在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型已成為提升管理效率、保障信息安全、促進(jìn)信息共享的重要手段。室藏檔案作為記錄歷史、指導(dǎo)工作的重要資料，其數(shù)字化管理的重要性日益凸顯。室藏檔案數(shù)字化服務(wù)通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的高效存儲(chǔ)、快速檢索和安全共享。

　　室藏檔案數(shù)字化過程中存在的問題包括：

　　第一，檔案信息安全存在隱患，造成企事業(yè)單位的檔案保管部門顧慮較多。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案實(shí)體安全較容易掌控。但經(jīng)過數(shù)字化后，由于電子檔案的易復(fù)制和易修改等特性，使檔案管理控制難度加大。特別是部分單位存在檔案工作人員變動(dòng)頻繁、檔案庫(kù)房安全措施不到位等問題，檔案信息外泄風(fēng)險(xiǎn)加大。此外，由于電子檔案對(duì)存儲(chǔ)硬件的依賴較為嚴(yán)重，如果存儲(chǔ)設(shè)備性能不穩(wěn)定，則易造成數(shù)據(jù)信息的丟失，軟件系統(tǒng)也容易遭到木馬或其他病毒的破壞，使檔案信息面臨被竊取、篡改、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

　　第二，檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機(jī)制不夠健全，造成檔案數(shù)字化進(jìn)度不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范。一方面，各級(jí)國(guó)家綜合檔案館都制定了明確的數(shù)字化任務(wù)和實(shí)施步驟，但基層檔案室卻缺少這么明確的要求，這是導(dǎo)致館、室藏檔案數(shù)字化進(jìn)度不統(tǒng)一的主要原因。另一方面，館、室藏檔案數(shù)字化目標(biāo)不統(tǒng)一，部分自行開展室藏檔案數(shù)字化的單位，其工作對(duì)象主要是日常業(yè)務(wù)檔案，如工商、房管、人才等檔案，需要移交進(jìn)館的具有永久、長(zhǎng)期保管期限的檔案卻沒有進(jìn)行數(shù)字化。此外，由于沒有統(tǒng)一的檔案數(shù)字化協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致室藏?cái)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與有關(guān)的業(yè)務(wù)要求不一致。在開展室藏檔案數(shù)字化過程中，難免會(huì)遇到檔號(hào)項(xiàng)設(shè)置不規(guī)范，案卷級(jí)和文件級(jí)條目錄入不完善等業(yè)務(wù)問題，造成檔案數(shù)字化工作“兩張皮”現(xiàn)象，基層單位數(shù)字化成果難以與檔案館有效對(duì)接。

　　第三，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)力度不夠，造成檔案數(shù)字化人力資源成本倍增。目前，基層單位檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)情況不容樂觀。一是，檔案員更換頻繁，培訓(xùn)壓力大。檔案行政管理部門不僅要對(duì)新檔案員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理培訓(xùn)，在開展室藏檔案數(shù)字化過程中還需多次進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，人力資源占用較多。二是，檔案信息化知識(shí)儲(chǔ)備不足，難以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前基層單位專職檔案員比例不足50%，專職檔案員中45歲以上的占80%左右，專、兼職檔案員對(duì)檔案信息化建設(shè)存在畏難情緒，檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)力度等方面還需加強(qiáng)。

　　針對(duì)上述問題，室藏檔案數(shù)字化服務(wù)在發(fā)展過程中，應(yīng)積極應(yīng)對(duì)。

　　一是要強(qiáng)化監(jiān)督，狠抓管理，確保檔案數(shù)字化成果應(yīng)用平臺(tái)的運(yùn)行安全。首先，對(duì)于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進(jìn)行多次備份處理，并置于不同的存儲(chǔ)設(shè)備或者數(shù)據(jù)庫(kù)之中進(jìn)行保存。如，基層單位辦公電腦保存一份，移動(dòng)硬盤備份一份，刻錄光盤一份，移交檔案館備份一份。其次，對(duì)于檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進(jìn)行凈化處理，通過安裝安全防護(hù)軟件，并設(shè)置好防火墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫(kù)的破壞。第三，對(duì)于涉密文件進(jìn)行解密處理，如未到解密期限，應(yīng)按照保密規(guī)定單獨(dú)進(jìn)行掃描與存儲(chǔ)，避免泄密事故的發(fā)。

　　二是要任務(wù)明確，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保室藏檔案數(shù)字化成果共建共享。開展室藏檔案數(shù)字化工作，需遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”原則，體現(xiàn)“三個(gè)統(tǒng)一”的要求。即統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，用檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)重新審視現(xiàn)行的檔案業(yè)務(wù)流程，將檔案數(shù)字化思想深入到文件材料形成、收集、鑒定、整理、保管、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范與數(shù)字化建設(shè)相輔相成、互相促進(jìn);統(tǒng)一操作平臺(tái)，采用統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)或規(guī)范的檔案管理軟件，從網(wǎng)絡(luò)和終端配套、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、安全策略、數(shù)據(jù)遷移等方面協(xié)調(diào)一致，確保數(shù)字化成果能夠?qū)崿F(xiàn)共建共享;統(tǒng)一管理制度，制定并認(rèn)真落實(shí)基層檔案數(shù)字化規(guī)范，優(yōu)化工作流程，確保室藏檔案數(shù)字化成果的真實(shí)性、可用性和規(guī)范性，確保檔案數(shù)字化成果能夠與檔案館無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)共建共享。

　　三是要建立適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的檔案人才培養(yǎng)機(jī)制。前，檔案管理正由傳統(tǒng)紙質(zhì)材料向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，檔案工作人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識(shí)。一是，要有針對(duì)性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來，如掌握計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)或數(shù)字通訊技術(shù)的檔案管理人才。二是，提高現(xiàn)有檔案工作人員的信息化知識(shí)水平，通過參加電子檔案管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀。