不論是對(duì)于政府機(jī)關(guān)還是大眾組織，檔案管理都是十分重要的工作。江蘇省檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，同時(shí)便于社會(huì)各方面的利用，縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。機(jī)關(guān)檔案則是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。這些檔案是組織在行政管理、業(yè)務(wù)運(yùn)作、科學(xué)研究、生產(chǎn)活動(dòng)等過程中產(chǎn)生的，對(duì)組織自身和社會(huì)都具有重要的查考、利用和保存價(jià)值。

　　江蘇作為我國(guó)重要省份，所包含的各級(jí)政府機(jī)關(guān)眾多，各部門的檔案材料也存儲(chǔ)較多。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，江蘇省也迅速開始檔案數(shù)字化工作，近幾年檔案信息化建設(shè)水平整體大幅提升，檔案信息化建設(shè)水平整體大幅提升。全省館藏檔案數(shù)字化率的顯著提升，以及全國(guó)示范數(shù)字檔案館和國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)成效顯著。

　　如何進(jìn)一步提升提升江蘇機(jī)關(guān)檔案掃描的功能建設(shè)水平？

　　一是建設(shè)系統(tǒng)集成平臺(tái)。目前檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)采取的是一對(duì)一集成的方式，效率低下且檔案數(shù)據(jù)匯集難度較大，企業(yè)需從頂層設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)歸檔的模式和實(shí)現(xiàn)方式。

　　二是優(yōu)化長(zhǎng)期保存功能。將“四性”保障貫穿在數(shù)據(jù)形成、歸檔到保管的全部環(huán)節(jié)，完善數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、封裝等長(zhǎng)期保存功能，確保長(zhǎng)期可讀。

　　三是完善檔案業(yè)務(wù)管控功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不能局限于檔案業(yè)務(wù)管理，而是要建設(shè)成為數(shù)字檔案資源、業(yè)務(wù)、管控和共享的一體化平臺(tái)。通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開展檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、跟蹤檢查、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)交流等，實(shí)現(xiàn)一體化管控。

　　紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)劣勢(shì)：

　　1、紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對(duì)于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來(lái)說(shuō)是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案算改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識(shí)別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被算改后會(huì)留下相應(yīng)的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨(dú)無(wú)二性，可以通過字跡等來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時(shí)間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。

　　電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計(jì)算機(jī)病毒或者計(jì)算機(jī)故障的情況，如果沒有及時(shí)備份是十分嚴(yán)重的。保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲(chǔ)庫(kù)房的溫濕度的變化，都會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計(jì)算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備和知識(shí)，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時(shí)電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說(shuō)服力。

　　2、紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著國(guó)家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個(gè)人隱私的。但是電子檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上的一些高手來(lái)說(shuō)，侵入各個(gè)系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個(gè)國(guó)家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國(guó)家機(jī)密的外泄。

　　3、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著時(shí)間的增加和閱讀次數(shù)的增加會(huì)受到不同程度的損壞，字跡也會(huì)越來(lái)越老化，難以長(zhǎng)時(shí)間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時(shí)也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會(huì)使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個(gè)備份，而且數(shù)字化檔案不會(huì)因?yàn)橹貜?fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無(wú)數(shù)次的打印、下載和傳輸。

　　4、綜合來(lái)說(shuō)，電子檔案雖然目前仍不可避免地具備一些缺陷，但在目前信息化時(shí)代來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化依舊是大勢(shì)所趨，相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案還是有著不可替代的優(yōu)勢(shì)。就拿機(jī)關(guān)檔案來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案可以大大提高檔案利用率，提高機(jī)關(guān)工作效率，提升工作水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。