一、人事檔案的分類(lèi)

　　根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)﹝2009﹞12號(hào)），人事檔案主要由十大類(lèi)材料構(gòu)成，內(nèi)容及分類(lèi)如下：

　　第一類(lèi)：履歷材料。

　　第二類(lèi)：自傳材料，報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。

　　第三類(lèi)：考察、考核、鑒定材料，審計(jì)材料。

　　第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料，職業(yè)（任職）資格和評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料。根據(jù)中共中央2010年修訂的，《干部檔案目錄》，第四類(lèi)材料具體又細(xì)分為四小類(lèi)：4-1類(lèi)，在國(guó)民教育、成人教育（大中專(zhuān)）、黨校、軍隊(duì)院校、留學(xué)等學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的有關(guān)材料；4-2類(lèi)，評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）、職（執(zhí)）業(yè)資格統(tǒng)考工作中形成的有關(guān)材料；4-3類(lèi)，反映科研學(xué)術(shù)水平等情況的綜合材料；4-4類(lèi)，培訓(xùn)材料。

　　第五類(lèi)：政審材料，更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。

　　第六類(lèi)：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。

　　第七類(lèi)：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。

　　第八類(lèi)：涉法違紀(jì)材料。

　　第九類(lèi)：工資、待遇材料，出國(guó)（境）材料，黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議、民主黨派代表會(huì)議形成的材料。具體又細(xì)分為四小類(lèi)：9-1類(lèi)，工資、待遇材料：9-2類(lèi)，錄（聘）用、調(diào)動(dòng)、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、退（離）休、辭職（退）等材料：9-3類(lèi)，出國(guó)（境）材料：9 4類(lèi)，黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議、民主黨派代表會(huì)議形成的材料。

　　第十類(lèi)：健康檢查和處理工傷事故材料，治喪材料，干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料，其他材料。

　　二、人事檔案整理的要求

　　1、整理人事檔案的人員同時(shí)要求建立所在單位的電子版檔案，并填寫(xiě)《人員變動(dòng)統(tǒng)計(jì)表》并定期向人力資源部匯報(bào)。

　　2、整理人事檔案須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編掛有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過(guò)整理使每份檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。

　　3、整理人事檔案的人員，必須熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

　　三、整理檔案工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　1、在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。不能隨便議論和泄露人事檔案內(nèi)容。

　　2、不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。3、不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。

　　4、在整理中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。

　　四、整理前需要做的準(zhǔn)備工作

　　1、人事檔案材料的準(zhǔn)備。在整理之前，對(duì)所管理的人事檔案應(yīng)進(jìn)行材料的全面收集。

　　2、人員的準(zhǔn)備。檔案材料較多，人員配備少的單位，整理任務(wù)較重時(shí)需要抽調(diào)人員集中整理。要挑選具有一定的人事工作業(yè)務(wù)知識(shí)，文字書(shū)寫(xiě)工整的人員參加。抽調(diào)人員的數(shù)量可根據(jù)整理檔案數(shù)量的多少來(lái)定。

　　3、物質(zhì)的準(zhǔn)備。

　?。?）整理室。整理人事檔案需要進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、目錄登記、復(fù)制等，并且要求安全和保密。

　　（2）工具。整理人事檔案需要進(jìn)行一些技術(shù)加工，因此，要配備一些整理工具。一般有打孔機(jī)、切紙機(jī)、剪刀、燕尾夾、鉤針、復(fù)印機(jī)等。

　　（3）用品。整理人事檔案要備齊準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案袋、目錄紙、分類(lèi)紙、化學(xué)膠水等。同時(shí)，還應(yīng)該準(zhǔn)備幾種在整理工作中用的登記表格，如∶整理人事檔案登記表、缺少材料登記表等。

　　五、整理檔案的基本步驟

　　整理人事檔案，一般有六個(gè)步驟∶第一步，收集；第二步，分類(lèi)∶第三步，排序∶第四步，編碼；第五步，裝訂；第六步，歸檔。

　　六、人事檔案材料的裝訂及管理

　　1、人事檔案材料目錄與材料核對(duì)無(wú)誤∶2、把完整的材料理齊，封裝于檔案袋；

　　3、檔案袋側(cè)面書(shū)寫(xiě)檔案人姓名，部門(mén)、檔案號(hào)，要書(shū)寫(xiě)規(guī)范，書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字；

　　4、將整理好的檔案直接放入檔案柜由專(zhuān)門(mén)人員保管。