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長(zhǎng)沙檔案整理外包服務(wù)

時(shí)間:2024-01-03 作者:中博奧 來(lái)源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  檔案整理工作作為檔案工作的重要組成部分,在檔案建設(shè)的實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用。而作為一名檔案管理員,獨(dú)立完成公司全部的檔案整理工作,是一項(xiàng)工作量巨大的任務(wù)。因此,絕大部分公司會(huì)選擇檔案整理外包服務(wù),下面我們就來(lái)具體了解一下應(yīng)該如何選擇合適的服務(wù)供應(yīng)商。

長(zhǎng)沙檔案整理外包服務(wù)

  一家優(yōu)秀的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商,最重要的是要擁有完善的資質(zhì)證書(shū)。在檔案整理工作上應(yīng)該擁有成熟的工作體系、專業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員,完善的檔案整理規(guī)章制度。其次,要熟悉各個(gè)種類檔案的政策法律法規(guī),擁有齊全的工作設(shè)備以便于工作的開(kāi)展。

  以上便是檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)該具備的條件,我們要先確定這些條件,再去根據(jù)自己的需求選擇一家適合自己公司的檔案整理外包服務(wù)供應(yīng)商。

  檔案整理的步驟

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》)提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

  01組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  02分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。

  文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類的立檔單位,可采用兩級(jí)分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書(shū)檔案類似,但一般按照問(wèn)題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問(wèn)題或事由分類,實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、公務(wù)禮品等問(wèn)題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問(wèn)題,采用兩級(jí)分類。常見(jiàn)的分類方法包括:年度—問(wèn)題—保管期限、年度—保管期限—問(wèn)題、年度—保管期限等。

  03排列

  排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過(guò)程。以件為單位整理的文書(shū)檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過(guò)程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

  04編號(hào)

  宗號(hào)—檔案門(mén)類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書(shū)類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門(mén)類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(yè)(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

  05編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷,逐件開(kāi)展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車(chē),以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來(lái)麻煩。

  雖然不同門(mén)類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問(wèn)題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來(lái),實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  檔案整理工作的原則

  檔案整理工作,聽(tīng)起來(lái)就是把檔案都整理起來(lái),整理物品大家都熟悉不過(guò)了,大家都收拾過(guò)屋子,把散亂的書(shū)本收拾歸整的時(shí)候啊,但是,雖然兩者意思大體相同,可仔細(xì)看,卻內(nèi)有乾坤。

 ?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)

  看到這個(gè)標(biāo)題,大家可能就已經(jīng)猜到這項(xiàng)原則的意思了,對(duì)!就是在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候,不可以破壞原本的整理基礎(chǔ),為什么要這么說(shuō)呢?

  因?yàn)闄n案不僅記錄了當(dāng)時(shí)的社會(huì)活動(dòng),也反映了當(dāng)時(shí)整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史與前人的勞動(dòng)成果,充分利用原本的基礎(chǔ),加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:

  1.提高對(duì)原來(lái)檔案整理的認(rèn)知

  對(duì)于過(guò)去的整理方法,我們要實(shí)事求是,重視前人的勞動(dòng)成果,認(rèn)真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。

  2.不要輕易整理已經(jīng)整理過(guò)的檔案

  一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎(chǔ),要力求保持原來(lái)的基礎(chǔ),如果輕易打亂基礎(chǔ),返工重整,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,很難滿足檔案利用的需求。

 ?。ǘ┍3謾n案之間的聯(lián)系

  檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過(guò)程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨(dú)的個(gè)體形成的,但卻是以組合的群體形式運(yùn)作的。

  因此整理檔案的時(shí)候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個(gè)方面:

  1.來(lái)源方面

  檔案來(lái)源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門(mén)組織或是個(gè)人手中形成時(shí),產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個(gè)家庭出生就不可以斷開(kāi)其中的關(guān)系。

  2.時(shí)間方面

  時(shí)間聯(lián)系就是指,檔案在各部門(mén)形成時(shí),是有一定過(guò)程和階段性的,這就是檔案的時(shí)間聯(lián)系。

  3.內(nèi)容方面

  這個(gè)就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場(chǎng)活動(dòng)中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會(huì)具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。

 ?。ㄈ┍阌诒9芘c利用

  整理檔案時(shí),不僅要利用原有的基礎(chǔ),而且還要保持檔案間的聯(lián)系,這樣才利于檔案的保管與利用。可是有時(shí)檔案的聯(lián)系與利用也會(huì)有沖突。

  比如檔案是具有私密性的,不可以對(duì)外公開(kāi),那么檔案的整理就有了局限性,不可以混合整理,至于這種問(wèn)題,檔案的整理就需要分開(kāi)類別,專門(mén)整理。

  如何做好專業(yè)檔案整理

  很多的機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但這些文件的存在都無(wú)一例外地耗費(fèi)著單位的空間、人員的時(shí)間和精力。專業(yè)檔案整理是對(duì)檔案文件的歸檔整理,是企業(yè)必不可少的工作,那么,如何做好檔案整理工作呢?

  首先就是檔案材料收集工作。檔案材料歸檔工作可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況,按一定周期進(jìn)行,以年度或者季度為單位,將所有文件收集齊全,確保后期專業(yè)檔案整理工作順利進(jìn)行。

  專業(yè)檔案整理

  其次是檔案材料的歸檔范圍。沒(méi)有參考利用價(jià)值的材料無(wú)需保存,通常企業(yè)都會(huì)有一套歸檔的范圍文件,可以按照此類文件剔除,剩余文件則可根據(jù)檔案材料歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

  最后修繕材料內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)檔案整理裝訂。對(duì)于文件中存在疏漏或損毀的情況進(jìn)行修補(bǔ)增刪,并打印目錄依次裝盒,規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào),編號(hào)要統(tǒng)一連貫,最后匯總所有文件目錄,方便后期快速查閱檔案。

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