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檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

時(shí)間:2022-04-21 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程:在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

  檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

  ①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。

 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。紙制品

  ④頁面修整:破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理。

檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

  檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)流程

  《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31-2017的第九章第6條中“圖像命名”中規(guī)定:

 ?。?)應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

 ?。?)建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

  (3)數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時(shí),可采用該檔案的檔號對圖像命名。

 ?。?)應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

  (檔案數(shù)字化|數(shù)字化掃描件文件夾和圖像文件如何命名)

  在實(shí)際的紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,如何對掃描的原文進(jìn)行命名,每個(gè)地方有一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),而這個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)該遵循《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)的基本要求,也就是上述的那些基本條款。《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》是一個(gè)宏觀的數(shù)字化規(guī)范,而具體的數(shù)字化過程中,如何貫徹、實(shí)施是每個(gè)檔案部門工作人員和檔案外包服務(wù)公司所要思考的問題。

  檔案數(shù)字化,主要管理的對象是電子化的目錄數(shù)據(jù)、圖像的原文、電子的文件。我們需要按照國標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整個(gè)數(shù)字的過程,更需要自身內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范數(shù)字化的具體內(nèi)容。

  如規(guī)范中的第一條“應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性?!蔽覀兙涂梢詢?nèi)部再進(jìn)一步規(guī)定,如以“檔號+序號”方式對數(shù)字圖像命名,“序號”可以是掃描的先后序號,也可以掃描的頁號。一般,都是數(shù)字化掃描的先后序號,其中序號還需要規(guī)定是幾位數(shù)字組成,三位、四位或者其他。如某頁屬于檔號J001-WS·2020-Y-0001的第2頁,那么這一頁的數(shù)字圖像命名即為J001-WS·2020-Y-0001-002.tif,也可以命名為J001-WS·2020-Y-0001.002.tif,再或者J001-WS·2020-Y-0001§002.tif等等。

  當(dāng)我們定義好一種模式的命名規(guī)范的之后,就需要一直沿用這個(gè)規(guī)范,因?yàn)閿?shù)字化有一個(gè)延續(xù)性,如果前后標(biāo)準(zhǔn)不一樣那么數(shù)字化的結(jié)果將無法統(tǒng)一管理,導(dǎo)入系統(tǒng)、調(diào)閱利用會產(chǎn)生很多意想不到的問題。

  一般,在數(shù)字化掃描的時(shí)候,都是以一個(gè)流水號對數(shù)字圖像進(jìn)行命名,如0001.tif,0002.tif……而如何將數(shù)字圖像的名稱修改為我們需要的名稱呢?通過手工重命名的方式耗時(shí)耗力,還不一定準(zhǔn)確。這里給大家提供一個(gè)小技巧,使用一個(gè)合適的第三方軟件進(jìn)行處理將起到事半功倍的效果。這里以GFileBat為例進(jìn)行操作。

  是以當(dāng)前文件夾為當(dāng)前路徑,首先搜索出來全部的數(shù)字圖像文件,然后對當(dāng)前文件夾下面的數(shù)字圖像文件進(jìn)行批量重命名。通過使用GFileBat軟件,可以快速便捷的對電子文件進(jìn)行批量重命名。

  將比上一種的批量重命名方式更加高級,更加高效。思路是這樣的,首先批量建立檔號文件夾,然后通過掃描儀掃描圖像進(jìn)入檔號文件夾,當(dāng)這個(gè)年度或者期限或者整個(gè)全宗檔案全部按照這么一種模式掃描完畢,選擇這個(gè)上層文件夾,遍歷整個(gè)文件夾進(jìn)行搜索,搜索的結(jié)果如上圖所示。然后選擇“改主名”“新主名+編號”,新主名選擇“[父目錄名]”,其他類似上個(gè)例子。然后點(diǎn)擊“執(zhí)行”,軟件將自動進(jìn)行高級批處理重命名工作。

  通過使用這個(gè)第三方軟件來批處理重命名工作,能使得我們的數(shù)字化成果命名規(guī)范,也極大的減輕了工作者的體力勞動。

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