“還”不超期

　　紙質(zhì)檔案如未歸還或追回不及時，常常會出現(xiàn)耽誤使用、重要檔案丟失等現(xiàn)象，為企業(yè)經(jīng)營帶來風(fēng)險。

　　通過電子化檔案管理，檔案借出實時跟蹤，到期自動提醒，實現(xiàn)在線催還和監(jiān)督，代替低效人工操作，促進檔案催還高效化。

　　七、“查”不用等

　　傳統(tǒng)檔案管理大量數(shù)據(jù)依賴手工操作，工作量大、效率低、出錯率高、利用率低，只有少量簡單的報表，不能進行全方位查詢及統(tǒng)計分析，難以為管理人員提供全面的決策依據(jù)。

　　六安檔案整理數(shù)字化方案

　　對于每個公司的人事部門來說都會涉及到檔案問題，目前國家大力倡導(dǎo)檔案數(shù)字化，方便信息化建設(shè)，所以對于公司來說就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對于從事檔案工作的人來說，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，今天我們就一起來了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長時間來完成此項工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進行數(shù)字化，時間上有一個月的時間給我們。首先我們確定了這兩點信息，接下來我們還需要知道的是我們準備投入多少的人和物以及效率問題，這樣能夠細化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時間來進行復(fù)核檢查，這是因為每個人做事的細節(jié)多多少少都會存在差異，即使我們事前進行過統(tǒng)一的培訓(xùn)也會存在，不可避免。同時復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問題解決問題的最好途徑，復(fù)核可以通過人工和系統(tǒng)來進行，避免出錯。

　　當(dāng)然，如果您的公司因為配備專業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無法抽調(diào)足夠的人手來進行檔案數(shù)字化，那也可以將此項工作外包給專業(yè)的檔案公司來處理，讓專業(yè)人來處理專業(yè)事。

　　檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個單位的具體情況來具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧，有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限，有的單位卻沒有，那么解決方案也就不同，有人事保管權(quán)限的，我們可以提供上門服務(wù)，在單位全程保密的環(huán)境下來開展檔案數(shù)字化工作。

　　如果是沒有人事保管權(quán)限的單位，作為有人事檔案保管權(quán)限的我們，就可以通過集中開函將單位員工檔案從全國各地調(diào)入我中心，檔案到檔后，由我中心進行集中管理并同時開展檔案數(shù)字化工作。

　　總而言之，我們提供的一站式檔案數(shù)字化方案是在絕對保密，絕對安全的前提下開展工作。有檔案數(shù)字化方案相關(guān)的建議也歡迎網(wǎng)友們和我們留言互動。

　　六安檔案整理數(shù)字化服務(wù)的意義

　　在快速發(fā)展的新時代背景下，檔案數(shù)字化是檔案工作中相當(dāng)重要的一部分，也是推動檔案發(fā)展的一種方式。之前我們有了解過檔案數(shù)字化的流程步驟以及存儲要求等，今天我們就來了解一下搭建檔案數(shù)字化平臺有哪些意義吧！

　　對于一個從事檔案數(shù)字化的工作者來說，數(shù)字化的過程不僅僅是對紙質(zhì)的檔案材料進行掃描從而形成電子文件，還是一次對檔案材料的查漏補缺、歸納整理的機會。而一個搭建好的檔案數(shù)字化平臺，則可以分享一些關(guān)于材料整理、圖片修正的心得體驗，對豐富的檔案資源進行合理的交流運用。

　　在另一方面，檔案數(shù)字化平臺的存在，不僅保障了日常工作中可以達到對人事檔案的便捷利用，還能夠防范一些安全問題。

　　目前來說，檔案數(shù)字化是一個很大的工程，而在對檔案進行數(shù)字化的過程中，我們就可以以檔案數(shù)字化平臺為基礎(chǔ)，衍生發(fā)展出更多利好于檔案工作的工具、規(guī)劃，從而形成更加規(guī)范化、更具有系統(tǒng)性的數(shù)字化服務(wù)，推動新型檔案工作向前發(fā)展。

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。