赤峰內蒙古自治區(qū)下轄的地級市，位于內蒙古自治區(qū)東南部，蒙冀遼三省區(qū)交匯處。赤峰市地處蒙古高原向冀北丘陵的過渡地帶，歷史悠久，一萬年前后，就有先民在此生活。與此同時，赤峰市產業(yè)類較齊全，是內蒙古首個進入粵港澳大灣區(qū)“菜籃子”生產基地盟市。在此背景下，赤峰市留存了較為豐富的檔案資源。赤峰檔案整理數(shù)字化的發(fā)展，為該地區(qū)的檔案的現(xiàn)代化管理和發(fā)展提供了很大助益。

　　赤峰檔案整理數(shù)字化開展的具體步驟：

　　第一，檔案整理。檔案整理是檔案數(shù)字化工作的基礎。只有做好檔案的前期整理工作，才能為后續(xù)的檔案數(shù)字化奠定良好的基礎，減輕檔案數(shù)字化工作負擔，保障數(shù)字化檔案成果的質量。

　　1. 組件(卷)。按照相關規(guī)定，文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理”，建議不同門類檔案確定適當?shù)恼韱挝?。對于具體的組件或組卷要求，《規(guī)定》沒有詳述，但概括起來一般分為2項內容，一是件(卷)的構成，即件(卷)由哪些部分構成;二是件(卷)內排序，即這些構成部分之間如何排序。

　　2. 分類。《規(guī)定》對于全宗內檔案的分類提出了3項要求：一是在《規(guī)定》第二十三條門類設置基礎上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應當協(xié)調呼應。三是機關檔案分類方案一般采用年度、機構(問題)、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。從具體整理工作角度來看，分類指的是檔案歸類，即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案，劃分、歸入相應的層次和類別，揭示檔案內在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　第二，檔案數(shù)字化工作的開展。

　　1. 檔案掃描。檔案掃描是將傳統(tǒng)的實體檔案原件轉化為數(shù)字化檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　2. 圖像處理。掃描完成后，需要對圖像進行處理。這包括圖像校正、裁剪、旋轉和增強等操作。圖像校正消除了因掃描時出現(xiàn)的傾斜或偏移導致的問題，確保圖像的水平和垂直對齊。裁剪操作可以去除邊框、空白和不需要的部分，使圖像更加整潔。旋轉功能可以糾正橫向或縱向放置的圖像。圖像增強則是通過調整亮度、對比度和色彩來改善圖像質量。

　　3. 光學字符識別。為了增強數(shù)字化檔案的可搜索性和可編輯性，通常需要進行光學字符識別(OCR)。OCR軟件能夠自動識別掃描圖像中的文本，并將其轉換為可編輯文本格式。這樣，用戶可以方便地使用關鍵詞搜索檔案內容，而不必逐頁查找。

　　第三，檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)處理。

　　1. 數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接又稱數(shù)據(jù)匹配，是數(shù)字歸檔中為保證數(shù)字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的數(shù)字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案對應的準確性、已掛接數(shù)字檔案與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字檔案是否能正常打開等，以實現(xiàn)準確關聯(lián)。

　　2. 檔案還原裝訂。掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂;文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現(xiàn)折斷檔案現(xiàn)象。

　　3. 數(shù)據(jù)驗收。項目驗收是檔案數(shù)字化加工中，用于確保數(shù)字化后的檔案符合所需質量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數(shù)字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數(shù)據(jù)匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。