近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，檔案的種類也是越來越多，而檔案的作用也是越來越重要。而為了更便捷、更高效的利用和保存這些檔案，我們就需要對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)化的整理。那么，檔案整理主要是涉及到哪些方面呢？

　　檔案整理主要的方向由國家政策進(jìn)行把控，而各地各機(jī)構(gòu)在遵循這個(gè)方向的基礎(chǔ)下，也會(huì)為了使用的便利性，做一些細(xì)節(jié)上的處理。首先說到人事檔案整理，就不得不了解一下人事檔案整理的十大類：①履歷材料、②自傳材料、③鑒定、考核材料、④學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)材料、⑤政審材料、⑥黨團(tuán)材料、⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料、⑧處分材料、⑨工資、任免、出國、會(huì)議材料、⑩其他材料。

　　在大概理解這些分類的意義之后，我們需要對(duì)檔案材料進(jìn)行一系列操作：首先要需要對(duì)材料進(jìn)行收集、篩選和鑒別；其次按十大類對(duì)這些材料進(jìn)行分類（其中第四和第九還需要進(jìn)行二級(jí)分類）；然后對(duì)每一分材料排序并標(biāo)注編號(hào)；最后我們需要對(duì)這些材料進(jìn)行修整、裝裱、裝訂，便于對(duì)老舊材料的保存和查閱。

　　以上就是人事檔案整理的主要工作內(nèi)容，不要看起來覺得幾句話幾個(gè)詞就解決了，在實(shí)際操作的時(shí)候，我們會(huì)遇到各種各樣的困難。包括材料收集階段，會(huì)因?yàn)闀r(shí)間的問題導(dǎo)致缺少部分材料；對(duì)于個(gè)別材料的分類，可能會(huì)引起意見的分歧等。

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案整理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號(hào)；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對(duì)于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號(hào)即可。

　　（2）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號(hào)，照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式，即全宗號(hào)——保管期限代碼——冊(cè)號(hào)——張?zhí)?、全宗?hào)——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)要注意的幾點(diǎn)

　　國企機(jī)關(guān)事業(yè)單位或多或少對(duì)人事檔案整理都有所要求，不管是人員的進(jìn)出、職稱評(píng)定、提拔任命等，都涉及人事檔案的利用，而如果想了解一份人事檔案的基本情況，進(jìn)行檔案整理是必須的。不少自身沒有配備專業(yè)合格的檔案從業(yè)人員的單位，選擇委托人事檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)開展工作，那有哪些需要注意的呢？

　　一、資質(zhì)。既然是人事檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)，自然需要配備相應(yīng)的資質(zhì)。最基本的就是營業(yè)執(zhí)照上需要有檔案整理字樣，還需要配備檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)備案證書。如果是一家專業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)，還會(huì)擁有各類保密資質(zhì)，涵蓋各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)，在保障檔案的安全性、保密性的前提下，切實(shí)滿足單位需求。

　　二、利用。人事檔案整理涉及到的人事檔案可能由單位自行保管，也可能散落在各地，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)也會(huì)根據(jù)單位的實(shí)際情況，上門駐場(chǎng)進(jìn)行檔案整理。如果委托一家不僅擁有人事檔案保管權(quán)限，還能妥善處理人事檔案整理的人才中心，可以將檔案統(tǒng)一轉(zhuǎn)到人才中心現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行整理，極大方便了項(xiàng)目的實(shí)施。

　　三、案例。了解一家人事檔案整理服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)過哪些單位、做過哪些項(xiàng)目，可以有效對(duì)單位的專業(yè)性、實(shí)施能力進(jìn)行判斷。

　　綜上所述，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在選擇上有諸多講究。具體在選擇時(shí)，也要從單位實(shí)際情況出發(fā)哦！

　　檔案分類整理的三大原則

　　檔案分類是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體系混亂，整理編目也會(huì)雜亂無序，因此，如何使得每一份文件都能“適得其所”，是我們開展檔案整理工作的關(guān)鍵一步。

　　嚴(yán)整性規(guī)則

　　分類的嚴(yán)整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致，

　　從縱向的從屬關(guān)系來說，它表示大類和它所展開的各級(jí)屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關(guān)系來說，它表示同一分類層次上的各類目之間的關(guān)系，即同位類之間的關(guān)系。同位類之間是互相排斥的關(guān)系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重復(fù)。

　　這里涉及到邏輯學(xué)上概念的劃分問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具有內(nèi)涵和外延。概念的內(nèi)涵是指反映在概念中的對(duì)象的本質(zhì)屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。概念的外延是指概念的適用范圍。比如，企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作檔案都屬于企業(yè)管理類檔案。也就是說，概念的外延是指概念所反映的客觀事物的"類"。因此，我們又可以說企業(yè)管理類檔案有企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作四類檔案。我們認(rèn)識(shí)事物既要把握概念的內(nèi)涵，又要把握概念的外延。概念的劃分就是把一個(gè)大概念分為若干個(gè)小概念。被劃分的概念叫"母項(xiàng)"（如，企業(yè)管理類檔案），劃分出來的小概念叫"子項(xiàng)"（如，企業(yè)經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案），劃分的依據(jù)叫"劃分標(biāo)準(zhǔn)"。

　　邏輯劃分應(yīng)當(dāng)遵循以下要求∶

　　第一，劃分必須窮盡。即劃分出來的子項(xiàng)總和要等于母項(xiàng)的外延。這是我們?cè)诳v向上劃分的要求。如文書檔案以"年度一機(jī)構(gòu)一保管期限"分類，在機(jī)構(gòu)這一層次劃分上要列出立檔單位形成檔案的所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不能多也不能少。

　　第二，每次劃分必須堅(jiān)持同一標(biāo)準(zhǔn)。這是我們?cè)跈M向上的劃分要求。同時(shí)，還要求劃分的子項(xiàng)應(yīng)當(dāng)互不相容。例如，如果在科研檔案劃分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、醫(yī)療等類的同時(shí)，又分為基礎(chǔ)理論、軟科學(xué)等類。前者按行業(yè)劃分，后者按研究性質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)劃分，就會(huì)出現(xiàn)工業(yè)方面的基礎(chǔ)理論研究項(xiàng)目檔案是歸工業(yè)類，還是歸基礎(chǔ)理論類的問題。這是由于后者與前者不是按同一標(biāo)準(zhǔn)劃分，子項(xiàng)互相包含造成的。其結(jié)果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用性規(guī)則

　　檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。效用性規(guī)則要求檔案分類要適應(yīng)不同種類檔案及其管理的特點(diǎn)，滿足檔案科學(xué)管理和方便利用的需要。

　　例如，分類的類目和層次的多寡問題。無論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過少，類目也太少，就達(dá)不到分類的目的;分類層次過太多，類目也多，會(huì)因增加了頭緒而使管理變得復(fù)雜。

　　又如，類目對(duì)象的選擇問題。檔案實(shí)體分類的類目選擇應(yīng)以貼近文件材料產(chǎn)生的實(shí)際為佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"，課題的申報(bào)、評(píng)審等工作都通過網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。項(xiàng)目編號(hào)中有一個(gè)分類代號(hào)是與項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)處、中心對(duì)應(yīng)的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應(yīng)用了"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"中的這個(gè)分類代號(hào)。如農(nóng)業(yè)類課題由農(nóng)業(yè)處協(xié)調(diào)管理，在項(xiàng)目編號(hào)中用"N"表示，檔案整理時(shí)也采用"N"作為檔號(hào)的一部分，用以表示機(jī)構(gòu)的類目，使檔號(hào)與原有的項(xiàng)目編號(hào)對(duì)接起來，方便管理和檢索。

　　穩(wěn)定性規(guī)則

　　檔案的分類，往往牽動(dòng)著檔案整理的全局。如果分類發(fā)生變化，排架、編號(hào)等相關(guān)工作也會(huì)發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機(jī)構(gòu)還是檔案館，必須保持檔案分類的相對(duì)穩(wěn)定性，不宜頻繁地變更分類方法和分類體系。在確定分類方法和體系時(shí)也要慎重考慮，充分論證。

　　當(dāng)然，產(chǎn)生檔案的社會(huì)活動(dòng)不是一成不變的。社會(huì)活動(dòng)的調(diào)整或改變，必然導(dǎo)致檔案分類對(duì)象的變化。無論是分類方法，還是分類方案，適時(shí)地進(jìn)行變動(dòng)、完善也是必須的。