可能大家聽到檔案數字化機構這個詞，都會有些疑惑：檔案數字化是什么，這個機構是干什么的？在日常工作中，檔案數字化是當前信息化高度發(fā)展態(tài)勢下，對檔案管理工作的一項基礎且重要的環(huán)節(jié)。那么檔案數字化機構在其中又能做什么呢？

　　檔案整理工作：對于有大量人事檔案、文書檔案、財務檔案等的單位或企業(yè)來說，材料可能分布在單位各個不同部門，導致在進行材料整理歸納時耗費大量時間，且由于人手不夠充分、日常工作繁雜等原因，使大量材料堆積不能及時歸檔。而檔案數字化機構的專業(yè)檔案服務人員可以為單位、企業(yè)提供檔案整理服務，滿足工作需求。

　　檔案數字化工作：應國家政策要求，現(xiàn)在越來越多的單位、企業(yè)也在開展日常信息化工作的部署，那么檔案材料的電子化、數字化是開展工作的重要基礎，而對單位或公司來說，每年的工作進程都會產生大量的紙質文件、書面材料，這項工序就需要專項工作人員，而檔案數字化機構，有完善的工作流程、軟硬件設施齊全，能高效完成檔案數字化的工作。

　　檔案數字化服務的主要流程包括：收集并整理檔案實物、利用掃描儀、修圖軟件等軟硬件設備對檔案進行掃描、通過硬盤、檔案管理軟件等硬軟件設備協(xié)助進行檔案的管理和再利用等。

　　檔案數字化服務有諸多優(yōu)勢。首先，數字化后的檔案可以更容易地管理和再利用，提高了工作效率。其次，數字化后的檔案可以更好地保護檔案實體不受損壞、涂改，延長了其使用壽命的同時，維護了檔案的保密性、真實性，防止信息泄露。最后，數字化后的檔案可以方便地進行共享和傳輸，提高了檔案的利用效率。

　　在選擇檔案數字化服務時，需要注意以下幾點：首先，單位不僅可以自行開展檔案數字化工作，還可以選擇一家可靠的數字化服務機構，以確保數字化過程中的質量和檔案自身的安全。其次，要選擇合適合規(guī)的數字化設備和軟件，以保證數字化后圖像的質量和清晰度，便于后期的再利用。最后，要選擇合適的存儲介質和管理系統(tǒng)，確保數字化后的檔案不會丟失或損壞。

　　總而言之，檔案數字化服務可以提高檔案利用效率，方便管理和再利用，同時保護檔案實體不受損壞、內容不被泄露。如果您需要開展這項工作，可以選擇一家可靠的數字化服務機構哦。

　　昆明檔案整理數字化操作規(guī)程

　　根據紙質檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應優(yōu)先列入數字化加工對象。數字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　基本原則

　　1、加強管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數字化加工。加強檔案數字化各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數字化成果的安全。

　　2、完善細節(jié)，規(guī)范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進行數字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數字化實施單位組織工作人員集中進行數字化加工。應加強數字化加工流程管理，界定各個環(huán)節(jié)的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。

　　3、分工協(xié)作，夯實基礎

　　加強內設機構的分工協(xié)作，把夯實檔案基礎業(yè)務工作與檔案數字化相結合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數字化創(chuàng)造有利條件。

　　基本環(huán)節(jié)

　　紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)為數字化前期準備、數字化前處理、數字化掃描、數字化后處理、數字化成果驗收移交。內容主要包括：制定數字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果移交及管理等。

　　檔案數字化從整理分件到案卷還原的各個環(huán)節(jié)，應以卷（盒）或批次為單位建立檔案數字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數字化過程，確保檔案掃描加工質量和效率。

　　制定方案

　　對檔案實體的基本情況進行摸底排查，根據排查結果，制定總體規(guī)劃和分年計劃，并按照本規(guī)范編制數字化工作方案。包括檔案數字化的內容和范圍、數量以及先后順序、數字化的形式、技術參數、時間安排以及經費預算等內容。

　　案卷整理

　　開展數字化掃描工作之前，應根據紙質檔案實際情況，按步驟對檔案實體進行整理鑒別，對需要說明、修裱、掃描等內容進行標識，以確保掃描加工質量和效率。

　　檔案數字化過程需要交接的環(huán)節(jié),應當填寫檔案調還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據可查。

　　建立目錄數據庫

　　按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等要求，確定目錄數據庫中的著錄項，建立檔案目錄數據庫。

　　應采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據庫的質量進行檢查，包括目錄與內容的一致性、準確性等。

　　檔案數字化之前已經建立了案卷級、文件級目錄數據庫的，應充分尊重原有基礎，并對其進行核對，發(fā)現(xiàn)不合格的目錄數據,應進行修改或重錄。

　　元數據管理與捕獲

　　檔案數字化過程及后期數字化成果管理工作中，應捕獲必要的元數據，用以記錄數字化項目信息、數字圖像生成背景及各類技術參數等，并整合到與檔案目錄數據庫對應的目錄條目中。

　　元數據應采用數字化系統(tǒng)自動捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統(tǒng)自動捕獲為主。捕獲過程中應進行元數據的校驗，包括對元數據完整性和賦值規(guī)范性的檢查等。

　　檔案掃描

　　應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、設備情況等選擇相應掃描方式、設置和調整相關掃描參數。掃描參數的設置和調整，應以保證數字圖像不失真、掃描效果最接近檔案原件，并能夠滿足數字化成果利用的要求。

　　紙質檔案數字化后需進行COM輸出、OCR識別、出版、仿真復制等的，掃描參數的選擇應考慮后期處理的要求。

　　圖像處理

　　對紙質檔案掃描形成的圖像應作質量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。

　　數據掛接

　　應借助相關軟件對匯總后的目錄數據與圖像數據進行批量、快速掛接，以實現(xiàn)目錄數據與圖像數據的關聯(lián)和一一對應。

　　對掛接后的數據逐條進行檢查,包括目錄信息與圖像文件對應的準確性、已掛接圖像文件與實際掃描數量的一致性、圖像文件能否正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤應及時糾正。

　　檢查驗收

　　數字化實施單位應指定專人或通過業(yè)務外包方式聘請具有相關資質的專業(yè)監(jiān)理公司，對紙質檔案數字化形成的數據及檔案實體還原情況進行檢查驗收,并填寫檔案數據及檔案實體還原質量報告單。

　　檢查驗收內容包括目錄數據、圖像數據、數據掛接，以及檔案實體。

　　檢查方式應按加工批次隨機抽檢，抽檢率不低于10%，合格率不低于98%。檔案實體還原情況抽檢率為100%，合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的，應退回返工。

　　數據存儲

　　對驗收合格的成果數據及時進行存儲。包括檔案目錄數據及元數據、數字圖像、數字化過程中產生的各種文檔等。

　　對驗收合格的成果數據，采用在線、近線、離線相結合的方式進行存儲。存儲載體的選擇應多樣化，并考慮載體的存儲容量、數字化成果存儲的目的、保管期限、經費情況、載體市場環(huán)境、載體生產廠商提供服務的能力等方面的因素，選擇最適宜的存儲載體。

　　相同內容的數據成果應使用不同的介質進行離線備份。套數應為三套，一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，分別標識為Ａ、Ｂ、Ｃ。

　　成果數據移交

　　移交內容:包括檔案目錄數據及元數據、檔案數字化全文數據元數據、系統(tǒng)數據、載體和數量。

　　成果數據移交時，接收方應進行驗收。驗收內容為：移交的載體、數量及其是否完好、清潔，是否無劃痕、無損傷、無病毒；移交的數據內容及其是否完整、規(guī)范、準確等。

　　成果數據管理

　　應采取有效的技術手段，確保成果數據不被非法篡改，保證其安全、完整和長期可用。

　　建立有效、可操作性的存儲載體與存儲設備維護規(guī)范，對存儲載體、存儲設備的狀態(tài)檢測、預防性檢查、常規(guī)性作業(yè)等提出具體要求。

　　數字化成果數據在提供出版、印刷、發(fā)布和網上傳輸時，應履行審批手續(xù)，并采用數字水印、電子標識、產品標志、數字加密及轉換分辨率等措施，以起到保護版權、鑒別真?zhèn)魏桶踩ㄐ诺茸饔谩?/p>

　　安全保密

　　檔案數字化過程中應建立可靠的安全保密責任制，制定與信息涉密等級相應的管理制度，定期對制度實施情況進行監(jiān)督檢查。

　　昆明檔案整理數字化的意義

　　昆明檔案整理數字化是指對昆明地區(qū)的紙質檔案進行整理和數字化，以提高檔案管理的效率和準確性。數字化可以將原本需要占用大量物理空間的紙質檔案轉化為電子檔案，方便文件的檢索和共享。以下是昆明檔案整理數字化的意義：

　　1.省時高效：可以大大節(jié)省整理和管理檔案的時間和工作量。數字化后的檔案可以通過全文檢索等技術快速定位和檢索，避免了傳統(tǒng)紙質檔案中需要翻閱大量文件的情況，提高了檔案管理的效率和準確性。

　　2.節(jié)約空間：可以節(jié)約大量的存儲空間。傳統(tǒng)的紙質檔案需要占用大量的物理空間，隨著檔案數量的增加，存儲空間會逐漸緊張。而數字化后的檔案可以通過云端存儲等技術實現(xiàn)無限擴容，輕松應對存儲需求的增加。

　　3.保護檔案安全：可以有效保護檔案的安全性。數字化后的檔案可以設定不同的權限級別，只有授權人員才能訪問和修改檔案。同時，數字化還可以避免紙質檔案被損壞、遺失或盜竊等情況，提高了檔案的安全和穩(wěn)定性。

　　4.提高信息共享：可以促進信息共享和合作。數字化后的檔案可以通過互聯(lián)網和電子郵件等方式進行傳輸和共享，方便了不同單位之間的協(xié)作和信息交流，也有助于提高工作效率和決策水平。

　　5.保護文化遺產：有助于保護文化遺產。通過數字化，可以將珍貴的歷史檔案轉化為電子格式，避免了紙質檔案在長時間保存過程中的損壞和破壞。同時，數字化還可以將這些珍貴的歷史檔案永久保存在云端，保護它們不被遺失或毀滅。

　　總之，昆明檔案整理數字化是提高檔案管理效率、保護檔案安全、促進信息共享和保護文化遺產的重要手段。數字化可以節(jié)約存儲空間、提高檔案管理效率和準確性，并有助于保護文化遺產和促進信息共享和合作。這些好處不僅可以為昆明地區(qū)的檔案管理帶來更多的便利，也有望為其他地區(qū)和行業(yè)提供參考和借鑒。