西安隸屬于我國陜西省，是陜西省的省會城市。西安作為中國歷史悠久的城市之一，被譽為"中國歷史的書庫"，它是絲綢之路的起點。與此同時，西安是一個現(xiàn)代化的大都市，擁有發(fā)達的經濟和交通網絡，該城市是高新技術企業(yè)和研究機構的聚集地，致力于推動科技創(chuàng)新和經濟的發(fā)展，還是國家明確建設的3個國際化大都市之一。在兼具歷史與現(xiàn)代的發(fā)展中，西安留存了較為豐富且珍貴的檔案資源。隨著科技水平的不斷提升，西安市積極利用各類先進技術手段，探索檔案管理建設的新型手段，發(fā)展出西安檔案數字化的新型信息形態(tài)。

　　西安檔案數字化外包服務的優(yōu)缺點：

　　缺點：

　　外包加工開展數字化工作的缺點主要是檔案原件以及數字化信息的安全保密難以保證，檔案保管機構不易對整個工作進行監(jiān)管。

　　利用外包加工形式進行紙質檔案數字化工作，可以有兩種形式。一種形式是檔案部門不提供數字化加工場地，而將原件拿出檔案部門，這種方式檔案原件將脫離檔案部門的監(jiān)控范圍，在運輸以及加工過程中可能造成檔案的丟失，容易造成涉密檔案的失泄密，數字化后的數字信息也容易流失。另一種形式是檔案部門提供數字化加工場地，原件不拿出檔案部門，原件在數字化加工過程中仍然在檔案部門的監(jiān)控范圍內。

　　對于檔案數量較少的檔案保管機構而言，外包加工模式比較合適，既能節(jié)約設備投資又能保證數字化的速度和質量。開展數字化外包加工業(yè)務，應當選擇有經驗和資質的加工公司，且最好在檔案保管機構內部提供場地，嚴格交接手續(xù)，杜絕檔案丟失和泄密現(xiàn)象，特別是應防止數字化數據流失。

　　優(yōu)點：

　　1.可以節(jié)省檔案部門的人力，使檔案人員有更多的時間和精力開展其他業(yè)務工作。

　　2.可以確保數字化工作速度、質量。外包公司通過競標獲得加工權，按照合同約定開展數字化加工業(yè)務，能夠為紙質檔案數字化工作提供高質量、高效率和高效益的服務。

　　3.外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機構購置軟件及硬件設備、建立工作室等一次性較大投入和設備維護、人員管理等成本，降低業(yè)務運行成本。隨著技術進步，如果由檔案保管機構購置設備和軟件會有被淘汰的風險，而將相應業(yè)務交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級、更新等大量經費，避免投資風險，而且可以得到專業(yè)公司的先進設備和優(yōu)質服務。

　　西安檔案數字化外包服務過程中，應注意：

　　1.不得外包涉密和有敏感內容的紙質檔案數字化工作。

　　2.凡原標有密級經鑒定可解密的紙質檔案，須在原標密處進行解密標注后方可外包進行數字化加工。

　　3.外包非涉密檔案的數字化工作，也應采取特定的安全保護措施。

　　與此同時，各個組織和單位在選擇西安檔案數字化外包服務機構時，也應注意：

　　1. 應從企業(yè)性質、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業(yè)的相關資質;按照有關標準和規(guī)范的要求評估數字化加工企業(yè)的技術能力：要從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　　2.要重視流程管理，在項目實施過程中，應依據國家相關規(guī)定，從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求。比如:建立檔案領取登記制度，在領卷、還卷交接時應該做好登記，在檔案出庫前履行檔案交接手續(xù)，以便以后出現(xiàn)問題能準確查出該由誰承擔責任。

　　3、加強全程監(jiān)控，如：指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導，完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、物資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調溝通等方面的工作。

　　4.做好前端控制，要特別重視對前處理工作質量的檢查，因為只要這個環(huán)節(jié)出錯，就會影響整個工作流程。

　　5.建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產生的問題進行及時反饋和修正。

　　6.強化紙質檔案數字化工作中的技術要求和安全保障應依據相關的法律法規(guī)和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量，促進外包加工規(guī)范、有序開展。

　　最后，對于檔案管理和建設來說，意義重大。為此，積極開展檔案轉型工作是十分有必要的。為了促進檔案的數字化轉型升級建設，