紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作，需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準(zhǔn)備

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時要對檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，保證檔案接收過程中數(shù)量無誤，同時也要與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻，準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無誤填寫，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準(zhǔn)備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準(zhǔn)備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃，制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進(jìn)行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對接檢查：目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲：存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進(jìn)行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　廣西檔案掃描公司怎樣選擇

　　選擇一家合適的檔案掃描公司對于確保高質(zhì)量的掃描服務(wù)和數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。以下是一些選擇檔案掃描公司時需要考慮的關(guān)鍵因素：

　　1.專業(yè)經(jīng)驗和資質(zhì)

　　選擇具有豐富經(jīng)驗和專業(yè)資質(zhì)的檔案掃描公司。查看其公司歷史、行業(yè)經(jīng)驗以及員工培訓(xùn)情況。

　　了解公司是否熟悉各種檔案類型和掃描技術(shù)，以及是否具備處理敏感信息的能力。

　　2.技術(shù)設(shè)備和能力

　　確保檔案掃描公司擁有先進(jìn)的掃描設(shè)備和技術(shù)，以保證高質(zhì)量的圖像和數(shù)據(jù)提取。

　　詢問公司是否能夠處理大批量掃描、彩色圖像、多頁文件等特殊需求。

　　3.數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)

　　選擇重視數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的檔案掃描公司。了解其安全措施，如訪問控制、數(shù)據(jù)加密、員工背景審查等。

　　確保公司遵守相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)客戶的檔案信息不被泄露。

　　4.服務(wù)質(zhì)量和客戶支持

　　評估檔案掃描公司的服務(wù)質(zhì)量和客戶支持水平。了解其交付時間、準(zhǔn)確性和可靠性。

　　查看公司的客戶評價和參考案例，與現(xiàn)有客戶溝通以獲取他們的滿意度反饋。

　　5.報價和費用結(jié)構(gòu)

　　比較不同檔案掃描公司的報價，并確保理解其費用結(jié)構(gòu)。不僅要考慮掃描服務(wù)的價格，還要了解可能的額外費用，如預(yù)處理、索引編制等。

　　選擇符合預(yù)算并提供透明費用結(jié)構(gòu)的公司。

　　6.適應(yīng)性和靈活性

　　考慮檔案掃描公司是否能夠適應(yīng)不同的項目需求和變化。他們是否能夠提供定制化的解決方案，以及是否愿意與客戶合作以滿足特定要求。

　　7.參考和推薦

　　向同事、行業(yè)協(xié)會或其他相關(guān)機構(gòu)咨詢檔案掃描公司的推薦和意見。

　　參考其他客戶的經(jīng)驗和評價，了解公司的口碑和信譽。

　　總之，選擇檔案掃描公司時，需要綜合考慮專業(yè)經(jīng)驗、技術(shù)設(shè)備、數(shù)據(jù)安全、服務(wù)質(zhì)量、報價等因素。通過仔細(xì)評估和比較不同的公司，選擇一家符合要求的檔案掃描合作伙伴，以確保高質(zhì)量的服務(wù)和數(shù)據(jù)安全。

　　廣西檔案掃描的圖像處理

　　檔案是記錄生產(chǎn)生活的原生信息資源，具有不可再生性，所以，在檔案數(shù)字化加工過程中，每個環(huán)節(jié)都格外重要。今天，我們就一起探討一下數(shù)字化加工的第一步——圖像處理。

　　圖像處理是檔案數(shù)字化加工中是非常重要的一個環(huán)節(jié)，它是對圖像的優(yōu)化，使得圖像能更加方便檔案管理人員查閱。

　　一、為什么需要圖像處理？

　　有的檔案因保存時間較長，紙底顏色已發(fā)黃，將檔案掃描照片局部放大后發(fā)現(xiàn)空白部分并非純色，而是含有黑、灰、紅、藍(lán)、黃、綠等多種顏色的組合，這些多余的顏色實際上是掃描過程中產(chǎn)生的噪聲。圖像放大后，整個數(shù)據(jù)曲線都呈現(xiàn)出深淺不一、粗細(xì)不均的色澤，同時也出現(xiàn)了少量的非藍(lán)色像素點。

　　二、如何解決這些問題的？

　　中著影像掃描加工管理系統(tǒng)，是一款自主研發(fā)集常規(guī)影像掃描、圖像處理和管理為一體的加工系統(tǒng)。系統(tǒng)可解決大部分圖像問題，使圖像內(nèi)容更清晰美觀，適用于機關(guān)企事業(yè)單位自行使用和檔案外包服務(wù)公司。多年項目實際使用經(jīng)驗，操作簡單方便，功能集成度高，有效提高工作效率。

　　掃描過程中產(chǎn)生的圖像噪聲，從圖像分析應(yīng)用的角度來說，這些無效信息應(yīng)該被剔除。而對圖像內(nèi)容進(jìn)行替換，實際上是對圖像中有效信息的強化，使存檔圖像變得更清晰易讀，因為圖像從24位彩色轉(zhuǎn)變?yōu)?位彩色，經(jīng)過優(yōu)化后，圖像的存儲空間也相應(yīng)地減小了，在提高圖片質(zhì)量的同時還大大節(jié)約了存儲空間。優(yōu)化后，數(shù)據(jù)記錄由不同顏色、不同線條變?yōu)榫鶆?、固定顏色，與背景色、表格色區(qū)別明顯，可以直接通過RGB值自動識別提取數(shù)據(jù)曲線。

　　三、圖像處理對檔案數(shù)字化加工的重要性

　　目前，掃描文件存在圖像歪斜、污損、褪色、模糊、字跡不清晰等問題，不符合文件歸檔和服務(wù)的要求，也不利于業(yè)務(wù)應(yīng)用。尤其是圖像的提取難度更大，數(shù)值提取的精度也難以保證。而檔案數(shù)字化加工是需要保證檔案的質(zhì)量，出現(xiàn)這些問題嚴(yán)重的影響了質(zhì)量，而使用圖像優(yōu)化就讓上述情況得到良好的解決。

　　廣西檔案掃描公司選擇掃描儀

　　檔案掃描，可以說是靠掃描儀吃飯的行業(yè)，掃描儀是否規(guī)范使用直接影響著掃描成果的質(zhì)量和項目進(jìn)程。在檔案數(shù)字化加工過程中，常用的掃描設(shè)備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對這些紛雜的掃描設(shè)備，實際工作中該如何正確選擇運用？

　　首先，我們要對檔案數(shù)字化中的檔案進(jìn)行統(tǒng)計、分類，然后根據(jù)檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質(zhì)量、大小、厚度等進(jìn)行判斷，最后決定選擇掃描儀的類型：

　　1.檔案紙張較差，較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀，又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達(dá)到掃描成像目的。普通企業(yè)日常辦公用得較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠掃描A4、A3等大小的紙張。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質(zhì)量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據(jù)，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?，掃描儀會自動一頁一頁地將紙張進(jìn)行掃描。相對來說，高速掃描儀，高速高效，掃描成果質(zhì)量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進(jìn)行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型工程圖紙進(jìn)行掃描，保持圖像的完整性。

　　5.如果檔案紙張粘有票據(jù)，或者存在特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀可以通過拍照的方式，對圖像畫面進(jìn)行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。

　　6.對于已經(jīng)裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀，也稱書刊掃描儀，通常指掃描元件與被掃描物品不直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，通過線性CCD掃描對圖像進(jìn)行采集。非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種裝訂成冊并且不方便拆訂的紙張而設(shè)計的一種特殊的掃描儀。

　　在檔案數(shù)字化的實際操作中，應(yīng)以文件內(nèi)容無損轉(zhuǎn)化為目標(biāo)，靈活選擇最適掃描儀，才能高效助力項目。