數(shù)字化檔案，指的是通過各種新興技術(shù)手段對傳統(tǒng)的實體檔案原件進行加工處理，改變其存在形態(tài)、存儲方式和管理利用方式，使其轉(zhuǎn)換為以數(shù)字化形式存儲在計算機內(nèi)的過程。隨著形態(tài)的改變，數(shù)字化檔案的存儲方式和保存格式也有很大變化，為了便于管理和利用，各個組織和企事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)部門對于數(shù)字化檔案保存格式通常有著較為完善的規(guī)定。

　　數(shù)字化檔案保存格式主要有四層含義：

　　第一，檔案數(shù)字化成果堅持“存用分離”的原則，即數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)格式實行存儲格式與利用格式相分離的方式。

　　第二，長期保存的數(shù)據(jù)格式為 TIFF、JPEG 或 JPEG2000 等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。

　　第三，利用的數(shù)據(jù)格式，可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為 OFD、PDF 等其他格式。

　　第四，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中選擇相應(yīng)的圖像存儲格式具有極其重要的意義。這一過程不僅關(guān)乎檔案信息的準確轉(zhuǎn)換與保存，還直接影響到后續(xù)的信息管理、檢索、共享及長期保存等多個方面。那么，應(yīng)該如何選擇數(shù)字化檔案保存格式呢?

　　首先，合適的圖像存儲格式能夠最大限度地保留紙質(zhì)檔案的原貌與細節(jié)，確保數(shù)字化后的圖像質(zhì)量接近或等同于原件，這對于檔案的歷史價值與法律效力至關(guān)重要。

　　其次，不同的圖像格式在文件大小、壓縮效率、兼容性以及安全性等方面存在差異。選擇合適的格式可以在保證圖像質(zhì)量的同時，有效控制文件體積，提高存儲效率，降低存儲成本。同時，良好的兼容性確保數(shù)字化檔案能夠在不同的操作系統(tǒng)、軟件平臺間無縫流轉(zhuǎn)，便于信息的共享與交流。

　　再者，考慮到檔案信息的長期保存需求，選擇具有穩(wěn)定性和可靠性的圖像格式也至關(guān)重要。一些格式可能因技術(shù)更新而逐漸淘汰，導致文件無法打開或信息丟失。而經(jīng)過時間考驗、廣泛認可的格式則能更好地保障檔案信息的長期可訪問性和安全性。

　　因此，紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，根據(jù)檔案的特點、用途及長期保存需求，選用恰當?shù)膱D像存儲格式，對于優(yōu)化檔案數(shù)字化成果的管理至關(guān)重要，同時也為檔案信息化戰(zhàn)略的長期部署提供了有力支撐。無論是紙質(zhì)檔案向數(shù)字形態(tài)的轉(zhuǎn)化，還是電子檔案的接納與整合，均緊密依賴于標準化的文件格式，確立并遵循統(tǒng)一的文件格式規(guī)范，構(gòu)成了推動信息化工作穩(wěn)步前行的基石。

　　1.以文本、位圖文件形成的文書、科技、專業(yè)類電子文件：

　　(1)電子公文正本、定稿、公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件、電子文件組件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔;

　　(2)電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件。

　　2.計算機輔助設(shè)計與制造過程中形成的科技類電子文件：

　　(1)二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;

　　(2)三維矢量文件，需永久保存的應(yīng)轉(zhuǎn)換為STEP格式歸檔，其他可根據(jù)需要按a)給出的要求轉(zhuǎn)為二維矢量文件歸檔。

　　3.以數(shù)握庫文件形成的科技、專業(yè)類電子文件，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為以下格式歸檔：

　　(1)以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔

　　(2)參照紙質(zhì)表單或電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。

　　4.照片類電子文件以JPG、TIF等格式歸檔;

　　5.錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔;

　　6.錄像類電子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔，珍貴且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　7.公務(wù)電子郵件以EML格式。

　　8.網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。

　　綜上所述，數(shù)字化檔案保存格式的選擇對于確保檔案的長期可用性和安全性至關(guān)重要。通過采用標準化、通用化的文件格式，如PDF/A、TIFF、JPEG 2000等，可以有效保障數(shù)字化檔案在不同設(shè)備和系統(tǒng)中的兼容性和穩(wěn)定性。同時，結(jié)合加密、備份和元數(shù)據(jù)管理等技術(shù)手段，能夠進一步提升檔案數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。