檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

首先，可以節(jié)省檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理，完全靠人們的手工勞動來實(shí)現(xiàn)檔案的存儲、保管和查詢。數(shù)字化管理檔案 改變 了檔 案的載體 ，即把紙質(zhì) 的需人工 閱讀 的檔案變成了計(jì)算機(jī)閱讀檔案。不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和 占用空間，而且查找起來也非常方便，避免了反復(fù)打印文件資料而造成的紙張和查找人員的浪費(fèi)。

其次，可以有效實(shí)現(xiàn)對檔案原件的保護(hù)。我們將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其使用更加安全。特別是年代比較久遠(yuǎn)的珍貴檔案，由于屬于不可再生資源，進(jìn)行數(shù)字化處理是更好的保護(hù)，減少了對檔案原件反復(fù)查詢過程中的損壞。再次，可以提高辦公效率。把傳統(tǒng)的檔案文件資料轉(zhuǎn)化為可存儲的文件信息，能夠做到及時歸檔，并盡快提供利用。通過檔案管理軟件就可以實(shí)現(xiàn)文件信息的同步上傳，完成電子文件的歸檔，經(jīng)過管理員授權(quán)后，在管理網(wǎng)絡(luò)的任何一個終端都可以進(jìn)行同步的閱讀。這樣就會大大節(jié)省查找文件資料的時間，提高辦公效率。最后，可以防止檔案資料被篡改。與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案以PDF、JPG、TIF等文件格式存在，具有不可修改的優(yōu)點(diǎn)，能有效防止檔案資料被篡改，更加有效地保證了檔案的真實(shí)性。