浙江是中華人民共和國(guó)省級(jí)行政區(qū)，省會(huì)杭州，位于長(zhǎng)江三角洲地區(qū)，經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)。與此同時(shí)，浙江的歷史文化資源也非常豐富多樣，擁有悠久的歷史和燦爛的文化遺產(chǎn)，如杭州的西湖、寧波的天一閣藏書(shū)文化、紹興的魯迅文化等。近些年，檔案數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)型在全國(guó)各地流行起來(lái)，浙江也積極開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，其中包括政府機(jī)關(guān)單位，積極開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案掃描工作。

　　所謂機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。根據(jù)不同的依據(jù)，可以將機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行不同的分類。例如，機(jī)關(guān)檔案根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)可劃分為——文書(shū)檔案、科技檔案、專門(mén)檔案，其中專門(mén)檔案包括會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。還可以根據(jù)載體形態(tài)將浙江機(jī)關(guān)檔案劃分為——紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案，非紙質(zhì)檔案包括音像檔案(包括照片檔案、音視頻檔案)、實(shí)物檔案(包括獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、紀(jì)念品等)和電子檔案等。

　　機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用的文件材料數(shù)量很多，在這些文件材料中，有本機(jī)關(guān)制發(fā)的，也有上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的;有主送的，也有抄送的;有重要法規(guī)性的，也有一般事務(wù)性的;有單份的，也有重份的;有長(zhǎng)期效用的，也有短期效用的等等。在檔案外包機(jī)構(gòu)提供機(jī)關(guān)檔案掃描服務(wù)時(shí)，并不是所有的文件材料都需要進(jìn)行數(shù)字化掃描歸檔加工，而是要根據(jù)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)的相關(guān)要求正確分析和分類整理。

　　浙江機(jī)關(guān)檔案掃描服務(wù)的重要性：

　　第一，提高檔案管理效率，減輕機(jī)關(guān)檔案部門(mén)工作壓力。機(jī)關(guān)檔案的類型復(fù)雜，數(shù)量眾多，傳統(tǒng)的檔案管理逐漸不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，機(jī)關(guān)自行開(kāi)展檔案掃描工作，人力物力等多方面成本又過(guò)高。因此，機(jī)關(guān)單位可以通過(guò)外包，既實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升和工作壓力的減輕，又能大大節(jié)省成本。

　　第二，促進(jìn)信息共享，提高政府機(jī)關(guān)單位的檔案利用服務(wù)水平。浙江機(jī)關(guān)檔案掃描可以通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨地區(qū)的信息共享，便于不同政府機(jī)關(guān)單位之間的協(xié)作和信息交流。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，不同部門(mén)可以同時(shí)訪問(wèn)和使用檔案信息，減少重復(fù)工作和資源浪費(fèi)。此外，機(jī)關(guān)檔案掃描可以改變檔案的查詢和利用方式，由效率低下的線下申請(qǐng)查找檔案原件，轉(zhuǎn)換成可以通過(guò)線上遠(yuǎn)程為大眾提供檔案的查詢、檢索和利用等服務(wù)，而且服務(wù)內(nèi)容更加多樣化、個(gè)性化。

　　浙江機(jī)關(guān)檔案掃描服務(wù)的類型：

　　一、紙質(zhì)檔案掃描：

　　紙質(zhì)檔案掃描是最為常見(jiàn)的檔案數(shù)字化掃描類型。主要環(huán)節(jié)有對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案的預(yù)處理，包括數(shù)量清查和污漬清理等內(nèi)容;根據(jù)檔案實(shí)際情況選擇合適的掃描設(shè)備進(jìn)行掃描;圖像處理;光學(xué)字符識(shí)別;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和掛接;掃描質(zhì)量檢驗(yàn)等。

　　二、照片檔案掃描：

　　照片檔案數(shù)字化掃描的基本環(huán)節(jié)主要包括照片檔案整理、目錄建庫(kù)、照片檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接和數(shù)據(jù)驗(yàn)收等。細(xì)化來(lái)講，照片檔案掃描有三種類型。一是紙質(zhì)照片底片掃描，底片掃描儀(膠片掃描儀)直接掃描底片轉(zhuǎn)化為圖像，黑白底片應(yīng)采用灰度模式，彩色底片采用全彩模式，一般不少于1200dpi。該掃描得到的底片質(zhì)量好，且數(shù)字化成果也較好，不過(guò)需要配備專門(mén)底片掃描設(shè)備。二是紙質(zhì)照片掃描，根據(jù)照片幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描，黑白照片應(yīng)采用灰度模式，彩色照片采用全彩模式;一般不少于600dpi。這種方式在掃描前需要對(duì)照片進(jìn)行處理包括設(shè)定好掃描分辨率等，掃描后也要對(duì)圖像進(jìn)行檢查和處理，力求還真。三是紙質(zhì)照片翻拍，沒(méi)有掃描設(shè)備的，可采用較好的數(shù)碼相機(jī)翻拍照片，對(duì)相機(jī)要求高，需采用RGB全彩模式，且照相機(jī)像素不小于1000萬(wàn)像素。在掃描過(guò)程中要設(shè)定適合的參數(shù)，固定機(jī)身俯拍。

　　最后，為了積極響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，提高檔案管理和利用效率，浙江政府機(jī)關(guān)單位可以選擇與成熟專業(yè)的檔案掃描外包服務(wù)公司進(jìn)行合作，將本機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。