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南寧檔案整理服務(wù)公司

時(shí)間:2024-01-02 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  眾所周知,檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進(jìn)行整理。而檔案整理流程是對(duì)檔案材料循序漸進(jìn)進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷,以及在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的。

南寧檔案整理服務(wù)公司

  看似簡(jiǎn)單的檔案整理流程,實(shí)際操作中處處充滿著細(xì)節(jié)。首先將檔案材料分為十大類,每份材料分類都得仔細(xì)認(rèn)真,稍微疏忽則可能分類錯(cuò)誤。如新進(jìn)員工鑒定類材料,如果僅僅只是一份對(duì)其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類,但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序,分為時(shí)間順序和邏輯順序,其中5類、6類和8類是邏輯,其余是時(shí)間順序。一般8類遇到較少,因?yàn)樯俨怀S?,如果不留意可能就也錯(cuò)誤按照時(shí)間排序了。

  再是編號(hào)編目。編號(hào)記住有圖文及編號(hào),正面右下角、反面左下角;編目則要準(zhǔn)確無誤,避免錯(cuò)別字,完成后進(jìn)行校對(duì)。最后是裝訂,標(biāo)準(zhǔn)是A4紙型,大于需要折疊,過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對(duì)齊為準(zhǔn)。

  南寧檔案整理原則

  每次在談?wù)摍n案整理時(shí),難點(diǎn)都在于,面對(duì)這么多的檔案材料,怎么才能把它們縷出一個(gè)頭緒?一說分類、排序,好多人就暈掉了。

  其實(shí),檔案整理就是對(duì)零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行分類、組合、排列和編目,以達(dá)到系統(tǒng)化、有序化的過程。

  那到底要怎么做檔案整理呢?先跟著我,了解一下檔案整理的五大原則。

  1、遵循檔案的形成規(guī)律

  檔案整理工作的對(duì)象是文件材料,形式有文件、圖表、照片、磁帶等。

  文件材料隨著其形成過程具有特定的規(guī)律。整理檔案時(shí),必須了解文件材料的產(chǎn)生過程,認(rèn)知其內(nèi)在的規(guī)律,并盡可能地遵循固有規(guī)律。

  把握文件材料原來的歷史聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律,你就會(huì)發(fā)現(xiàn),為什么說分類的時(shí)候不能按照文種分?因?yàn)槲募?nèi)容是不盡相同的。

  2、充分尊重和利用原有的整理基礎(chǔ)

 ?。?)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。

 ?。?)在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果,不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

  3、必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

  文件之間的歷史聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等幾個(gè)方面。

  在檔案整理過程中,需要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

  來源是指文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為單位,有機(jī)地形成的。

  時(shí)間是說每個(gè)文件形成者所開展的具體活動(dòng),都具有一定的過程和階段性,從而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

  內(nèi)容是指文件是單位在履行一定職能的各種活動(dòng)中,為了開展某項(xiàng)工作或解決某一問題而產(chǎn)生的。

  4、區(qū)分不同價(jià)值

  整理檔案時(shí),還要區(qū)分文件材料的不同價(jià)值,組成不同的保管單位,就是對(duì)檔案材料劃定的存留年限,通常我們所說的永久、定期,定期又分30年和10年兩個(gè)年限段。

  5、便于保管和利用

  檔案整理工作的目的是為了便于保管和查找利用檔案。

  而恰當(dāng)?shù)乇3治募g的聯(lián)系整理出的檔案,就能便于保管和利用,所以它們基本上是一致的。

  檔案材料不是孤立的存在的,不管是從時(shí)間上,內(nèi)容上,還是檔案的形成者來說,總是會(huì)有這樣或那樣的內(nèi)在聯(lián)系。

  比如說,處理一個(gè)問題,開展一項(xiàng)工作,進(jìn)行一次調(diào)查,召開一次會(huì)議,辦理一起案件,必然會(huì)產(chǎn)生一系列內(nèi)容相關(guān)的文件,整理這些文件時(shí)就必須適當(dāng)?shù)乇3炙鼈冎g的聯(lián)系。

  所以說檔案整理就是要從檔案反映的文件內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)一些規(guī)律,把它們按照一定的邏輯排列,比如說想要查考某一方面的工作內(nèi)容,通過整理好的檔案可以快速而且準(zhǔn)確找出來,這就算做好來檔案整理工作。

  檔案整理工作包括哪一些內(nèi)容呢?

  在正規(guī)條件下,我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門,按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下,檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對(duì)所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理,比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整,檔案館和檔案室對(duì)已整理入館,如實(shí)保存的檔案,經(jīng)過管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT的質(zhì)量檢查,要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工,以提高整理的質(zhì)量。

  某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng),其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化,也要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對(duì)零散文件的整理,對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類,然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

  檔案整理人員素質(zhì)問題的存在

  檔案整理人員的素質(zhì)問題是檔案整理工作的基礎(chǔ)問題?!稒n案法》第九條明確規(guī)定:“檔案整理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,具備專業(yè)知識(shí)。”這是從法律的高度要求檔案整理人員在基本知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、管理能力等方面入手,逐步強(qiáng)化和提高檔案整理人員的自身素質(zhì)。

  我國(guó)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍中部分人員文化程度較低,專業(yè)知識(shí)老化,知識(shí)面較窄,計(jì)算機(jī)及外語水平不高,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展,檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性勞動(dòng),是檔案與利用者之間的媒介與紐帶。新時(shí)期的檔案整理人員應(yīng)該是復(fù)合型的多方位的人才。檔案整理人員必須具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、堅(jiān)實(shí)的檔案業(yè)務(wù)理論和實(shí)踐功底。在此基礎(chǔ)之上,就現(xiàn)代檔案整理人員而言,還要拓寬自己的視野,善于捕捉新的知識(shí)信息,在學(xué)術(shù)上有獨(dú)特的見解,學(xué)會(huì)鑒別和取舍,優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。如:具有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí),會(huì)使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備。

  與此同時(shí),要掌握一定的市場(chǎng)信息和相關(guān)的法律知識(shí),做到依法開展檔案整理工作。案管理人員應(yīng)該樹立正確的人生觀、價(jià)值觀,樹立全心全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想,愛崗敬業(yè),勤勤懇懇,不計(jì)名利,在平凡中創(chuàng)造不平凡。

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