紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。具體流程如下：

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)，更不能對(duì)檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對(duì)文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對(duì)比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對(duì)于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　（三）圖像處理

　　對(duì)圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對(duì)部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質(zhì)檢

　　主要對(duì)完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對(duì)頁面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　　西安檔案掃描好處

　　檔案掃描是一種將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件的過程，可以提供許多好處和優(yōu)勢。作為西安地區(qū)的檔案掃描服務(wù)提供商，西安檔案掃描公司在檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。以下是西安檔案掃描的好處，以展示其在檔案管理和利用方面的獨(dú)特價(jià)值。

　　1.節(jié)省空間和成本：紙質(zhì)檔案占據(jù)大量的空間，而檔案掃描可以將其轉(zhuǎn)化為電子文件，從而節(jié)省了寶貴的辦公空間。此外，電子文件的存儲(chǔ)和管理成本相對(duì)較低，無需額外的物理存儲(chǔ)設(shè)備和維護(hù)費(fèi)用。

　　2.提高檔案檢索效率：通過檔案掃描，西安檔案掃描公司可以將檔案信息以電子形式保存，并建立索引和元數(shù)據(jù)，使得檔案的檢索和查找更加快捷和精準(zhǔn)。員工可以通過關(guān)鍵詞搜索快速定位需要的檔案信息，提高工作效率。

　　3.保護(hù)和防損檔案：紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、火災(zāi)、蟲害等因素的破壞和損失。而檔案掃描可以將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，避免了這些風(fēng)險(xiǎn)，并通過備份和存儲(chǔ)措施確保檔案的安全性和完整性。

　　4.便于共享和協(xié)作：通過檔案掃描，電子文件可以方便地共享和協(xié)作。多個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)可以同時(shí)訪問和使用檔案信息，提高工作效率和溝通效果。此外，電子文件還可以進(jìn)行版本控制和權(quán)限管理，保證數(shù)據(jù)的安全和機(jī)密性。

　　綜上所述，西安檔案掃描通過節(jié)省空間和成本、提高檔案檢索效率、保護(hù)和防損檔案以及便于共享和協(xié)作等方面的優(yōu)勢，為西安地區(qū)的機(jī)構(gòu)和企業(yè)提供了高效、安全的檔案管理解決方案。隨著數(shù)字化時(shí)代的不斷發(fā)展，西安檔案掃描公司將繼續(xù)發(fā)揮其在檔案數(shù)字化領(lǐng)域的專業(yè)能力，為客戶提供更好的服務(wù)和支持。