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自然資源規(guī)劃局?jǐn)?shù)字化檔案整理

時(shí)間:2022-03-31 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

數(shù)字化檔案整理要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化檔案的整理, 要根據(jù)計(jì)算機(jī)處理信息技術(shù)的特點(diǎn), 規(guī)范數(shù)字化檔案整理的業(yè)務(wù)流程和操作標(biāo)準(zhǔn), 規(guī)定檔案目錄、 范圍、 交換格式等, 出臺(tái)一套系統(tǒng)性、 完整性、 科學(xué)性、 規(guī)范而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn), 建立高質(zhì) 量的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù), 統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)及其類型、 名稱、 長(zhǎng)度等, 以 此規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)及其整理秩序, 使其在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行整理、 建 檔。 而且其統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立必須遵循以下幾項(xiàng)原則:

 1) 完整性原則。 數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案一樣, 如不及時(shí)整理歸檔, 可能會(huì)造成信息失散, 出現(xiàn)檔案不完整的現(xiàn)象, 所以, 檔案整理人員必須及時(shí)、 準(zhǔn)確掌握相關(guān)信息, 采取有效措施, 及時(shí)、 準(zhǔn)確地對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行整理、 歸檔, 以確保數(shù)字化檔案的完整性。

2) 真實(shí)性原則。 與實(shí)體檔案材料不同, 數(shù)字化檔案的生成需要 一個(gè)過程, 如: 復(fù)制、 傳輸、 接收、 儲(chǔ)存, 在這一過程中有可能因?yàn)榉N種原因而產(chǎn)生數(shù)字化檔案真實(shí)情況的改變而造成失真現(xiàn)象的發(fā)生。 為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生, 檔案整理人員必須端正工作態(tài)度, 在對(duì)數(shù)字化檔案整理過程中, 必須扎實(shí)、 認(rèn)真、 細(xì)心, 以保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性。

3) 保密性原則。 數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案一樣, 其數(shù)據(jù)、 文字、 影像等, 無(wú)論是對(duì)單位還是個(gè)人而言, 都是具有高度保密性質(zhì)的, 其信息不但會(huì)被隨意篡改, 還會(huì)被 “電腦黑客” 竊取, 這些都會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案的保密性構(gòu)成應(yīng)有的威脅。 因此, 檔案管理部門要高度重視, 以確保數(shù)字化檔案信息的流失。


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