電 話:18937133779
網(wǎng) 址:http://www.gycxdjzzl.com
郵 箱:zboao@qq.com
首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔,其它單位(包括上級、同級和下級機(jī)關(guān))的來文,需要辦理的文件(辦件)必須歸檔,重要的文件材料應(yīng)該歸檔,閱知類的文件可以不歸檔。
文件以“件”為單位進(jìn)行檔案整理歸檔。一般以每份文件為一件,
1、文件正本與定稿為一件(重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的,其正本與歷次稿包括定稿各為一件)。
2、正文與附件為一件(附件是指附屬于正文之后的其他文件材料,作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料,如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字,正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說,正文與附件為一件,如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件)。
3、原件與復(fù)制件為一件(對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件),以及使用中出現(xiàn)破損的文件,應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件)。
4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分,前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求,后者則是具體內(nèi)容,它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割,因此也應(yīng)作為一件)。
5、報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(報表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內(nèi)容都相對完整,具有獨立的檢索價值,因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式,一冊(本)作為一件)。
6、來文與復(fù)文各為一件(這是比較特殊的一種規(guī)定?!皝砦呐c復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述,也包括“去文與復(fù)文”,從文種上看包括請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等等)。
7、請示與批復(fù)各為一件。
8、報告與批示各為一件。
正文與文件處理單(文件在運轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙,有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程,是歸檔文件不可分割的重要組成部分,應(yīng)與文件作為一件)。
“為一件”是指在實體上裝訂在一起,編目時也只體現(xiàn)為一條條目。
歸檔文件的整理工作,必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。
歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)(問題)、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中,維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時,強(qiáng)調(diào)了“事由原則”,將同一事由形成的文件排列在一起,使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。
在裝訂之前,將全部文件梳理一遍,按照以上整理原則,將屬于一件的材料放在一起,以便于裝訂,防止返工。
(二)文件裝訂順序
歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。
裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋3衷b訂不動)。
其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前,來文在后。漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在最后;但如果已粘貼牢固的可放在最前面,這樣可以作為首頁加蓋歸檔章,從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。
再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左、下側(cè)對齊。(建議管理文件類采用左側(cè)裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)
裝訂以“件”為單位進(jìn)行,對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。
裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。
檔案整理的方法
檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號與編目等五個步驟。
組件(卷)
檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。
在件的構(gòu)成中,對于照片、錄音、錄像、實物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。
組卷(以科技檔案為例)時,科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間(階段)或重要程度排列。
分類
分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。
文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級分類,如:年度—保管期限分類法。
照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。
排列
排列是在分類方案最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi),按時間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。
編號
檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合,能夠反映檔案的基本屬性,指示檔案在全宗中的位置。
以件為單位整理檔案,按照年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限進(jìn)行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。
以卷為單位整理的檔案,其檔號結(jié)構(gòu)為:全宗號—目錄號(類別號、項目號)—案卷號—件、頁(張)號,比如,Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號為:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。
編目
編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號順序,逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。
雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實現(xiàn)檔案資源的融合管理。
檔案整理外包服務(wù)的費用
檔案整理外包服務(wù)的費用通常由以下幾個因素決定:
1.項目規(guī)模:項目規(guī)模越大,需要投入的人力、時間和資源就越多,因此費用也會相應(yīng)增加。
2.檔案類型:不同類型的檔案整理所需的專業(yè)知識和技能可能不同,例如紙質(zhì)檔案、電子檔案、圖像檔案等,因此費用也會有所差異。
3.工作復(fù)雜程度:如果檔案整理工作較為復(fù)雜,例如涉及大量的數(shù)據(jù)錄入、分類、索引編制等,費用可能會較高。
4.時間要求:如果客戶對項目完成時間有較高要求,服務(wù)提供商可能需要增加人力或加班工作,這可能會導(dǎo)致費用上升。
5.地區(qū)差異:不同地區(qū)的勞動力成本和市場價格可能存在差異,因此檔案整理外包服務(wù)的費用也可能受到地區(qū)因素的影響。
6.服務(wù)提供商的經(jīng)驗和專業(yè)水平:經(jīng)驗豐富、專業(yè)水平高的服務(wù)提供商通常會收取較高的費用,但他們可能能夠提供更高質(zhì)量的服務(wù)。
總結(jié)起來,檔案整理外包服務(wù)的費用是根據(jù)項目規(guī)模、檔案類型、工作復(fù)雜程度、時間要求、地區(qū)差異以及服務(wù)提供商的經(jīng)驗和專業(yè)水平等因素來確定的。在選擇服務(wù)提供商時,客戶應(yīng)該綜合考慮這些因素,并與多家服務(wù)提供商進(jìn)行比較,以獲得最合適的價格和質(zhì)量的組合。
檔案整理工作的原則
檔案整理工作,聽起來就是把檔案都整理起來,整理物品大家都熟悉不過了,大家都收拾過屋子,把散亂的書本收拾歸整的時候啊,但是,雖然兩者意思大體相同,可仔細(xì)看,卻內(nèi)有乾坤。
(一)不可破壞原本基礎(chǔ)
看到這個標(biāo)題,大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了,對!就是在進(jìn)行檔案整理的時候,不可以破壞原本的整理基礎(chǔ),為什么要這么說呢?
因為檔案不僅記錄了當(dāng)時的社會活動,也反映了當(dāng)時整理檔案工作的狀況,所以再次整理檔案的時候,要尊重歷史與前人的勞動成果,充分利用原本的基礎(chǔ),加快整理效率,提高質(zhì)量,具體做法分為以下方面:
1.提高對原來檔案整理的認(rèn)知
對于過去的整理方法,我們要實事求是,重視前人的勞動成果,認(rèn)真審核,保留好的部分,去除不適合的部分。
2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案
一般情況下,只要不是散亂的文件,已經(jīng)有了整理基礎(chǔ),要力求保持原來的基礎(chǔ),如果輕易打亂基礎(chǔ),返工重整,費時費力,很難滿足檔案利用的需求。
(二)保持檔案之間的聯(lián)系
檔案間的聯(lián)系,在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了,雖然檔案是以單獨的個體形成的,但卻是以組合的群體形式運作的。
因此整理檔案的時候,要保持檔案間的聯(lián)系,主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面:
1.來源方面
檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時,產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系,就像是親兄弟一樣,在一個家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。
2.時間方面
時間聯(lián)系就是指,檔案在各部門形成時,是有一定過程和階段性的,這就是檔案的時間聯(lián)系。
3.內(nèi)容方面
這個就很好理解了,檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的,那么在同一場活動中記錄下的檔案,在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系,而往往這種聯(lián)系是很緊密的,密不可分的。
?。ㄈ┍阌诒9芘c利用
整理檔案時,不僅要利用原有的基礎(chǔ),而且還要保持檔案間的聯(lián)系,這樣才利于檔案的保管與利用??墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。
比如檔案是具有私密性的,不可以對外公開,那么檔案的整理就有了局限性,不可以混合整理,至于這種問題,檔案的整理就需要分開類別,專門整理。