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檔案數(shù)字化是什么意思,作用有哪些:隨著科技的迅速發(fā)展,檔案數(shù)字化顯得尤為重要,它是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求,是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。那么,檔案數(shù)字化是什么意思。
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來(lái),逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性:
一、提高經(jīng)濟(jì)效益
數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來(lái)極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單,真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事,檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化后,檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù),另外,通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
檔案數(shù)字化的作用有哪些
01什么是檔案數(shù)字化?
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作,傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式,通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案,為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn),提高管理水平、提高效率,增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平,為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源,其重要性正日益凸顯出來(lái),逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
02如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化?
1)檔案數(shù)字化管理:數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理,并可通過(guò)組織系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán),單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案,外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案,也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后,可以大大提高工作效率,提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。
2)檔案數(shù)字化采集:從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后,首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料,然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理,校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料,完成初步審核。然后由專(zhuān)人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,確認(rèn)無(wú)誤后,完成檔案裝訂還原,對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中,各環(huán)節(jié)相互配合,協(xié)同操作,以流水線方式完成信息的采集、審核工作。
3)檔案數(shù)字化查閱:以組織系統(tǒng)專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ),采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu),在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式,完成閱檔授權(quán);閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式,使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
03中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)
1)數(shù)字化檔案全生命周期管理:中博奧系統(tǒng)打通了檔案從收集、掃描、錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒賞的全過(guò)程,確保檔案在任何環(huán)節(jié)都能完整記錄,有效流通。通過(guò)一個(gè)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)實(shí)體紙質(zhì)檔案及數(shù)字化電子檔案從采集、整理、錄入、歸檔入庫(kù)、編研、借還到銷(xiāo)毀的全生命周期管理,不同類(lèi)型、不同性質(zhì)的檔案都能按照需求有序歸檔,清晰分類(lèi),檔案管理的效率大幅提升。
2)多端登錄,檔案快速采集:中博奧檔案管理系統(tǒng)同時(shí)支持PC端、安卓、ios等多端口接入,只要擁有網(wǎng)絡(luò)條件,不論什么時(shí)間、在哪里,都可以非常方便地進(jìn)入到系統(tǒng)中,執(zhí)行系統(tǒng)提供的一切操作。此外,中博奧為實(shí)現(xiàn)檔案的100%歸檔,利用多種專(zhuān)用接口,實(shí)現(xiàn)了中博奧與OA、ERP、財(cái)務(wù)等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng),以及微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具的連接,很好地將第三方存儲(chǔ)在以上這些應(yīng)用中的文件進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。
3)面向?qū)ο蟮臄?shù)字化檔案借閱:中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),根據(jù)國(guó)家檔案管理規(guī)范、金融檔案管理標(biāo)準(zhǔn),提供不限層級(jí)的檔案管理分類(lèi),每一個(gè)分類(lèi)可單獨(dú)授權(quán)訪問(wèn)密級(jí),及對(duì)其的操作權(quán)限。設(shè)置完成后,系統(tǒng)用戶(hù)不用專(zhuān)門(mén)與檔案管理員直接對(duì)接,就可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求,自主借閱、調(diào)用所需檔案。同時(shí),為方便檔案分享、傳遞,中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),對(duì)文檔、物品、資產(chǎn)自動(dòng)配置了二維碼、電子標(biāo)簽,通過(guò)分享電子條碼,可實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找、發(fā)起借用等操作,檔案的流通效率更高。
數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言,在提升經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)上具有重要的作用,未來(lái)我們將繼續(xù)在檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)深耕,攜手更多企業(yè),讓檔案為組織、為社會(huì)創(chuàng)造更大價(jià)值。
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