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扶貧辦檔案整理歸檔解決方案(三)

時間:2022-04-01 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

歸檔文件的蓋章、編號、填寫頁數(shù)

1.歸檔章的格式
其規(guī)格為長80mm,寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項目主要為編號項目中的必備項。
歸檔章樣式: 

全宗號

類別號

期 限

年  度

機  構(gòu)

件 號


歸檔章填寫示例:

全宗號
6
類別號
A
期 限
30年
年  度
2009
機  構(gòu)

件 號
001


 

歸檔章填寫說明
歸檔章項目
項目說明
填寫說明
全 宗 號
檔案館給立檔單位編制的代號。
全宗號由同級檔案館給立檔單位編制,如果暫時未有全宗號,可暫時不填。
類別號
一個立檔單位不同門類檔案的代號。
文書檔案填寫“A”。
期限
即保管期限,標注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”和“永久”。
具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。
年    度
填寫文件內(nèi)容針對的年度,以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。
歸檔文件根據(jù)實際歸檔年度標注。文件針對年度,以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如2006。
機構(gòu)
填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號,不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可空。
如:黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。
 
件號
以年度為界線,由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個保管期限編一個大流水號;由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的,每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。
其編制方法是:依據(jù)歸檔文件的排列順序,每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標注。
2.扶貧辦檔案歸檔的蓋章位置
歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍黑墨水筆填寫內(nèi)容,如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置,可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置,但以上端為宜。如果機關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的,或收文有文件處理單的,也可放在最前面作為首頁,這樣可在其上加蓋歸檔章,以更好地保護文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的,也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡,也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3.扶貧辦檔案歸檔按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號。以年度為界線,由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個保管期限編一個大流水號;由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的,每個部門內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。
4.每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實際有效頁數(shù)。(注意不要用鉛筆填寫頁號,要用鋼筆、碳素或藍黑墨水筆填寫或用號碼機編頁碼)單面印刷的文件在正面右上角處填寫實際頁數(shù);雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實際頁數(shù);文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁面(如:有些單位為了節(jié)省紙張,用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件),須在上面用鋼筆、藍黑墨水筆批“Ⅹ”。上報等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”(如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”),但要編頁號,并計算頁數(shù)。


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