檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來(lái)越高了，無(wú)論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過(guò)檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進(jìn)行系統(tǒng)化的整理是無(wú)法有效地進(jìn)行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來(lái)談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對(duì)應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個(gè)大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計(jì)類；黨團(tuán)類；獎(jiǎng)勵(lì)類；處罰類；工資、任免、出國(guó)、會(huì)議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問(wèn)題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實(shí)是一項(xiàng)比較困難的事情，如果單位沒(méi)有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺(tái)了。

　　具體來(lái)說(shuō)，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補(bǔ)充的材料，待材料收齊之后進(jìn)行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個(gè)流程還可以細(xì)分為不同的步驟。好了，今天的內(nèi)容就為您分享到這里，作為武漢本土專業(yè)化的檔案整理服務(wù)平臺(tái)，更多關(guān)于檔案整理外包的服務(wù)還可以咨詢我們的在線客服人員，一定能夠?yàn)槟艖n解難。

　　重慶基建檔案整理外包公司的基建檔案整理與編目

　　基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；

　　二是國(guó)防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫形成說(shuō)明書的工作。

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　　基建檔案主要按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目分類。按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，就是將一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，再按專業(yè)或其他特征劃分不同層次的類目，反映出工程項(xiàng)目的全貌，便于不同項(xiàng)目基建工程檔案的提供利用。

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　　基建工程項(xiàng)目檔案保管單位的組織，應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個(gè)數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。

　　（3）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價(jià)值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價(jià)值和密級(jí)程度，適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，不必硬性分開(kāi)。而在保管和提供利用時(shí)，以價(jià)值低的服從價(jià)值高的、密級(jí)低的服從密級(jí)高的原則來(lái)處理。

　?。?）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊(cè)、袋、盒四種。一般來(lái)說(shuō)，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以冊(cè)、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

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　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項(xiàng)目自然形成過(guò)程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項(xiàng)目建議書及批復(fù)→可行性研究報(bào)告→項(xiàng)目評(píng)估→環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告→設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書。

　　（2）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列：如果文字材料是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目作基本的全面說(shuō)明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或一般說(shuō)明，圖樣材料應(yīng)排在前面，文字材料排在后面。

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　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見(jiàn)“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　?。?）編頁(yè)號(hào)：基建檔案在形成時(shí)，已經(jīng)標(biāo)有順序號(hào)，可以不另外編號(hào)，比如成套的基建圖樣材料、單份獨(dú)立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，才需要統(tǒng)一編制頁(yè)號(hào)。

　?。?）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對(duì)卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時(shí)就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。

　　（3）編制備考表：備考表是用來(lái)記載和說(shuō)明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過(guò)程的一種工具。

　　（4）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號(hào)的編制。

　　基建檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：類別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　　重慶基建檔案整理外包公司鐵路基金檔案整理流程

　　檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像、電子文件等形式的歷史記錄。(這句話揭示了檔案的原始性、真實(shí)性的本質(zhì)屬性)

　　一、檔案的分類：

　　按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域分：文書檔案、科技檔案及各種專門檔案（如會(huì)計(jì)檔案、干部檔案、訴訟檔案等等）

　　按檔案的制成材料分：紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案

　　按信息表達(dá)方式分：文字檔案、音像檔案

　　按記錄方式分：普通檔案、電子檔案

　　按立檔案單位性質(zhì)分：黨政機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、軍隊(duì)檔案、農(nóng)村檔案

　　按時(shí)期分：建國(guó)前檔案、建國(guó)后檔案

　　目前，被人們普遍認(rèn)可的現(xiàn)實(shí)種類有文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案。

　　專業(yè)檔案具體分類很多，比如：會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、社保檔案、公積金檔案、審計(jì)檔案、婚姻檔案、環(huán)評(píng)保護(hù)檔案、國(guó)土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、移民檔案、病歷檔案、醫(yī)保檔案、許可檔案、執(zhí)法檔案、學(xué)籍檔案等

　　科技檔案具體分為基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案

　　二、基建檔案

　　(一)、基建檔案概念

　　基建檔案：全稱是“基本建設(shè)檔案”指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、使用、維修活動(dòng)中直接形成并整理歸檔的科學(xué)技術(shù)文件材料。

　　(二)、基建檔案歸檔范圍

　　基建項(xiàng)目類：每一個(gè)單項(xiàng)基建工程基本上都可以分成前期準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工(監(jiān)理)、竣工驗(yàn)收和使用維護(hù)五個(gè)階段形成的文件材料。其歸檔范圍是：

　　1、前期準(zhǔn)備階段：

　　包括每一個(gè)工程項(xiàng)目建議書、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、選址、投資計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的基建計(jì)劃、追加投資的請(qǐng)示、批復(fù)、征地、報(bào)建、工程合同、協(xié)議等

　　2、設(shè)計(jì)階段文件

　　包括工程勘察報(bào)告、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、初步設(shè)計(jì)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。

　　3、施工(監(jiān)理)階段文件

　　包括施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等。同時(shí)包括監(jiān)理工作專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及監(jiān)理工作中形成的文件材料等。

　　4、竣工驗(yàn)收階段文件

　　包括竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說(shuō)明書、工程決算、總結(jié)等

　　5、使用維護(hù)階段文件

　　包括在使用、維修、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。

　　基建檔案整理的難點(diǎn)

　　基建檔案涉及眾多領(lǐng)域和專業(yè)，包括建筑設(shè)計(jì)、工程施工、設(shè)備安裝等。不同領(lǐng)域和專業(yè)的文件資料格式、內(nèi)容和要求各不相同，這給整理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

　　一、文件資料的多樣性

　　基建檔案包括各種類型的文件資料，如合同、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。這些文件資料的來(lái)源廣泛，形式多樣，包括紙質(zhì)、電子、影像等，需要進(jìn)行分類、編目和歸檔，以確保其完整性和準(zhǔn)確性。

　　二、時(shí)間跨度長(zhǎng)

　　基建項(xiàng)目通常具有較長(zhǎng)的建設(shè)周期，從項(xiàng)目規(guī)劃到竣工驗(yàn)收可能長(zhǎng)達(dá)數(shù)年甚至十年以上。在這期間，文件資料不斷產(chǎn)生和變更，需要及時(shí)進(jìn)行跟蹤和整理，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。

　　三、涉及多個(gè)部門和單位

　　基建項(xiàng)目涉及多個(gè)部門和單位，如建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。這些部門和單位之間的文件資料交流頻繁，需要進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)和管理，以確保檔案的一致性和準(zhǔn)確性。

　　四、人員流動(dòng)和變更

　　基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，人員流動(dòng)和變更較為常見(jiàn)。這可能導(dǎo)致文件資料的遺失或交接不順暢，給檔案整理工作帶來(lái)困難。因此，需要建立健全的檔案管理制度，明確責(zé)任和流程，確保檔案的安全性和完整性。

　　五、信息技術(shù)應(yīng)用的挑戰(zhàn)

　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基建檔案也逐漸實(shí)現(xiàn)了電子化管理。然而，在電子檔案的整理過(guò)程中，面臨著數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)容量、系統(tǒng)兼容性等方面的挑戰(zhàn)，需要不斷提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。

　　總之，基建檔案整理工作是基建項(xiàng)目管理的重要組成部分，但由于基建檔案的復(fù)雜性、多樣性、時(shí)間跨度長(zhǎng)、涉及多個(gè)部門和單位以及人員流動(dòng)等因素，給整理工作帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)。為了確?；n案的完整性、準(zhǔn)確性和可用性，需要建立健全的檔案管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)協(xié)作，不斷提升信息技術(shù)應(yīng)用水平。