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長(zhǎng)沙基建檔案整理外包公司

時(shí)間:2023-12-26 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  作為一名資深的檔案工作者,我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受,每次和其他企業(yè)在檔案工作對(duì)接時(shí),也發(fā)現(xiàn)了很多問題。這期我們就來(lái)看一下,檔案整理外包的優(yōu)勢(shì)有哪些?

長(zhǎng)沙基建檔案整理外包公司

  首先就是檔案整理外包機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強(qiáng)。就人事檔案整理工作來(lái)說(shuō),我們常說(shuō)的“檔案十大類”分類看似簡(jiǎn)單,但是如果沒有多年的工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)踐,僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn),是無(wú)法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會(huì)有所不同,特別是有提拔或年代久遠(yuǎn)的干部檔案,不僅材料內(nèi)容復(fù)雜,很多紙質(zhì)材料在分類上會(huì)存在一定的爭(zhēng)議,一不小心就會(huì)放錯(cuò)類別。

  其次,人事檔案整理工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程,不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng),同時(shí)需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點(diǎn)、核查,到十大類的分類,最后編目裝訂上架,每一步都是相互承接,特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié),錯(cuò)一步就可能重新開始前面的工序。

  所以在選擇檔案整理外包公司時(shí),不僅要看對(duì)方的資質(zhì)是否齊全,同時(shí)需要從業(yè)人員有極強(qiáng)的專業(yè)度,對(duì)人事檔案整理工作政策有熟練的解讀,為企業(yè)提供有力的理論支撐。

  基建檔案整理流程

  基建檔案是指基建項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項(xiàng)目的歷史和現(xiàn)狀,還反映了該項(xiàng)目的整體規(guī)劃和未來(lái)發(fā)展,對(duì)于后續(xù)的維護(hù)和管理具有重要意義。

  一、基建檔案的分類和組成

  工程準(zhǔn)備階段文件:包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、選址報(bào)告、用地申請(qǐng)文件等。

  施工文件:包括施工圖紙、施工計(jì)劃、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

  竣工文件:包括竣工圖紙、竣工報(bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。

  其他文件:包括合同、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)文件、人員管理文件等。

  二、基建檔案的整理和管理

  建立檔案管理機(jī)構(gòu):建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

  收集文件材料:基建檔案整理的第一步是收集與基建項(xiàng)目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括工程計(jì)劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等等。確保這些文件齊全、完整,以便后續(xù)的整理工作。

  分類和歸檔:將收集到的文件材料按照基建項(xiàng)目的不同階段或主題進(jìn)行分類。例如,可以分為項(xiàng)目前期文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。分類后,將每一類別的文件進(jìn)行歸檔,建立基建檔案的框架體系。

  文件編號(hào)和標(biāo)識(shí):為每個(gè)文件分配一個(gè)唯一的編號(hào),以便快速識(shí)別和檢索。編號(hào)可以包括項(xiàng)目名稱、階段、序號(hào)等信息。同時(shí),為每個(gè)文件添加必要的標(biāo)題和描述,以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

  整理文件順序:按照基建項(xiàng)目的進(jìn)展順序或邏輯關(guān)系,對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行排序。確保文件的順序合理、清晰,以便后續(xù)的查閱和使用。

  編寫檔案目錄:為每個(gè)歸檔的文件編制目錄,包括文件名稱、編號(hào)、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

  備份和電子化:對(duì)基建檔案進(jìn)行備份,以防文件丟失或損壞。同時(shí),考慮將檔案進(jìn)行電子化處理,方便遠(yuǎn)程查閱和共享。

  定期檢查和更新:定期對(duì)基建檔案進(jìn)行檢查,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯(cuò)誤,及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。

  維護(hù)和使用:維護(hù)基建檔案的安全和保密性,確保只有授權(quán)人員可以訪問。同時(shí),建立合理的使用制度,規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

  定期整理和清理:定期對(duì)基建檔案進(jìn)行整理和清理,去除過期或不再需要的文件,以節(jié)省存儲(chǔ)空間和提高查閱效率。

  培訓(xùn)和教育:對(duì)參與基建檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育,提高他們的檔案管理意識(shí)和技能水平。同時(shí),加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)基建檔案重要性的認(rèn)識(shí),提高檔案管理的整體水平。

       基建檔案的意義和作用

  記錄歷史:基建檔案是對(duì)基建項(xiàng)目整個(gè)生命周期的記錄,包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等各個(gè)階段。這些檔案文件可以作為歷史資料,為今后的維護(hù)和管理提供參考。

  決策依據(jù):基建檔案可以作為決策的依據(jù),為項(xiàng)目改造、擴(kuò)建等提供詳細(xì)的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)支持。同時(shí),這些檔案也可以為類似項(xiàng)目的規(guī)劃和設(shè)計(jì)提供參考。

  維護(hù)和管理:基建檔案可以為項(xiàng)目的維護(hù)和管理提供依據(jù)和支持。在項(xiàng)目運(yùn)行過程中,一旦出現(xiàn)故障或問題,可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應(yīng)措施。

  法律憑證:基建檔案還可以作為法律憑證,為項(xiàng)目糾紛和處理提供證據(jù)和支持。例如,在涉及到土地糾紛、工程質(zhì)量等問題時(shí),基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

  長(zhǎng)沙基建檔案整理規(guī)范

  范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù),確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則、方法和要求,本標(biāo)準(zhǔn)適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。

  1.收集

  1.1項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。

  1.2建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)附錄B的表B.1,結(jié)合項(xiàng)日建設(shè)內(nèi)容行業(yè)特點(diǎn)管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。

  1.3項(xiàng)目文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集,并實(shí)行預(yù)立卷制度

  2整理

  2.1項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

  2.2項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué),組卷合理,便于保管和利用。

  2.3項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定,確定其是否歸檔。

  2.4項(xiàng)目文件應(yīng)按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。

  2.5項(xiàng)目文件組卷。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷,其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷,勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)浩)的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷:科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目(課題)組卷:生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

  卷內(nèi)文件一般印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復(fù)文在前,來(lái)文在后;文字在前,圖樣在后。

  2.6項(xiàng)目案卷排列。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收排列;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收排列;設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項(xiàng)目文件按開題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按主題、事由排列。

  2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷,應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件連續(xù)編頁(yè)號(hào)。

  2.8紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T50的規(guī)定。

  2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T15的規(guī)定。(由于標(biāo)準(zhǔn)范文多,這里就不詳細(xì)解說(shuō)了,大家可自行到網(wǎng)絡(luò)中參考?。?/p>

  2.10實(shí)物檔案依據(jù)分類方案按件進(jìn)行整理。芯樣的整理應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

  3歸檔

  3.1項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔。前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔;管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔:施工文件應(yīng)在項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔,建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開發(fā)文件應(yīng)在系統(tǒng)驗(yàn)收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應(yīng)在監(jiān)理(監(jiān)造)的項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔;科研項(xiàng)目文件應(yīng)在結(jié)題驗(yàn)收后歸檔;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件應(yīng)在試運(yùn)行結(jié)束時(shí)歸檔;竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過后歸檔。

  3.2施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后(實(shí)行總承包的項(xiàng)目,分包單位應(yīng)先提交總承包單位進(jìn)行審查),依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查:監(jiān)理文件和第三方檢測(cè)文件組卷完畢并自查后,依次由建設(shè)單位工程管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。

  3.3建設(shè)單位各部門形成的文件組卷完畢,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查合格后,提交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

  3.4歸檔單位(部門)應(yīng)按建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要求,編制交接清(含交接手續(xù)檔案數(shù)量、案卷目錄),雙方清點(diǎn)無(wú)誤后交接歸檔。

  建設(shè)工程文件歸檔的基本規(guī)定

  1.工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成,不得事后補(bǔ)編。

  2.(1)每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。

  (2)當(dāng)電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的,可不移交相應(yīng)紙質(zhì)檔案。

  3.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立卷后向建設(shè)單位移交。

  4.(1)建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的,總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交;

  (2)各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位

 ?。?)建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的,各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。

  5.建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收應(yīng)納入建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

  6.工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)

標(biāo)簽

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