企業(yè)如何做檔案數(shù)字化

一、檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化管理就是依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化錄入，檔案從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅使檔案采集和查詢(xún)更為便利，而且檔案管理方式也更為科學(xué)。

特別是在當(dāng)前無(wú)紙化辦公不斷推進(jìn)的新形勢(shì)下，電子文件采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并利用數(shù)字代碼序列形式在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳送，在現(xiàn)代日常辦公和管理工作中，電子文件和電子檔案得以廣泛慶用。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理工作中管理人員強(qiáng)度大幅度降低，能夠在管理工作進(jìn)行隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，更利于查詢(xún)。 

二、企業(yè)開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作的措施

（一）在當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作中，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化了電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并將其上傳到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以此來(lái)提高檔案利用水平。企業(yè)部分重要信息，可以采用雙套系統(tǒng)管理模式，即電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套備份，做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案過(guò)程中的數(shù)字化效果的保持，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的高效性，為檔案信息的查閱和利用帶來(lái)更多的便利性。

（二）加強(qiáng)企業(yè)電子文件的管理

企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，電子文件作為其中重要的內(nèi)容，同時(shí)也是檔案的主要來(lái)源，因此在重視電子文件歸檔宣傳工作，全面增強(qiáng)企業(yè)員工電子文件歸檔意識(shí)，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要保障。同時(shí)還要做好電子文件的收集工作，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件長(zhǎng)期共同保存，更好的推動(dòng)檔案電子化的建設(shè)進(jìn)程。

（三）可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)于國(guó)企檔案信息的管理，完善檔案信息處理過(guò)程中的各項(xiàng)事務(wù)的操作與運(yùn)營(yíng)，保障信息技術(shù)的使用能夠切實(shí)為國(guó)企管理服務(wù)，并始終貫徹于檔案管理工作的各個(gè)流程當(dāng)中，全面推動(dòng)現(xiàn)代化的實(shí)施。其次，建立網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)平臺(tái)，按照檔案信息的具體內(nèi)容和所屬區(qū)域進(jìn)行分類(lèi)歸檔，并提供非限制和非保密性文件的統(tǒng)一檢索和管理服務(wù)，提高調(diào)檔查詢(xún)速度，提升工作率。