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昆明檔案數(shù)字化外包公司

時間:2023-12-21 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  近幾年火熱的5G時代,信息化愈發(fā)影響我們生活的方方面面,而在檔案的工作行業(yè),檔案數(shù)字化服務(wù)也是大勢所趨。今天中博奧就來聊聊開展檔案數(shù)字化的的好處。

昆明檔案數(shù)字化外包公司

  為什么要開展檔案數(shù)字化服務(wù),其實是因為檔案數(shù)字化有以下的幾個方面好處。

  第一個是提高檔案管理效率,檔案數(shù)字化可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他載體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息,數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)快速檢索、歸檔、統(tǒng)計和分析,大大提高了檔案管理的工作效率。

  第二個是節(jié)省存儲空間,數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有存儲空間小、易于維護(hù)的優(yōu)點(diǎn)。

  第三個是保護(hù)檔案原始信息,檔案數(shù)字化有助于保護(hù)檔案的原始信息,防止因時間推移、環(huán)境變化等原因?qū)е聶n案損壞。

  第四個是數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔,滿足用戶需要。比如人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象,檔案數(shù)字化是可以保護(hù)檔案原件的。

  以上就是為什么要開展檔案數(shù)字化服務(wù)的幾點(diǎn),更多檔案問題歡迎留言咨詢。

  昆明檔案數(shù)字化外包步驟

  檔案數(shù)字化掃描加工是一個多步驟的過程,是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子文件的過程,旨在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式。數(shù)字化檔案可以輕松地進(jìn)行共享和協(xié)作。通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部系統(tǒng),用戶可以遠(yuǎn)程訪問和共享數(shù)字化檔案,促進(jìn)了跨部門和跨地域的協(xié)作工作。多用戶同時訪問的功能還能提高工作效率和合作性,促進(jìn)信息共享和團(tuán)隊協(xié)作。檔案數(shù)字化加工流程有哪些呢?

  1.預(yù)處理:

  在進(jìn)行數(shù)字化掃描之前,需要對檔案進(jìn)行預(yù)處理。這包括清潔、整理和分類檔案文件。清潔過程涉及清除灰塵、污漬、膠帶等雜質(zhì),以確保掃描結(jié)果的質(zhì)量。整理和分類階段則是對檔案進(jìn)行排序和歸檔,以方便后續(xù)的掃描和管理工作。

  2.掃描:

  掃描是數(shù)字化轉(zhuǎn)換的核心步驟。使用高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁掃描。掃描儀具有高分辨率和自動進(jìn)紙功能,可以快速捕捉每一頁的圖像。此外,掃描設(shè)備還可以通過自動雙面掃描功能,同時掃描紙張的正反面,提高掃描效率。

  3.圖像處理:

  掃描完成后,需要對圖像進(jìn)行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉(zhuǎn)和增強(qiáng)等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導(dǎo)致的問題,確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分,使圖像更加整潔。旋轉(zhuǎn)功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強(qiáng)則是通過調(diào)整亮度、對比度和色彩來改善圖像質(zhì)量。

  4.光學(xué)字符識別(OCR):

  為了增強(qiáng)數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性,通常需要進(jìn)行光學(xué)字符識別(OCR)。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本,并將其轉(zhuǎn)換為可編輯文本格式。這樣,用戶可以方便地使用關(guān)鍵詞搜索檔案內(nèi)容,而不必逐頁查找。

  5.數(shù)據(jù)整理與分類:

  數(shù)字化后的檔案需要進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和分類,以方便管理和檢索。這包括添加元數(shù)據(jù)、建立索引和標(biāo)簽等操作。元數(shù)據(jù)是指關(guān)于檔案的描述信息,如標(biāo)題、日期、作者等。索引和標(biāo)簽可以根據(jù)檔案的內(nèi)容、主題或其他特征進(jìn)行分類,以便快速定位需要的檔案。

  6.存儲與備份:

  數(shù)字化的檔案通過中博奧檔案管理系統(tǒng)存儲在計算機(jī)、服務(wù)器或云存儲中。根據(jù)需求和安全要求,可以選擇合適的存儲方式。為了確保數(shù)據(jù)的安全性,還需要進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃,以防止意外數(shù)據(jù)丟失或損壞。

  7.審查與驗證:

  在完成數(shù)字化掃描加工后,需要進(jìn)行審查和驗證,確保掃描結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性。審查過程包括檢查掃描圖像、OCR識別和元數(shù)據(jù)等,以發(fā)現(xiàn)并糾正可能存在的錯誤或缺陷。

  檔案數(shù)字化掃描加工的流程就是利用中博奧檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)檔案高效、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式的過程,為檔案管理提供更好的支持和服務(wù)。使其具備高效、準(zhǔn)確、可搜索和可持久保存的特性,提高了檔案管理的效率和可靠性,推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

  昆明檔案數(shù)字化外包注意事項

  在檔案整理及數(shù)字化過程中,需要注意以下幾個方面,一起來看看!

  具備專業(yè)知識和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn):工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識,熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù),掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法;能夠遵循國家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件,確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

  檔案整理:在進(jìn)行數(shù)字化之前,要對檔案進(jìn)行整理,包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

  圖像處理、質(zhì)量控制:慎用裁切、橡皮擦等圖像工具,避免對原始檔案造成不必要的損害;需要對數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

  數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制:確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲,并進(jìn)行有效的管理和維護(hù);選擇合適且多樣化的存儲設(shè)備,如硬盤、光盤、云存儲等,以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性;在檔案數(shù)字化過程中,要加強(qiáng)對敏感和機(jī)密信息的保護(hù),設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制,確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

  建立索引:建立索引,便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

  外包服務(wù)管理:如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù),選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質(zhì),還需要按照上述注意事項進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督,確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

  通過以上注意事項,可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行,提高檔案管理效率,并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

  昆明檔案數(shù)字化外包公司的好處

  數(shù)字化外包是一種將紙質(zhì)檔案或其他物理形式的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式,并由外包公司進(jìn)行管理和維護(hù)的服務(wù)。對于昆明地區(qū)的檔案管理單位和企業(yè)來說,選擇檔案數(shù)字化外包公司有以下好處:

  1.提高檔案管理效率:他們具備專業(yè)的技術(shù)和設(shè)備,能夠高效地進(jìn)行掃描、索引和存儲檔案。相比于傳統(tǒng)的手工整理和查閱,數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)快速檢索和共享,大大提高了檔案管理的效率。

  2.節(jié)省空間和成本:紙質(zhì)檔案需要占用大量的存儲空間,并且容易受到濕熱、蟲害等因素的影響。通過數(shù)字化外包,可以將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件,節(jié)省了存儲空間,減少了后續(xù)的維護(hù)成本。

  3.提升檔案安全性:紙質(zhì)檔案存在著遺失、損毀和篡改的風(fēng)險。而數(shù)字化檔案采用了加密技術(shù)和權(quán)限管理系統(tǒng),可以有效地保護(hù)檔案的安全性和完整性,防止信息泄露和非法訪問。

  4.方便遠(yuǎn)程訪問和共享:數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問和共享,不再受限于地理位置和時間限制。用戶可以在任何時間、任何地點(diǎn)查閱需要的檔案信息,提高了工作的便捷性和效率。

  5.保護(hù)檔案的長期保存:紙質(zhì)檔案容易受到時間和環(huán)境的影響,長期保存存在一定的風(fēng)險。而數(shù)字化檔案可以進(jìn)行備份和災(zāi)難恢復(fù),確保檔案的長期保存和安全性。

  總之,選擇昆明檔案數(shù)字化外包公司可以提高檔案管理效率,節(jié)省空間和成本,提升檔案安全性,方便遠(yuǎn)程訪問和共享,以及保護(hù)檔案的長期保存。這些好處將有助于提升昆明地區(qū)檔案管理單位和企業(yè)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

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