基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案，是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。

　　基建檔案，按建筑對(duì)象性質(zhì)的不同，可劃分為三種：

　　一是工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)性基建檔案，如廠房建設(shè)、礦井建設(shè)、電站建設(shè)、鐵路和公路建設(shè)、農(nóng)田水利工程建設(shè)等形成的科技檔案；

　　二是國(guó)防軍事工程的基建檔案，如軍事要塞、堡壘以及軍事指揮、通訊等工程建設(shè)形成的科技檔案；

　　三是民用工程的基建檔案，如機(jī)關(guān)辦公樓、學(xué)校、商店、宿舍等工程建設(shè)形成的科技檔案。

　　一、基建檔案整理

　　基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的整理工作，就是按照一定的原則和方法，對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列、著錄編目和編寫(xiě)形成說(shuō)明書(shū)的工作。

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　　基建檔案主要按工程項(xiàng)目或建設(shè)項(xiàng)目分類(lèi)。按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，就是將一個(gè)工程項(xiàng)目的全部科技檔案集中在一起，再按專(zhuān)業(yè)或其他特征劃分不同層次的類(lèi)目，反映出工程項(xiàng)目的全貌，便于不同項(xiàng)目基建工程檔案的提供利用。

　?。ǘ┙M卷

　　基建工程項(xiàng)目檔案保管單位的組織，應(yīng)當(dāng)在科技檔案整理工作的基本原則下進(jìn)行，必須符合以下要求：

　?。?）組卷要遵循基建文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)基建文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，并要便于檔案利用和保管。

　　（2）裝具內(nèi)的基建檔案材料應(yīng)有一個(gè)數(shù)量界限，將檔案材料組成一卷或若干卷。一般厚度應(yīng)為該裝具厚度的四分之三。

　?。?）裝具內(nèi)的基建檔案材料的保存價(jià)值應(yīng)該基本相同。保管單位的組織，要在保持有機(jī)聯(lián)系的前提下，根據(jù)檔案材料的不同價(jià)值和密級(jí)程度，適當(dāng)?shù)胤謩e組成保管單位。如果兩者發(fā)生矛盾，應(yīng)當(dāng)以保持有機(jī)聯(lián)系為主，不必硬性分開(kāi)。而在保管和提供利用時(shí)，以?xún)r(jià)值低的服從價(jià)值高的、密級(jí)低的服從密級(jí)高的原則來(lái)處理。

　?。?）基建檔案裝具的形式，主要有卷、冊(cè)、袋、盒四種。一般來(lái)說(shuō)，基建檔案的文字材料以卷的形式為主，圖樣材料以袋、盒的形式為主，音像材料以?xún)?cè)、盒的形式為主。應(yīng)該根據(jù)基建檔案的制成材料和具體形態(tài)選擇合適的裝具，力求整齊美觀，牢固耐用。

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　?。?）基建檔案文字材料的排列，按基建工程項(xiàng)目自然形成過(guò)程進(jìn)行排列。例如某卷是基建工程依據(jù)性材料，其排列順序是：項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù)→可行性研究報(bào)告→項(xiàng)目評(píng)估→環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告→設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)。

　　（2）基建檔案圖樣材料的排列：總體布置圖→系統(tǒng)圖與平面圖（或立面圖、解剖圖）→大樣圖。

　?。?）基建檔案文字和圖樣交錯(cuò)材料的排列：如果文字材料是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目作基本的全面說(shuō)明或指示的，放在圖樣的前面。如果文字材料只是對(duì)圖樣材料的補(bǔ)充或一般說(shuō)明，圖樣材料應(yīng)排在前面，文字材料排在后面。

　?。ㄋ模┭b訂

　　基建檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。裝訂具體要求可參照“產(chǎn)品檔案”的裝訂。

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　　基建檔案案卷的排列以一個(gè)工程項(xiàng)目為單位，按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等順序排列。

　　二、基建檔案編目

　　基建檔案編目是以一定的形式固定基建檔案系統(tǒng)整理的成果，揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征的一種工作。具體內(nèi)容參見(jiàn)“產(chǎn)品檔案整理方法”。

　?。?）編頁(yè)號(hào)：基建檔案在形成時(shí)，已經(jīng)標(biāo)有順序號(hào)，可以不另外編號(hào)，比如成套的基建圖樣材料、單份獨(dú)立的技術(shù)文件等。只有在基建檔案材料沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不統(tǒng)一、不連貫或者編號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，才需要統(tǒng)一編制頁(yè)號(hào)。

　?。?）編制卷內(nèi)目錄：編制卷內(nèi)目錄，就是對(duì)卷內(nèi)每一份基建檔案編制清單（電腦打?。?。在編制時(shí)就已經(jīng)形成目錄的基建檔案，比如成套的圖樣材料，且目錄是打印的，在編制時(shí)可以盡量利用原有的目錄清單。

　　（3）編制備考表：備考表是用來(lái)記載和說(shuō)明本卷基建檔案歸檔前后基本情況和演變過(guò)程的一種工具。

　?。?）編制案卷封面。

　?。?）編制案卷背簽。

　?。?）檔號(hào)的編制。

　　基建檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：類(lèi)別號(hào)—項(xiàng)目號(hào)—件、頁(yè)（張）號(hào)。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與檔案的整理分類(lèi)體系相適應(yīng)。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

　　基建檔案資料整理標(biāo)準(zhǔn)

　　范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織及職責(zé)任務(wù),確立了建設(shè)項(xiàng)目文件的形成、歸檔要求與項(xiàng)目檔案管理的原則、方法和要求，本標(biāo)準(zhǔn)適用于新建、改建、擴(kuò)建和技術(shù)改造等建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理。

　　1.收集

　　1.1項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集齊全。

　　1.2建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)附錄B的表B.1,結(jié)合項(xiàng)日建設(shè)內(nèi)容行業(yè)特點(diǎn)管理模式等特征制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。

　　1.3項(xiàng)目文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集，并實(shí)行預(yù)立卷制度

　　2整理

　　2.1項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門(mén)進(jìn)行整理。整理工作包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類(lèi)、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

　　2.2項(xiàng)目文件整理應(yīng)遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)科學(xué),組卷合理,便于保管和利用。

　　2.3項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定,確定其是否歸檔。

　　2.4項(xiàng)目文件應(yīng)按照形成階段、專(zhuān)業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類(lèi)。

　　2.5項(xiàng)目文件組卷。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件按事由結(jié)合時(shí)間順序組卷,其中招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷,勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專(zhuān)業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷;設(shè)備文件按專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)浩)的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷:科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目(課題)組卷:生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

　　卷內(nèi)文件一般印件在前，定稿在后;正件在前，附件在后;復(fù)文在前，來(lái)文在后;文字在前，圖樣在后。

　　2.6項(xiàng)目案卷排列。項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收排列;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件按需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收排列;設(shè)備文件按質(zhì)量證明、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測(cè)試驗(yàn)和運(yùn)行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項(xiàng)目文件按開(kāi)題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按主題、事由排列。

　　2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷,應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件連續(xù)編頁(yè)號(hào)。

　　2.8紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T50的規(guī)定。

　　2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應(yīng)符合DA/T15的規(guī)定。

　　2.10實(shí)物檔案依據(jù)分類(lèi)方案按件進(jìn)行整理。芯樣的整理應(yīng)符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

　　3歸檔

　　3.1項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔。前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔;管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔:施工文件應(yīng)在項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔，建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件應(yīng)在系統(tǒng)驗(yàn)收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應(yīng)在監(jiān)理(監(jiān)造)的項(xiàng)目完工驗(yàn)收后歸檔;科研項(xiàng)目文件應(yīng)在結(jié)題驗(yàn)收后歸檔;生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件應(yīng)在試運(yùn)行結(jié)束時(shí)歸檔;竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過(guò)后歸檔。

　　3.2施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后(實(shí)行總承包的項(xiàng)目,分包單位應(yīng)先提交總承包單位進(jìn)行審查),依次由監(jiān)理單位、建設(shè)單位工程管理部門(mén)、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設(shè)單位信息化管理部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查:監(jiān)理文件和第三方檢測(cè)文件組卷完畢并自查后,依次由建設(shè)單位工程管理部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。每個(gè)審查環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄和整改閉環(huán)。

　　3.3建設(shè)單位各部門(mén)形成的文件組卷完畢,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查合格后，提交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

　　3.4歸檔單位(部門(mén))應(yīng)按建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)要求,編制交接清(含交接手續(xù)檔案數(shù)量、案卷目錄),雙方清點(diǎn)無(wú)誤后交接歸檔。

　　四川省基建檔案整理掃描工作

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒(méi)有足夠的人力和時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

　　外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機(jī)器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場(chǎng)為您進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤(pán)，并把機(jī)器中數(shù)據(jù)刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時(shí)間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來(lái)的方便快捷，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因?yàn)閷?zhuān)業(yè)的掃描加工隊(duì)伍有著嚴(yán)格的流程管理和豐富的文檔掃描經(jīng)驗(yàn)。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點(diǎn)交點(diǎn)收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫(xiě)流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進(jìn)行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒(méi)有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對(duì)以上環(huán)節(jié)沒(méi)有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯(cuò)誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補(bǔ)掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對(duì)影像建立對(duì)應(yīng)的索引信息。

　　6.圖像補(bǔ)掃：按照補(bǔ)掃記錄單記錄的頁(yè)號(hào)，對(duì)問(wèn)題頁(yè)采用相應(yīng)色度一一補(bǔ)掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對(duì)：對(duì)加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進(jìn)行校對(duì)，對(duì)錯(cuò)誤及時(shí)修正。

　　8.光盤(pán)刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫(kù)/電子影像）刻錄到光盤(pán)中，刻錄完成后再作一個(gè)光盤(pán)備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

　　10.成品驗(yàn)收/還卷：質(zhì)檢通過(guò)的光盤(pán)及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤(pán)上就已經(jīng)包含有單盤(pán)檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺(tái)微機(jī)上檢索光盤(pán)內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級(jí)控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本公司掃描生成的光盤(pán)數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。