為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應(yīng)對(duì)檔案資料繁多、檔案保管場(chǎng)地不足、專崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進(jìn)行的培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠充分等等問題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務(wù)公司來協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當(dāng)下企業(yè)開展檔案管理工作的新趨勢(shì)之一。

　　那么如何選擇更適合的檔案外包服務(wù)公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點(diǎn)之一在于檔案保管庫房的建設(shè)，因?yàn)闄n案管理的基礎(chǔ)工作之一就是完成對(duì)于各類檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對(duì)于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務(wù)公司就需要注重其檔案庫房建設(shè)是否齊全、存放場(chǎng)地設(shè)備建設(shè)能否可以保障檔案材料的存儲(chǔ)與保密安全。其次，檔案管理工作除了基礎(chǔ)的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案的整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專項(xiàng)審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務(wù)范圍更全面的檔案外包服務(wù)公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　如何做好西藏基建檔案整理

　　在建設(shè)工程項(xiàng)目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實(shí)記錄。保管好工程項(xiàng)目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　基建檔案整理如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。

　　01基建檔案整理管理包括哪些內(nèi)容？

　　基建檔案整理又稱為項(xiàng)目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對(duì)文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　基建檔案整理形成的過程貫穿可研-立項(xiàng)-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗(yàn)收全生命周期，包括建設(shè)項(xiàng)目從從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個(gè)相對(duì)性的、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問題有信息支撐價(jià)值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個(gè)條件：

　　（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03基建檔案整理都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場(chǎng)原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機(jī)械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　04如何管理基建檔案整理？

　　1）滿足多類型、多格式檔案存儲(chǔ)需求：基建檔案整理不論是從內(nèi)容上，還是從載體上來看都是多種多樣的，為確保檔案的完整和真實(shí)，要求檔案管理工具或方式能夠?qū)こ趟婕暗降臋n案進(jìn)行全方位的存儲(chǔ)與保管。

　　2）能夠?qū)n案進(jìn)行電子化保存：在電子化檔案管理系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，既可以長期保護(hù)檔案，也可以提高檔案的利用率，提高檔案信息的時(shí)效性。

　　3）滿足檔案高效搜索需求：基建檔案整理的存儲(chǔ)是為了檔案的利用，而利用的第一步就是檔案的搜索，依靠高效的檔案搜索平臺(tái)，可以讓工程檔案的利用更為高效。

　　基建檔案整理的質(zhì)量

　　基建檔案整理的質(zhì)量是基建檔案管理工作的重要組成部分，直接關(guān)系到基建檔案的利用價(jià)值和歷史價(jià)值。以下是影響基建檔案整理質(zhì)量的幾個(gè)關(guān)鍵因素：

　　一、完整性

　　1.基建檔案的完整性是指檔案中應(yīng)該包含所有與基建項(xiàng)目相關(guān)的文件和資料。

　　2.這包括項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件，以及與項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙等資料。

　　3.只有保證檔案的完整性，才能為后續(xù)的查詢和利用提供可靠的依據(jù)。

　　二、準(zhǔn)確性

　　1.基建檔案的準(zhǔn)確性是指檔案中的文件和資料應(yīng)該準(zhǔn)確無誤，能夠真實(shí)反映基建項(xiàng)目的實(shí)際情況。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要對(duì)文件和資料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和審查，確保其內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

　　3.同時(shí)，還要對(duì)文件和資料進(jìn)行分類、編目和索引，以便于查詢和使用。

　　三、系統(tǒng)性

　　1.基建檔案的系統(tǒng)性是指檔案中的文件和資料應(yīng)該按照一定的邏輯和規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要建立科學(xué)的檔案管理制度和流程，明確檔案的分類、編目、存儲(chǔ)等規(guī)則。

　　3.同時(shí)，還要對(duì)檔案進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，確保檔案的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

　　四、安全性

　　1.基建檔案的安全性是指檔案中的文件和資料應(yīng)該得到妥善的保管和保護(hù)，防止其丟失、損壞或泄露。

　　2.這要求在檔案整理過程中，要采取必要的安全措施，例如設(shè)置檔案保管室、限制訪問權(quán)限、備份檔案等。

　　3.同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，確保其具備足夠的安全意識(shí)和保密意識(shí)。

　　總之，基建檔案整理的質(zhì)量直接影響到基建檔案的利用價(jià)值和歷史價(jià)值。為了保證基建檔案整理的質(zhì)量，需要注重完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性等方面，建立科學(xué)的檔案管理制度和流程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和管理。只有這樣，才能為基建項(xiàng)目的管理和決策提供有力的支持。

　　基建檔案的整理

　　基本基建檔案整理資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其他載體的材料。

　　五步理清基建檔案整理資料

　　同步收集

　　工程檔案包含立項(xiàng)文件、施工合同、設(shè)計(jì)資料、監(jiān)理文檔、竣工決算等多項(xiàng)內(nèi)容，在工程開展的各環(huán)節(jié)中實(shí)時(shí)收集資料，在資料送審環(huán)節(jié)直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。

　　完整、準(zhǔn)確、真實(shí)

　　工程檔案專業(yè)性強(qiáng)，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。全體員工、分公司工程人員進(jìn)行檔案審核方面的專門培訓(xùn)。結(jié)合實(shí)際對(duì)關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：

　　完整性：各環(huán)節(jié)文檔齊備、簽字蓋章齊全。

　　準(zhǔn)確性：除各類技術(shù)參數(shù)外，重點(diǎn)審核工程量、設(shè)計(jì)變更、材料平衡數(shù)據(jù)。

　　真實(shí)性：重點(diǎn)根據(jù)文本內(nèi)容，再次確保隱蔽工程100%到現(xiàn)場(chǎng)記錄及簽證手續(xù)完備。

　　學(xué)習(xí)與合作

　　學(xué)習(xí)先進(jìn)歸檔經(jīng)驗(yàn)，做好資料臨時(shí)保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動(dòng)速度快，數(shù)量龐大，臨時(shí)保管也是重要課題。經(jīng)過學(xué)習(xí)，工程建設(shè)部對(duì)收集的資料進(jìn)行分類、編號(hào)，統(tǒng)一存放，確保資料妥善保管。

　　通過學(xué)習(xí)平臺(tái)檢索及實(shí)地考察，思考并形成對(duì)歸檔后資料的調(diào)閱使用管理模式，即創(chuàng)建通過索引目錄實(shí)現(xiàn)資料的齊全及追溯管理模式。

　　編寫“檔案目錄”

　　工程建設(shè)平均每年專項(xiàng)達(dá)到20個(gè)以上，單項(xiàng)建設(shè)量更是高達(dá)上萬個(gè)。各類文檔的追溯與尋找十分困難。應(yīng)在各單項(xiàng)工程生命周期中，以單項(xiàng)任務(wù)號(hào)為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結(jié)束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設(shè)部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現(xiàn)清晰索引，并雙重備份。

　　斷舍離

　　隨著工程建設(shè)工作的開展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉(zhuǎn)變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現(xiàn)象。應(yīng)定期對(duì)老資料進(jìn)行全面清查，逐個(gè)核實(shí)，力爭(zhēng)不多頭管理、不重復(fù)歸檔，排除管理干擾，減少無效管理成本。