檔案數(shù)字化是指把紙質(zhì)的檔案轉化為電子檔案然后保存到相應的管理軟件中方便儲存和后期的調(diào)用。檔案數(shù)字化的步驟有哪些呢？簡單的來說大致分為以下七步：前期準備—掃描操作—圖像處理操作—圖像檢查—數(shù)據(jù)掛接—數(shù)據(jù)存儲—數(shù)據(jù)移交。

檔案數(shù)字化的步驟

1.前期準備

要進行檔案數(shù)字化首先需要相應的設備和場所，數(shù)字化處理場所要具有足夠的空間和合理的布局，配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)；數(shù)字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。數(shù)字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。

2.掃描操作

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設置。掃描動作并不復雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

3.圖像處理操作

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確。

4.圖像檢查

掃描完成后，應采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時及時進行調(diào)整改正，確保圖像順序正確、質(zhì)量完美。

5.數(shù)據(jù)掛接

借助系統(tǒng)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準確關聯(lián)。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收并做好還卷及數(shù)據(jù)備份提交。

6.數(shù)據(jù)存儲

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結構，并盡可能完整地描述相關文檔。

7.數(shù)據(jù)移交

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認后方才生效。