隨著信息化的發(fā)展，檔案在我們的工作和生活中司空見慣，各行各業(yè)都存在不同的檔案文件和資料。紙質(zhì)版的檔案文件不易保存，不易查詢，還涉及到損壞、丟失、篡改等諸多風(fēng)險，所以，做好檔案的電子化管理，已經(jīng)成為當(dāng)前及未來檔案管理工作的必然選擇。那么檔案的電子化管理需要哪些條件呢？

一、硬件設(shè)備

需要配備至少一臺運行檔案管理系統(tǒng)的計算機服務(wù)器，如果檔案材料較多，存儲量巨大，可能要配備多臺服務(wù)器。另需配備至少一臺高速掃描儀，如果檔案材料中包含老舊的紙張（如人事檔案中的年份較久的材料），還需要配備一臺平板掃描儀，因為老舊的紙張是不能使用高速掃描儀掃描的，只能使用平板掃描儀掃描。還需要配備一臺打印機，因為檔案管理工作中隨時需要打印一些資料，除了檔案本身需要打印之外，還需打印檔案盒的標(biāo)簽，檔案目錄材料等等。

二、軟件系統(tǒng)

需要配備一套檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)分為兩大類：一類是專門針對人事檔案的人事檔案管理系統(tǒng)，還有一類是針對文書檔案的文書檔案管理系統(tǒng)，如果要細(xì)分的話，還包含了建筑類檔案、國土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、會計類檔案等等，這些不同行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)會有不同行業(yè)的特色和風(fēng)格，但總體功能是一致的：實現(xiàn)檔案的電子化存儲與管理。

三、人員組織與管理

檔案的掃描工作是一項工作量巨大的工程。除一個總的項目負(fù)責(zé)人外，還要根據(jù)工作量的大小配備多名材料整理人員和錄入人員。現(xiàn)在很多單位檔案管理的專職人員很少，也抽不出其他人員來做這項工作，所以大多選擇外包給其他專業(yè)團(tuán)隊來做。

四、工作流程

檔案電子化的工作流程大致如下：

1、檔案材料清點、簽字出庫。

2、檔案拆檢，并按規(guī)定進(jìn)行整理。

3、檔案批量掃描。

4、檔案掃描圖像處理。即對掃描的原圖進(jìn)行糾錯、糾偏、高清等處理；如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時進(jìn)行補掃。

5、基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號、名稱、錄入時間、頁數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng)；然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

6、檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

7、檔案清點、簽字入庫。入庫的檔案必須按照出庫單逐一清點，不能出現(xiàn)遺漏。

五、質(zhì)量要求與驗收

電子化的檔案材料必須滿足以下要求：

1、掃描的圖像文件與原件一致并清晰可辯，不存在錯、漏、模糊不清的情況；

2、在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢檔案材料；

3、掃描后的檔案材料整理裝訂整齊；原始檔案必須完整歸檔。