紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求，本規(guī)范適用于采用掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程的管理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范：

（1）單位在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循信息和文件—記錄數(shù)字化的實施準(zhǔn)則和文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則提出的要求和建議。

（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。

（3）應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

（4）紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR 13028提出的要求。

（5）應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

（6）加工涉密檔案時，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

（1）數(shù)字化對象的確定

應(yīng)當(dāng)對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進行數(shù)字化。

（2）符合國家法律法規(guī)

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

（3）價值性

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。