（一）傳統(tǒng)檔案管理模式對電子檔案管理的缺失。

國家檔案局緊跟信息技術(shù)的發(fā)展步伐，逐年頒發(fā)新的規(guī)定指導全國的檔案工作。2018年12月出臺了比較完善的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，緊接著2019年1月1日起又施行了《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，對電子檔案和數(shù)字化檔案的信息化建設(shè)做出的規(guī)定。規(guī)定中明確，國家機關(guān)應(yīng)當開展數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行，指明了國家機關(guān)檔案工作努力的方向。基層單位是國家機關(guān)中最小的機關(guān)，頂層先行積累數(shù)字檔案室運行的經(jīng)驗，有利于基層單位遵照執(zhí)行，不走彎路。基層單位管理手段暫時滯后能理解，但一直停留在傳統(tǒng)載體檔案管理的模式中，兩耳不聞窗外事，就是過度漠視檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展了。目前基層單位的實際情況是沒有制度要求，沒有業(yè)務(wù)能力和技術(shù)設(shè)備對工作中產(chǎn)生的大量的電子文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案進行管理和利用。面對日益增長的大量電子文件的產(chǎn)生，我們傳統(tǒng)的檔案管理模式只是把電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案進行歸檔，沒有把新產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，也沒有把庫藏檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進行統(tǒng)籌管理，形成了信息時代檔案管理工作長期存在漏洞，暴露出了與信息時代不相適應(yīng)的問題。數(shù)字檔案室建設(shè)工作啟動越晚，這個漏洞就越
大，也可能很難再彌補。

（二）傳統(tǒng)檔案利用方式的局限性。

錄音、錄像、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，既承載了檔案的真實性，又方便了管理、利用。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，復制時不容易丟失信息，從而避免了紙質(zhì)文件復制或縮微品拷貝經(jīng)常會出現(xiàn)的清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，我們應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息的這些特點。但是目前基層單位多數(shù)情況下，還是沿用傳統(tǒng)的借閱方式，去檔案室調(diào)取紙質(zhì)檔案，當場借閱歸還抑或復印檔案副本提供利用，檔案副本由于裝訂的關(guān)系復印總是不太清晰。外單位借閱還必須提供介紹信，親自前往存檔單位調(diào)閱檔案，不能即需即取，非常耗時耗力。目前開始普遍使用手機拍照取得檔案的副本，通過微信等第三方平臺作為傳輸工具進行利用，很大程度上方便了利用者，特別是遠程利用者不必再登門借閱檔案了。這種利用方式啟發(fā)我們應(yīng)該采用比拍照取件更為安全便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供本單位人員利用，并借助網(wǎng)絡(luò)終端開發(fā)遠程利用，為遠程的利用者提供利用的便利。

（三）傳統(tǒng)檔案檢索方法漏檢現(xiàn)象嚴重。

用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件檢索檔案，經(jīng)常碰到漏檢的情況。庫房中的檔案在軟件里通過標題名的字段檢索卻找不到。因為利用者多數(shù)只能提供文件標題的字段，提供的字段和檔案文件標題里的字段也不匹配。最后只能利用紙質(zhì)檢索工具逐個進行人工搜索。檔案數(shù)據(jù)逐年龐大，檢索效率日益低下。有的利用者很急，就會放棄借閱檔案，讓檔案管理人員存有深深的挫敗感。數(shù)字檔案具有文字、圖形、聲音、影像等多種媒體表現(xiàn)形式，多種媒體信息可以單獨或者相互作用形成數(shù)字檔案信息，檔案檢索必須充分利用數(shù)字檔案的多媒體集成性，統(tǒng)一標識數(shù)字檔案，確保其原始性、標準性，使數(shù)字檔案檢索起來更加靈活，提高檢索的準確性和快速性。

（四）傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計方法難以達到精準快速。

對于信息化發(fā)展而產(chǎn)生的新科技、新模式，基層單位有享用的權(quán)利，主管單位也有按照國家檔案局的要求盡快推進基層單位的數(shù)字化檔案室建設(shè)的責任。基層企事業(yè)單位經(jīng)過幾十年的檔案積累，庫存檔案也達到了一定的數(shù)量。利用分類目錄和保管目錄等檢索工具進行手工統(tǒng)計，需要反復核查才能確認數(shù)字無誤，工作效率極低。如果數(shù)字化檔案室建成，將原有庫存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，新增電子文件數(shù)字化，經(jīng)過標準化和規(guī)范化標識的數(shù)字檔案，多次利用都能保證元數(shù)據(jù)的真實、完整、安全。在此基礎(chǔ)上采用計算機統(tǒng)計各種數(shù)字檔案，統(tǒng)計速度提升，統(tǒng)計數(shù)據(jù)更加精準，還能免去大量的數(shù)據(jù)復核時間，解放勞動力。通過對系統(tǒng)軟件的輔助功能的開發(fā)，無論是對各種類型的檔案統(tǒng)計，還是對檔案保管期限續(xù)存、檔案的銷毀移交、利用實體檔案以及下載的數(shù)據(jù)都能做靈活精準的統(tǒng)計。系統(tǒng)軟件還能通過圖表等可視化方式顯示各類統(tǒng)計報告，統(tǒng)計結(jié)果符合真實、準確、完整的要求，大大降低了時間成本，提高了工作效率。