從檔案的內容上來劃分，我們可以將檔案分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、工程檔案、人事檔案以及各種專業(yè)檔案等等。這些檔案伴隨著企業(yè)的發(fā)展會越來越多，當發(fā)展到一定程度時就需要對檔案進行有效的管理，但并不是每一家公司都有專職的檔案管理員和配備的場地和設備。因此，不少企業(yè)和組織選擇與正規(guī)檔案整理機構進行合作，將檔案整理工作外包給機構來處理。

　　那么，需要檔案整理的企業(yè)或組織應該如何選擇正規(guī)檔案整理機構?

　　首先，需要檔案整理服務的組織和企業(yè)要考察機構是否具備相應的資質和證書，這是衡量一個機構是否專業(yè)、是否合法的重要標準。只有具備相關資質的機構，才能確保檔案的安全、合規(guī)管理。

　　其次，需要檔案整理服務的組織和企業(yè)要了解機構的口碑和服務質量。主要可以通過向朋友、同學打聽，或者在網絡上搜索相關信息，來了解機構的服務評價和口碑。一個服務周到、口碑良好的機構，往往能為需要檔案整理服務的組織和企業(yè)提供更好的檔案整理服務。

　　需要檔案整理服務的組織和企業(yè)還要考察機構的服務內容是否全面、便捷。比如，是否提供在線查詢服務，讓需要檔案整理服務的組織和企業(yè)隨時隨地了解檔案狀態(tài);檔案轉移、復印等手續(xù)是否簡便快捷。這些服務內容的完善程度，直接影響著需要檔案整理服務的組織和企業(yè)的使用體驗。

　　正規(guī)檔案整理機構應具備哪些特質?

　　第一，檔案整理與分類。正規(guī)檔案整理機構首先對檔案進行全面清查，了解檔案的種類、數量、保存狀況等基本信息。然后，根據檔案的性質、內容、時間等因素，制定科學合理的分類方案。常見的分類方式有按行業(yè)類別分類，如將企業(yè)檔案分為財務檔案、人事檔案、生產檔案等;按時間順序分類，如將政府檔案按年度進行劃分。在分類過程中，對檔案進行排序、編號，建立詳細的檔案目錄，方便后續(xù)的查找和管理。例如，在為一家大型企業(yè)整理檔案時，檔案整理機構按照企業(yè)的業(yè)務板塊，將檔案分為市場營銷、產品研發(fā)、供應鏈管理等類別，并為每個類別下的檔案編制了唯一的編號，使檔案管理更加規(guī)范化、條理化。

　　第二，檔案數字化加工。隨著信息技術的發(fā)展，檔案數字化成為趨勢。正規(guī)檔案整理機構配備專業(yè)的數字化設備，如高速掃描儀、專業(yè)錄音錄像設備等，對紙質檔案、音像檔案等進行數字化轉換。在數字化過程中，嚴格控制質量，確保數字化后的檔案圖像清晰、聲音準確、數據完整。同時，利用 OCR(光學字符識別)技術將掃描后的文字轉化為可編輯文本，方便檔案的檢索和利用。例如，在為一家圖書館進行古籍檔案數字化加工時，檔案整理機構采用高分辨率掃描儀，對古籍進行逐頁掃描，并運用先進的圖像處理軟件對掃描圖像進行優(yōu)化，通過 OCR 技術實現了古籍文字的識別和編輯，為讀者提供了便捷的查閱服務。

　　正規(guī)檔案整理機構的優(yōu)勢：

　　1、專業(yè)化服務：正規(guī)檔案整理機構具備深厚的專業(yè)知識和豐富的實踐經驗。他們了解各種檔案的特性和管理要求，能夠為客戶提供專業(yè)、高效的檔案整理服務。無論是檔案的分類、編目、裝訂還是數字化處理，確保檔案整理的質量和效率。

　　2、高效的工作流程：這些公司通常擁有一套完善的工作流程和標準化的操作規(guī)范，能夠迅速而準確地完成檔案整理工作。他們通過科學的方法和先進的技術手段，實現檔案的快速分類、排序和存儲，大大提高了工作效率。

　　3、先進的設備和技術：正規(guī)檔案整理機構通常配備先進的檔案整理設備和軟件，能夠實現對檔案的電子化處理。這些設備和技術不僅提高了檔案整理及數字化的準確性和效率，還降低了人力成本，為客戶節(jié)省了大量的時間和資源。

　　4、嚴格的保密措施：正規(guī)檔案整理機構非常重視客戶的隱私和檔案信息的保密性。確保檔案在整理、存儲和傳輸過程中的安全性。這為客戶提供了可靠的保障，避免了信息泄露的風險。

　　5、節(jié)省成本：選擇正規(guī)檔案整理機構，客戶無須自行購置昂貴的檔案整理設備和軟件，也無須投入大量的人力和時間進行檔案整理。這為客戶節(jié)省了大量的成本，同時確保了檔案整理的專業(yè)性和質量。