江蘇省作為我國(guó)重要省份，厚重的歷史文化底蘊(yùn)，優(yōu)越的地理環(huán)境，使得這里成為氣象宏偉、人文昌盛之地。悠久的歷史發(fā)展和現(xiàn)如今社會(huì)的迅速發(fā)展，為該地積累了豐富的文書檔案資源。檔案是在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

　　江蘇文書檔案掃描服務(wù)的主要內(nèi)容：

　　一、剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔，要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，一是有文必檔,二是紅頭文件(上級(jí)來文、復(fù)印件、打印件等)都要?dú)w檔。需對(duì)照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(第8號(hào)國(guó)家檔案局令)，按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　1. 機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍

　　(1)反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;

　　(2)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;

    (3)本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料;下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;

　　(4)其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料(行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料)。

　　2.機(jī)關(guān)文件材料的不歸檔范圍

　　(1)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料;任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件;供工作參考的抄件;征求意見未定稿的文件等。

　　(2)本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件;無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件;未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件;一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿;無特殊保存價(jià)值的信封;不需辦理的一般性人民來信,電話記錄;機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料;為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　　(3)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

　　(4)下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　二、區(qū)分“年度”，按年度分類存放

　　文書檔案是需要按年度進(jìn)行分類整理的,如果本單位的檔案有若干年沒有進(jìn)行過規(guī)范化整理了,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,把同一個(gè)年度的文件材料放在一起。

　　整理的過程中注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)一般以文件形成日期來確定“年度”，文件形成日期一般指文件的落款時(shí)間;

　　(2)計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度;

　　(3)跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年;

　　(4)幾份文件作為一件時(shí)(轉(zhuǎn)發(fā)文)，“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　三、加蓋歸檔章，填寫檔號(hào)項(xiàng)

　　檔號(hào)是指在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。檔號(hào)章，是通過固定的印模，將檔號(hào)的重要組成項(xiàng)在印模中予以體現(xiàn)。歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)(問題)，其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)為必填項(xiàng)。

　　1. 檔號(hào)章的填寫要求：

　　(1)依據(jù)分類方案和排列順序逐“件”蓋章;

　　(2)一般情況下，蓋在每“件”的首頁、上端、居中的空白處;

　　(3)要用紅色印泥;

　　(4)要用碳素墨水的筆填寫，不可用紅、藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等不規(guī)范用筆。

　　2. 檔號(hào)項(xiàng)的編制及填寫要求

　　(1)全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-2022編制。如×××縣××局是J002，在歸檔章上如實(shí)填寫J002，也可以直接刻在歸檔章上面。

　　(2)年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字?jǐn)?shù)填寫歸檔年度，不得省略，如2002不得填為02。

　　(3)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。

　　(4)件號(hào)：是各單位將歸檔文件在分類體系的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，要按歸檔文件排列好的順序從“1”開始編起、標(biāo)注，不得重號(hào)、漏號(hào)。