檔案管理工作的三大工作類型，檔案整理工作排在了中間，要知道，按現在的說法，中間的可是“C”位，也就是突出的那個，后續(xù)我會將他為什么那么突出？慢慢看。

　?。ㄒ唬n案整理可以保持檔案之間的聯系，實現檔案價值

　　不管是現在，還是將來，保存檔案的目的始終都是以及時地、系統地為社會各項事業(yè)提供有價值的信息，大到國家，小到企業(yè)，都離不開堅實的數據累計。

　　所以為了達到這一目的，提供的檔案就需要經過科學的整理，以此來明顯地反映出檔案的歷史特點以及價值，如果失去了科學的整理，那么下一步的研究也會充滿困難。

　　檔案整理工作的基本目的，也是把檔案變成體系，使其固定下來，為檔案的利用工作提供方便的條件。

　　（二）檔案整理工作是紐帶

　　檔案整理工作，不僅是為檔案的利用帶來方便的條件，而且也為整個檔案工作奠定了良好的基礎。在整個檔案管理的工作流程中，收集是起點，利用是目的，而“檔案整理”是其中承上啟下的重要紐帶。

　　所以才說，檔案整理工作是突出的那一份工作，它還可以促進檔案收集工作，讓收集工作的質量進一步提升。

　　（三）檔案整理是實現現代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、現代化、智能化，而對于檔案工作來說，實現檔案管理工作的現代化就需要使用“檔案管理系統”，在使用這些系統之前，還需要對檔案進行數字化、信息化等等的操作。

　　而這一切一切的前提，就是需要檔案有一定的有機聯系，具有有序、集中等特性。這些特性也是檔案整理工作賦予的。所以檔案管理的現代化，需要以檔案整理為基礎。

　　剛剛說到了“檔案管理系統”，這也是我想分享的現時代下，檔案管理的新型方法，作為一款可以使檔案管理工作過程信息化的工具，它在實現檔案現代化管理中，起到不可忽視的作用。

　　如何整理和保管照片檔案？

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產品類型來分類。對于底片數量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限——問題——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容和表現形式，劃分為記錄性照片和藝術性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目?；灸夸浀臈l目應按照片號排序，見下表。

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務是集中統一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設照片檔案專門庫房的單位，應建設符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內晝夜

　　溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不應大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀；缺點是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統一管理。

　　（4）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標準，從封面到內芯，使用質量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對于大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時，在照片檔案卷內目錄的備注欄內注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放和保管。

　　檔案整理的成本

　　檔案整理的成本主要包括以下幾個方面：

　　一、人力成本

　　1.檔案整理需要專門的人員進行分類、編目、索引等工作，這些工作需要耗費大量的時間和精力。

　　2.如果檔案數量較大，可能需要雇傭多名工作人員，這將增加人力成本。

　　二、設備成本

　　1.為了提高檔案整理的效率和準確性，可能需要購買一些專門的設備，例如檔案柜、掃描儀、打印機等。

　　2.這些設備的購買和維護都需要一定的成本。

　　三、時間成本

　　1.檔案整理是一個耗時的過程，需要投入大量的時間和精力。

　　2.如果時間緊迫，可能需要加班或者增加工作人員，這將增加時間成本。

　　四、管理成本

　　1.為了確保檔案整理的質量和安全性，需要建立相應的管理制度和流程。

　　2.這包括對工作人員的培訓、監(jiān)督和考核，以及對設備和檔案的管理和維護。

　　五、風險成本

　　1.在檔案整理過程中，可能會出現檔案丟失、損壞或者泄露等風險。

　　2.為了降低這些風險，需要采取相應的安全措施，例如備份檔案、限制訪問權限等，這也將增加成本。

　　總之，檔案整理的成本包括人力成本、設備成本、時間成本、管理成本和風險成本等方面。為了降低成本，可以采取一些措施，例如優(yōu)化工作流程、提高工作效率、減少錯誤率等。同時，也需要注意檔案整理的質量和安全性，確保檔案的完整性和可用性。

　　檔案整理外包服務應該選擇怎樣的供應商？

　　檔案整理工作作為檔案工作的重要組成部分，在檔案建設的實施過程中發(fā)揮了重要的作用。而作為一名檔案管理員，獨立完成公司全部的檔案整理工作，是一項工作量巨大的任務。因此，絕大部分公司會選擇檔案整理外包服務，下面我們就來具體了解一下應該如何選擇合適的服務供應商。

　　一家優(yōu)秀的檔案整理外包服務供應商，最重要的是要擁有完善的資質證書。在檔案整理工作上應該擁有成熟的工作體系、專業(yè)的團隊成員，完善的檔案整理規(guī)章制度。其次，要熟悉各個種類檔案的政策法律法規(guī)，擁有齊全的工作設備以便于工作的開展。

　　以上便是檔案整理外包服務供應商應該具備的條件，我們要先確定這些條件，再去根據自己的需求選擇一家適合自己公司的檔案整理外包服務供應商。