隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)字化進程的不斷推進，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在各類組織和機構(gòu)中扮演著越來越重要的角色。這種系統(tǒng)通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子格式，實現(xiàn)了檔案信息的高效存儲、快速檢索和便捷共享，為檔案管理帶來了革命性的變化。

　　1、收：檔案資源數(shù)字化

　　原生電子文件在線歸檔，已辦結(jié)的公文，一鍵歸檔至數(shù)字檔案管理系統(tǒng)；

　　紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工成果掛接，以數(shù)字形式存儲檔案全門類信息材料。

　　2、管：檔案管理信息化

　　將檔案管理業(yè)務流程固化在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，集成協(xié)同管理平臺審批與消息通知。

　　3、存：檔案混合單套化

　　業(yè)務系統(tǒng)中原生單軌電子文件以電子形式歸檔保存，實現(xiàn)局部場景單套制；

　　紙質(zhì)載體原件歸檔的場景，電子影像副本與實體原件同步歸檔，相互關(guān)聯(lián)，雙套管理。

　　4、用：檔案利用高效化

　　在線查詢、預覽、借閱等豐富檔案利用功能；

　　為業(yè)務開展提供檔案利用服務與證據(jù)性材料支撐；

　　為其他系統(tǒng)提供真實、完整、可用、安全的檔案數(shù)據(jù)。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在提高檔案管理效率、安全性以及共享與協(xié)作方面具有顯著優(yōu)勢。它不僅改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，還為組織和機構(gòu)在信息化時代的轉(zhuǎn)型升級提供了強有力的支持。隨著技術(shù)的不斷進步，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將會更加智能化和人性化，繼續(xù)在各行各業(yè)發(fā)揮重要作用。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的好處

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為一種先進的檔案管理手段，越來越受到各行各業(yè)的青睞。該系統(tǒng)通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)了檔案信息的高效管理與利用，不僅提升了工作效率，還在安全性、可持續(xù)性和便捷性方面帶來了很多優(yōu)勢。

　　1、提升檔案管理效率：

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲多，文件類型及內(nèi)容存儲種類多，儲存空間需求步不斷增多，管理模式極易造成混亂：企業(yè)文檔管理系統(tǒng)海量存儲支持大部分常見的內(nèi)容形式的集中存儲、新建、下載、編輯等管理。文件切片技術(shù)減少數(shù)據(jù)冗余，簡化繁瑣管理流程，提高電子檔案管理工作效率。

　　2、解決檔案查找困難問題：傳統(tǒng)的檔案為人工管理，容易出錯，查找需要花費大量時間和精力，效率低下！而專業(yè)的一套檔案管理系統(tǒng)，可以通過數(shù)字化方式，極大提高檔案管理效率，管理使用人員只需要輸入關(guān)鍵詞，就可以快速找到所需要的方案，大大的節(jié)省時間。

　　3、保護數(shù)據(jù)安全：企業(yè)的檔案包含了大量的敏感信息，如合同、財務報告等，這些信息的安全對企業(yè)至關(guān)重要。而傳統(tǒng)的檔案管理方式，往往無法保證這些信息的安全。而檔案管理系統(tǒng)則可以通過權(quán)限控制、加密技術(shù)等方式，確保檔案的安全。

　　4、構(gòu)建檔案管理平臺：檔案管理缺乏交流平臺，數(shù)據(jù)不能共享，溝通不暢；系統(tǒng)能準確快速文檔錄入、存儲、文檔分類歸檔后分享后團隊可共享瀏覽，方便員工與管理者協(xié)調(diào)辦公，保證文檔信息更新的及時性和統(tǒng)一性。

　　5、提升智能化水平：無法知道哪些檔案是否到期，檔案文件是否過期？而檔案管理系統(tǒng)有預警提示功能，提升日常辦公效率。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在提升工作效率、節(jié)省存儲空間、增強安全性、促進數(shù)據(jù)共享與協(xié)作以及踐行環(huán)保理念等方面具有顯著的優(yōu)勢。隨著科技的不斷進步和信息化程度的提高，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)必將成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展方向和重要工具。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能

　　綜合檔案管理系統(tǒng)是一種用于管理和維護機關(guān)及企事業(yè)單位電子檔案及實體檔案的軟件系統(tǒng)，其作用和功能如下：

　　整合管理：將企業(yè)或機構(gòu)的各類檔案集成到一個系統(tǒng)中統(tǒng)一管理，避免冗雜、重復或遺漏的情況發(fā)生。

　　檔案分類：根據(jù)不同的需求對檔案進行分類，方便查閱和使用，可以根據(jù)檔案類別、檔案號、檔案目錄、檔案日期等多種方式進行分類。

　　檔案查詢：通過系統(tǒng)中的查詢功能，可以快速地查找到需要的檔案信息，包括檔案館藏、檔案狀態(tài)等。

　　檔案借閱：可以實現(xiàn)檔案的借閱和歸還，借閱者需要提供身份證明并簽署借閱協(xié)議，避免檔案丟失或損壞。

　　檔案安全：檔案管理系統(tǒng)可以對檔案進行安全保護和備份，避免檔案遭到破壞或丟失，同時可以定期備份檔案數(shù)據(jù)。

　　檔案統(tǒng)計：可以對檔案進行統(tǒng)計和分析，包括檔案數(shù)量、檔案使用情況、檔案存儲情況等，為企業(yè)或機構(gòu)的管理決策提供參考。

　　檔案流程：可以通過系統(tǒng)設置檔案管理流程，包括檔案申請、審核、關(guān)閉等流程，提高檔案的管理效率和精準度。

　　總之，中博奧研發(fā)的綜合數(shù)字檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案管理自動化、標準化和規(guī)范化的重要工具，可以提高企業(yè)或機構(gòu)檔案管理的效率和質(zhì)量，也是信息化管理中的重要組成部分。