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檔案整理數(shù)字化是什么意思?檔案整理數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用機(jī)算計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),及時(shí)提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
檔案整理數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中,以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。
檔案助力數(shù)字化的作用有:
1.代替原件使用,有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間;
2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案,用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存;
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案,可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡;
4.提高辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用,從而提高辦公效率;
5.提高經(jīng)濟(jì)效益,數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段,致使管理成本大幅上漲。而檔案整理數(shù)字化使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,不僅節(jié)約了保管費(fèi)用,節(jié)省了占地空間,而且查閱起來(lái)極為方便迅速,從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
檔案整理數(shù)字化使資料能及時(shí)歸檔,并盡快提供利用。以組織部門為例,干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案整理數(shù)字化可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí),檔案整理數(shù)字化使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單,真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。
實(shí)現(xiàn)檔案整理數(shù)字化后,檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,檔案整理數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù),另外,通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
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