在開展檔案工作時(shí)，基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一就是進(jìn)行檔案整理工作。對于檔案管理員收集到的檔案材料，因?yàn)槠湫纬膳c來源不同，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，就需要進(jìn)行材料鑒別工作，然后進(jìn)行一系列檔案整理加工。

      但是檔案種類繁多，如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、文書檔案、科技檔案、工程檔案等等，對于不同類型的檔案材料，其進(jìn)行檔案工作的政策法規(guī)也有所區(qū)別，所以企業(yè)就會(huì)選擇檔案整理外包服務(wù)，來協(xié)助檔案管理專員開展檔案工作。

　　除此之外，選擇檔案整理外包服務(wù)主要的對象是企業(yè)檔案管理工作者日常工作中接觸較多的人事檔案，因?yàn)槿耸聶n案與其他種類的檔案在進(jìn)行管理工作時(shí)有一個(gè)顯著的區(qū)別，就是人事檔案的流動(dòng)性。人事檔案的特點(diǎn)在于這類檔案是動(dòng)態(tài)的，具有延續(xù)性的。

　　人事檔案的管理，是以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保存的一種專門案卷，同一個(gè)人的檔案材料是不能分散的，不同人的檔案材料不可混淆。而且每一份人事檔案，會(huì)根據(jù)當(dāng)事人的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的進(jìn)程情況產(chǎn)生變化，還會(huì)不斷補(bǔ)充新的材料，人事檔案的保管單位也不是固定的，所以對于人事檔案的整理工作是一個(gè)持續(xù)性的過程。選擇檔案整理外包服務(wù)，對于企業(yè)檔案管理員開展人事檔案的日常管理工作是有很多便利的！

　　為什么選擇檔案整理數(shù)字化外包

　　我們都知道，檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)多要求高，想隨隨便便完成檔案工作根本不可能。所以不少企事業(yè)單位選擇了檔案整理數(shù)字化外包，讓專業(yè)機(jī)構(gòu)來完成，今天就來講講選擇檔案整理數(shù)字化外包的四大理由。

　　選擇檔案整理數(shù)字化外包，首先可以幫助企業(yè)降低管理成本，數(shù)字化管理檔案不僅節(jié)約保管費(fèi)用、節(jié)省占地空間，而且查閱方便迅捷，在避免各種浪費(fèi)的同時(shí)還在某種程度上實(shí)現(xiàn)了人事檔案信息資源共享。其次是幫助企業(yè)釋放工作壓力，有效解決企事業(yè)單位缺乏人事檔案相關(guān)專業(yè)人員、專業(yè)設(shè)備的問題。

　　專業(yè)的檔案整理數(shù)字化外包服務(wù)提供標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案整理及數(shù)字化服務(wù)，解決達(dá)標(biāo)難題。并且這些服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有眾多國企、事業(yè)單位項(xiàng)目服務(wù)成功案例，多個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)超出同行服務(wù)水平，豐富的檔案整理數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)，確保企業(yè)工作成果達(dá)標(biāo)，杜絕企業(yè)自己的檔案整理數(shù)字化工作不達(dá)標(biāo)的問題。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會(huì)詳細(xì)講解，感興趣可以在評論區(qū)告訴我，會(huì)及時(shí)更新的。

　　對于現(xiàn)在的社會(huì)單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時(shí)載體也會(huì)不一樣，所以根據(jù)檔案的狀況不同，整理工作的內(nèi)容也會(huì)出現(xiàn)差異，而整理工作也可以分為下面三種類型：

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　　這里可以說一下，檔案整理工作呢也是需要一定量的檔案的，所以工作一般的場景都是出現(xiàn)在“檔案室”“檔案館”內(nèi)，往期我也分享過檔案館的一些資料，所以從檔案館（室）的角度分析。

　　當(dāng)檔案室接收的是機(jī)關(guān)部門整理好的檔案，檔案館接收的是立檔單位移交的檔案，這個(gè)時(shí)候檔案整理工作的范圍就很大了，所以就需要對收集過來的檔案全宗，進(jìn)行系統(tǒng)性的排列，也要對檔案目錄進(jìn)行加工。

　　（二）細(xì)節(jié)調(diào)整

　　俗話說得好“林子大了什么鳥都有”，檔案館也不敢絕對的保證，自己接收的檔案都是極具價(jià)值的，所以當(dāng)整理入檔案館內(nèi)保存的檔案，其中顯然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　應(yīng)進(jìn)行加工，來提升檔案的質(zhì)量，另外，在時(shí)間的推移中，檔案本身與整理方法也會(huì)發(fā)生變化，在發(fā)現(xiàn)不適合時(shí)代的時(shí)候，也要進(jìn)行必要的調(diào)整。

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　　這個(gè)整理工作的類型，看字面意思就很好理解了，就是對檔案整理的全過程進(jìn)行工作，每一步都要細(xì)致地做好。另外，檔案館有時(shí)也會(huì)接收一些零散的文件。

　　又或者在庫藏體系遭遇嚴(yán)重受損的時(shí)候，全過程類型整理工作也要及時(shí)地進(jìn)行。

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)?、全宗號——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號、題名、時(shí)間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號排序。