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機關單位、國企人事檔案整理分類運用最多的就是年度分類法,根據文件形成的年度將企事業(yè)單位的文書檔案分成若干類別的方法。這種方法可以反映一個事業(yè)單位活動逐年發(fā)展變化的面貌,是運用最廣泛的一種分類方法。
一、人事檔案整理年度分類法的步驟:
首先需要將機關單位、事業(yè)單位人事檔案中需要歸檔的文件以件為單位進行收集,然后要把這些文件以形成的年度為依據進行分類,分類以后要按年度歸檔時間對這些文書檔案進行相應的排序,然后在進行編號蓋章工作,在蓋章工作進行之前,要對文書檔案的年度號以及年度文件流水號進行填寫,在做好這一系列的工作以后,對計算機進行充分的利用,要按照文書檔案錄入規(guī)則對這些文件的信息進行錄入。
同時,在計算機中對文件所存放的檔案盒的號碼、文件在檔案保管位置的序列號、排號以及層號進行錄入。
二、人事檔案整理年度分類法的作用:
1.可以使文檔管理人員在開展工作時,能夠最大限度的使“機構”文書檔案管理過程中的得到簡化,這樣可以使工作步驟化繁為簡,使相關人員工作量得到削減。
2.會進一步降低保管期限在文書檔案管理的過程中的地位,從某種意義上來講,文檔管理與檔案館的檔案管理有很大的差別,尤其是保管期限方面,文檔的保管期限繁雜而靈活,所以更適合用年度分類法。
三、人事檔案按年度分類時,應注意哪些問題?
1.要明確使用公歷年份,還是我國傳統(tǒng)的農歷年份?有些檔案管理單位沒有明確的規(guī)定,因此有些檔案分類人員采取公歷方法,而有些檔案分類人員則采取農歷方法,這就造成了檢索的不方便,進而產生混亂,所以為了避免混亂的出現(xiàn),相關文書檔案管理部門應該做出具體明確的規(guī)定。
2.要明確日期的使用格式。文書檔案分類時,會涉及到日期的使用格式的問題,這一點文書檔案管理部門應該注意;再加之,文書檔案管理涉及到的日期非常多比如簽署日期,發(fā)布日期等,有些文書檔案的這些日期甚至年份不一致,針對這種情況下,文書檔案分類人員在按照年度分類法進行分類時,應該按照某一種方法記錄個特定的日期,比如按照寫成日期成為統(tǒng)一的日期或者以最終的收到日期為分類的日期。