具備專業(yè)知識(shí)和技能、遵守相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)：工作人員應(yīng)具備檔案整理及數(shù)字化技術(shù)的基本知識(shí)，熟悉數(shù)字化設(shè)備的操作和維護(hù)，掌握相關(guān)軟件和工具的使用方法；能夠遵循國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對(duì)檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　檔案整理及數(shù)字化

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對(duì)原始檔案造成不必要的損害；需要對(duì)數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對(duì)敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時(shí)候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項(xiàng)，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　新手檔案員如何做好檔案整理工作

　　檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴(yán)格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準(zhǔn)確，檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫(kù)后才是檔案。

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件（上級(jí)來文）都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號(hào)國(guó)家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　　（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

　　（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

　?。?）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　　（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)本級(jí)檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　（2）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　　③同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　?、軙?huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁(yè)碼

　　（1）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

　?。?）頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　（3）文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號(hào)項(xiàng)

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)（問題），其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　檔案整理是一個(gè)很寬泛的問題，必須縮小到具體的檔案種類上來敘述才具有實(shí)質(zhì)性的意義。今天就以人事檔案為例為大家介紹一下檔案整理工作內(nèi)容，請(qǐng)大家一起看過來吧。

　　首先對(duì)于人事檔案來說需要先按照國(guó)家頒布的相關(guān)條例對(duì)現(xiàn)有雜亂無章的檔案進(jìn)行分類處理，我們一般是參照《干部人事檔案工作條例》來進(jìn)行整理。按照標(biāo)準(zhǔn)分為十個(gè)大的類別，具體分類細(xì)則、檔案整理工作內(nèi)容，大家可以查看上述提到的條例。

　　在進(jìn)行分類之后需要對(duì)存在鐵釘、回形針等容易腐蝕紙張的雜物進(jìn)行去除，同時(shí)對(duì)不符合規(guī)格的紙質(zhì)材料進(jìn)行裝裱為后續(xù)的裝訂打好基礎(chǔ)。

　　再有就是對(duì)分好類的材料進(jìn)行排序和編寫類號(hào)、件號(hào)和頁(yè)號(hào)，注意不能出現(xiàn)問題，否則修改起來是非常麻煩的。

　　下一步是根據(jù)檔案的分類編寫目錄，這步可以通過專業(yè)軟件來實(shí)現(xiàn)或者用Excel表格編寫即可。最后將目錄打印出來后對(duì)整本檔案進(jìn)行裝訂，放入專門的無酸檔案盒內(nèi)就行了。

　　檔案整理的細(xì)節(jié)

　　眾所周知，檔案材料經(jīng)過收集、鑒別之后需要進(jìn)行整理。而檔案整理流程是對(duì)檔案材料循序漸進(jìn)進(jìn)行分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂成卷，以及在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的。

　　看似簡(jiǎn)單的檔案整理流程，實(shí)際操作中處處充滿著細(xì)節(jié)。首先將檔案材料分為十大類，每份材料分類都得仔細(xì)認(rèn)真，稍微疏忽則可能分類錯(cuò)誤。如新進(jìn)員工鑒定類材料，如果僅僅只是一份對(duì)其工作表現(xiàn)的鑒定材料歸入3類，但如果涉及“同意轉(zhuǎn)正”這方面則歸入9-2類。其次是排序，分為時(shí)間順序和邏輯順序，其中5類、6類和8類是邏輯，其余是時(shí)間順序。一般8類遇到較少，因?yàn)樯俨怀Ｓ?，如果不留意可能就也錯(cuò)誤按照時(shí)間排序了。

　　再是編號(hào)編目。編號(hào)記住有圖文及編號(hào)，正面右下角、反面左下角；編目則要準(zhǔn)確無誤，避免錯(cuò)別字，完成后進(jìn)行校對(duì)。最后是裝訂，標(biāo)準(zhǔn)是A4紙型，大于需要折疊，過小需要托裱。打孔要做到不破壞檔案內(nèi)容、以左下角對(duì)齊為準(zhǔn)。