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檔案數字化加工服務是指將紙質檔案轉換為電子文件的一系列過程。通過數字化加工服務,可以實現(xiàn)對大量的紙質檔案的高效管理和利用,同時也可以保護了檔案本身。那么,對于檔案數字化加工服務,主要內容有哪些呢?
檔案數字化加工服務包含檔案掃描、文本識別、數據處理、歸類整理等。首先檔案掃描是將紙質檔案通過掃描儀轉換成電子格式的文件;文字識別是對文本文件進行光學字符識別(OCR)等技術處理,將檔案中的文本信息轉換為電子文字;數據處理是利用多種軟件和技術,對電子文件進行后期處理,包括圖像處理、文字編輯、格式轉換等,以提高數字化檔案的質量。
檔案整理是對數字化檔案進行歸類整理,建立目錄和索引,以便用戶可以快速查找所需檔案信息;最后是對數字化檔案進行備份和存儲,確保其安全性和可靠性,并采取措施防止未經授權的獲取、篡改或刪除檔案。
檔案整理工作:對于有大量人事檔案、文書檔案、財務檔案等的單位或企業(yè)來說,材料可能分布在單位各個不同部門,導致在進行材料整理歸納時耗費大量時間,且由于人手不夠充分、日常工作繁雜等原因,使大量材料堆積不能及時歸檔。而檔案數字化機構的專業(yè)檔案服務人員可以為單位、企業(yè)提供檔案整理服務,滿足工作需求。
檔案數字化工作:應國家政策要求,現(xiàn)在越來越多的單位、企業(yè)也在開展日常信息化工作的部署,那么檔案材料的電子化、數字化是開展工作的重要基礎,而對單位或公司來說,每年的工作進程都會產生大量的紙質文件、書面材料,這項工序就需要專項工作人員,而檔案數字化機構,有完善的工作流程、軟硬件設施齊全,能高效完成檔案數字化的工作。
檔案數字化加工服務是一項十分重要的工作,它將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為更加高效、便捷的電子檔案,并對電子檔案進行歸類整理、保護和存儲,對于紙質檔案也可以得到很好的保護。
銅川檔案整理數字化流程
數字檔案是按照國家相關技術標準,利用掃描等技術手段將紙質檔案轉化形成為數字圖像和數字文本。那么檔案數字化的過程包含哪些具體的工作流程呢?
一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。
二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理,比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復,編制材料的類號和頁號,整理編碼完成后仔細核查準確,防止漏編錯編。
三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄,對完成的目錄進行校對,確保轉確率、避免出現(xiàn)錯別字等,還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數是否有誤。
四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描,形成檔案材料電子檔原始圖像。
五、原始圖像制作、數據初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整,比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理;修整后要對電子數據進行核查核對,并作圖像高清刻作。
六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致,打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容,檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝,核查無誤后將紙質檔案封盒。
七、數據總審入庫。對電子檔數據進行檢查復核,確定各方面細節(jié)無誤、數據內容符合標準規(guī)則后,將電子檔數據刻作入庫,將檔案紙質材料與電子檔數據庫移交。
看完全文,相信大家對檔案數字化的過程也有所了解了,如果有對檔案材料信息化、數字化的相關疑問和工作需求,歡迎致電或在中博奧技術有限公司進行業(yè)務咨詢!
銅川檔案整理數字化注意事項
檔案信息是企業(yè)的核心資源和重要資產,隨著科技的飛速發(fā)展,數字化、智能化對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。那么,檔案數字化服務的選擇需要注意什么呢?
采用科學的技術指標。熟悉掌握檔案數字化相關的規(guī)范文件。例如,紙質檔案掃描加工的主要技術參數要求涉及色彩模式、分辨率、存儲格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建議掃描分辨率不小于300dpi。
采用規(guī)范的加工流程。檔案數字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。不可遺漏任何一個工作環(huán)節(jié),否則可能導致數字化成果不合格、不可用。
采用嚴謹的過程管理。在數字化加工過程中,建立問題反饋機制,階段性對數字化成果進行檢驗和修正,加強對質量的檢測和過程的監(jiān)控。
在檔案數字化外包服務機構的選擇上,需要做好安全保密工作,比如外包服務機構是否具有保密資質,不存在外資背景,不涉及外籍工作人員等,除此之外,對于進行檔案數字化外包服務的工作團隊,需要簽訂保密協(xié)議,并做好人員登記備案。
開展數字化工作需要先制定好工作方案,從總體規(guī)劃到具體的實施行動都需要做好精細化的管理,將檔案數字化工作拆分量化,便于企業(yè)在進行檔案數字化外包服務時做好監(jiān)督管理工作。
檔案數字化服務離不開設備的支持,如完成電子目錄錄入工作的保密使用電腦,進行檔案掃描工作的各類型號的掃描設備,進行信息化數據存放使用的管理查詢軟件及設備等等,都是在選擇檔案數字化外包服務時需要關注的地方。
銅川檔案整理數字化原則
早期,檔案工作信息化曾經走過一段不小的彎路,把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數字化工作當中,對館(室)藏所有檔案進行數字化,最后投入與產出不成比例,造成人力、物力的浪費。經過十幾年的發(fā)展,檔案界逐漸總結出若干傳統(tǒng)載體檔案數字化的原則。
規(guī)范化原則
規(guī)范化原則是指檔案數字化時數據的格式、信息代碼元數據項必須規(guī)范一致,以方便數據管理、檢索利用和數據交換與共享。相反,數據格式、信息代碼和元數據項不統(tǒng)一、不規(guī)范,將不利于檔案的管理、檢索利用和數據交換共享。
統(tǒng)一的規(guī)范包含三個方面,一是數字化的檔案信息的數據格式、信息代碼和元數據項必須統(tǒng)一;二是數字化中應盡可能采用國家或國際標準,將數據格式、信息代碼和元數據統(tǒng)一到國家或國際標準上來;三是數字化過程要規(guī)范,每一個環(huán)節(jié)都必須遵循相應的規(guī)范。
準確性原則
檔案著錄的信息應與檔案原有屬性信息相一致,建立的對應關系應準確。
完整性與系統(tǒng)性原則
檔案數字化過程中錄入信息的完整性,確保內容信息、背景信息和元數據等信息的系統(tǒng)性,能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。
需求牽引,成本效益原則
檔案數字化以檔案利用為目的,貫徹需求牽引和成本效益原則,根據需要,先數字化利用率高的檔案,后數字化利用率低的檔案。