錄音錄像電子文件一般自形成起3個(gè)月內(nèi)要向檔案部門(mén)移交歸檔，最遲不能超過(guò)次年6月。文件形成部門(mén)在管理系統(tǒng)中以在線方式提交歸檔，由管理系統(tǒng)自動(dòng)完成并記錄清點(diǎn)、“四性”鑒定等程序性工作；檔案部門(mén)對(duì)照清點(diǎn)、鑒定結(jié)果，對(duì)擬歸檔電子文件的整理、著錄成果等進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，管理系統(tǒng)即可完成登記、填寫(xiě)登記表等程序性工作，并為錄音錄像電子檔案編制檔號(hào)，正式歸入電子檔案庫(kù)，與其他門(mén)類電子檔案一并進(jìn)行集成管理。

以離線方式歸檔錄音錄像電子文件的，要以手工方式完成著錄、制作離線歸檔載體和歸檔程序等工作。一是要采用WPS電子表格、EXCEL等著錄電子文件，除前述需在管理系統(tǒng)中手工著錄的項(xiàng)目外，還要著錄全宗號(hào)、檔案門(mén)類代碼、年度、件號(hào)、攝錄日期、計(jì)算機(jī)文件名等，著錄文件要存儲(chǔ)在保管期限或年度文件夾中；二是按終端計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要求制作離線歸檔載體，并在包裝盒上注明載體編號(hào)、檔案門(mén)類、歸檔年度、活動(dòng)名稱和電子文件數(shù)量等信息；三是交接雙方要按照程序完成歸檔工作，檔案部門(mén)要及時(shí)將文件及其著錄信息導(dǎo)入管理系統(tǒng)。