大家好，今天小編又為大家分享檔案管理干貨了，本篇分享主要內(nèi)容為公司檔案管理流程和制度，希望能夠幫助到大家。

　　1、公司檔案管理流程

　?。?/span>1）立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

　?。?/span>2）借閱；①本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記簿——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。②外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記簿——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　?。?/span>3）檔案管理工作流程——收集、交接、整理、統(tǒng)計工作①立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整；②兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷；③次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）；④三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)；⑤兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷；⑥兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案7、檔案室對案卷進行分類、整理8、編制檔號9、編制案卷目錄等各種檢索工具10、入庫11、做好檔案的統(tǒng)計、保安12、開展檔案的利用13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工

　　（4）檔案管理工作流程——鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

　　2、檔案管理制度

　?。?/span>1）總則

　　①為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　②公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　③公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　?。?/span>2）文件材料的收集管理

　　①公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　②文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　③一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　（3）歸檔范圍

　　①重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言。會議記錄等。

　　②本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　③本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　④本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　⑤本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　⑥本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　（4）歸檔要求

　　①檔系質(zhì)量總的要求是∶遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　②歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　③在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　④不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后—年立卷∶跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　  ⑤檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在—起，即批復(fù)在前，請示在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　⑥案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定使用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　?。?/span>5）檔案管理人員職責(zé)

　　①按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　②按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　③工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　?。?/span>6）檔案的利用

　　①公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　②檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔客，檔客管理人是要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、手生或滴期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　③必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

　　④不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　⑤必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或做記號等。

　　⑥不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　⑦用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

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